Gần đây, một người bạn của tôi thắc mắc về các nút Drill-Down và Drill-Up trong tab Pivot Table Tools của Ribbon. Tại sao những cái này vĩnh viễn chuyển sang màu xám? Chúng chiếm nhiều không gian trong Ribbon. Làm thế nào để mọi người sử dụng chúng?
Sau một số nghiên cứu, có một cách để sử dụng chúng, nhưng bạn phải sử dụng Mô hình Dữ liệu và sử dụng dạng xem sơ đồ Power Pivot để tạo hệ thống phân cấp. Nếu bạn không có tab Power Pivot trong Ribbon của mình, bạn sẽ phải tìm một đồng nghiệp có nút này để tạo hệ thống phân cấp. (Hoặc, nếu bạn chỉ muốn thử tính năng này, hãy tải xuống tệp Excel mà tôi đã tạo: Hierarchy.xlsx)
Bước đầu tiên - chuyển đổi tập dữ liệu nguồn tổng hợp của bạn thành một bảng bằng Trang chủ - Định dạng dưới dạng Bảng hoặc Ctrl + T. Đảm bảo rằng tùy chọn cho Bảng của tôi Có Tiêu đề được chọn.
Sử dụng Chèn - Bảng tổng hợp. Trong hộp thoại Tạo PivotTable, hãy chọn hộp Thêm Dữ liệu Này vào Mô hình Dữ liệu.
Đây là Trường PivotTable trước khi bạn tạo cấu trúc phân cấp.
Bấm vào biểu tượng Quản lý trên tab Power Pivot trong ruy-băng. (Nhiều phiên bản Excel 2013 và 2016 không có tab này. Nó không xuất hiện trên Mac.)
Trong cửa sổ Power Pivot for Excel, hãy bấm vào biểu tượng Dạng xem Sơ đồ. Nó nằm gần bên phải của tab Trang chủ.
Sử dụng tay cầm thay đổi kích thước ở góc dưới bên phải của Table1 để phóng to Table1 để bạn có thể xem tất cả các trường của mình. Nhấp vào mục đầu tiên trong hệ thống phân cấp của bạn (Châu lục trong ví dụ của tôi). Shift-Nhấp vào mục cuối cùng trong hệ thống phân cấp (Thành phố trong ví dụ của tôi). Bạn cũng có thể nhấp vào một mục và Ctrl-Nhấp vào các mục khác nếu các trường phân cấp không liền kề. Khi bạn đã chọn các trường, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ trường nào và chọn Tạo cấu trúc phân cấp.
Hierarchy1 đã được tạo và đang chờ bạn nhập tên mới. Tôi sẽ đặt tên cho hệ thống phân cấp của mình là Địa lý. Nếu bạn nhấp ra khỏi Power Pivot, Hierarchy1 không còn ở chế độ Đổi tên. Nhấp chuột phải vào Hierachy1 và chọn Đổi tên.
Đóng Power Pivot và quay lại Excel. Trường Pivot Table hiện hiển thị phân cấp Địa lý và các Trường khác. Trường Bán hàng của bạn bị ẩn trong Trường khác. Tôi phần nào hiểu tại sao họ ẩn Lục địa, Quốc gia, Vùng, Lãnh thổ, Thành phố dưới Nhiều Trường hơn. Nhưng tôi không hiểu tại sao họ lại ẩn Bán hàng dưới Nhiều trường hơn.
Để tạo bảng tổng hợp, hãy chọn hộp cho thứ bậc Địa lý. Mở Thêm Trường bằng cách nhấp vào hình tam giác bên cạnh nó. Chọn Bán hàng.
Có rất nhiều điều để nhận thấy trong hình ảnh trên. Khi bạn tạo bảng tổng hợp lần đầu, ô hiện hoạt nằm trên A3 và biểu tượng Drill Down chuyển sang màu xám. Tuy nhiên, nếu bạn di chuyển con trỏ ô đến Bắc Mỹ trong A4, bạn sẽ thấy rằng Drill Down đã được bật.
Với con trỏ ô trên Bắc Mỹ, hãy nhấp vào Tìm hiểu sâu và Lục địa được thay thế bằng Quốc gia.
Với con trỏ ô trên Canada, nhấp vào Drill Down và bạn sẽ thấy Đông Canada và Tây Canada. Lưu ý tại điểm này, cả hai nút Drill Down và Drill Up đều được bật.
Tôi nhấp vào Drill Up để quay lại Country. Chọn Hoa Kỳ. Khoan xuống ba lần và tôi kết thúc ở các thành phố trong vùng Carolinas. Tại thời điểm này, nút Drill Down chuyển sang màu xám.
Lưu ý rằng từ cấp Châu lục, bạn có thể nhấp vào Mở rộng Trường để hiển thị Châu lục và Quốc gia. Sau đó, từ Quốc gia đầu tiên, hãy chọn Mở rộng Trường để hiển thị Khu vực. Từ Khu vực đầu tiên, sử dụng Mở rộng Trường để hiển thị Lãnh thổ. Từ Lãnh thổ đầu tiên, nhấp vào Mở rộng Trường để hiển thị Thành phố.
Tất cả các ảnh chụp màn hình ở trên đang hiển thị bảng tổng hợp trong chế độ xem mặc định của tôi về Hiển thị trong Biểu mẫu dạng bảng. Nếu bảng tổng hợp của bạn được tạo ở Dạng thu gọn, bạn sẽ thấy dạng xem bên dưới. (Để tìm hiểu cách để tất cả các bảng tổng hợp trong tương lai của bạn bắt đầu ở dạng Bảng, hãy xem video này).
Ưu điểm của Hệ thống phân cấp là gì? Tôi đã thử tạo một bảng tổng hợp thông thường mà không có hệ thống phân cấp. Tôi vẫn có khả năng Mở rộng và Thu gọn các trường. Nhưng nếu tôi muốn chỉ hiển thị các vùng ở Canada, tôi sẽ phải thêm bộ cắt lát hoặc Bộ lọc báo cáo.
Xem video
Bản ghi video
Học Excel từ Podcast, Tập 2196: Tìm hiểu sâu hơn và sâu hơn trong bảng Pivot.
Chào mừng bạn trở lại netcast, tôi là Bill Jelen. Có một bí ẩn trong bảng tổng hợp. Nếu tôi chèn một bảng tổng hợp ở đây, bạn sẽ thấy rằng chúng tôi có các trường Drill Up và Drill Down, nhưng chúng không bao giờ sáng lên. Chuyện gì thế này? Tại sao chúng ta có những thứ này? Làm thế nào để chúng tôi làm cho chúng hoạt động? Được rồi, đây là một câu hỏi hay, rất hay và rất tiếc, tôi cảm thấy rất tệ về điều này. Tôi đang cố gắng thực hiện cả đời trong Excel mà không bao giờ sử dụng tab Power Pivot. Tôi không muốn bạn phải trả thêm 2 đô la một tháng cho phiên bản Office 365 Pro Plus, nhưng đây là một-- đây là một-- nơi chúng tôi phải chi thêm 2 đô la một tháng hoặc tìm người có thêm $ 2 một tháng để thiết lập điều này.
Tôi sẽ lấy định dạng dữ liệu này làm bảng. Tôi chọn định dạng nào không quan trọng, định dạng không quan trọng; chỉ giúp chúng tôi có được một cái bàn là phần quan trọng. Power Pivot, chúng tôi sẽ thêm bảng này vào Mô hình Dữ liệu của chúng tôi, sau đó nhấp vào Quản lý. Được rồi, đây là bảng của chúng ta trong Mô hình Dữ liệu. Chúng ta phải chuyển đến Chế độ xem sơ đồ, bây giờ chúng ta sẽ làm cho nó rộng hơn một chút để chúng ta có thể xem tất cả các trường. Tôi sẽ chọn Lục địa; Tôi sẽ nhấn Shift + nhấp vào Thành phố. Bây giờ, điều đó tạo nên hệ thống phân cấp Drill Down, Drill Up của tôi. Và sau đó chúng tôi sẽ nhấp chuột phải và nói Tạo hệ thống gia đình. Và họ đặt cho chúng tôi một cái tên-- Tôi sẽ nhập "Địa lý" cho Hệ thống phân cấp của mình, như vậy. Tuyệt vời, bây giờ, với một thay đổi đó, chúng tôi chèn một bảng tổng hợp-- và đây sẽ là một Bảng tổng hợp mô hình dữ liệu - và bạn thấy rằng chúng tôi có thể thêm Địa lý làm hệ thống phân cấp của riêng nó.
Bây giờ, một điều tôi không đặc biệt thích về điều này, là mọi thứ khác đều chuyển sang Nhiều trường hơn. Ổn thỏa? Vì vậy, chúng tôi chọn Địa lý và nó bay về phía bên tay trái. Và trong khi điều đó thật tuyệt, tôi cũng cần chọn Doanh thu và họ đã lấy các trường không thuộc Hệ thống phân cấp và chuyển chúng sang Trường khác. Vì vậy, tôi hiểu rồi, họ đang cố gắng ẩn các trường mà tôi không được chọn, nhưng trong quá trình làm việc đó, họ cũng ẩn Thêm các trường - Doanh thu hoặc Doanh số ở đây. Ổn thỏa. Vì vậy, hơi bực bội là chúng ta phải đi nhiều trường hơn để lấy những trường không thuộc môn Địa lý, nhưng đó là cách của nó.
Ổn thỏa. Vì vậy, bây giờ, bây giờ chúng ta đã có, hãy xem những gì hoạt động ở đây. Tôi đang ngồi trên Continent, tôi vào tab Analyze và không có gì sáng lên, nó không hoạt động. Bắn! Không, nó đã thành công, bạn chỉ cần đến Bắc Mỹ và sau đó tôi có thể Drill Down và nó thay thế Lục địa bằng Quốc gia. Và sau đó từ Canada, tôi có thể đi sâu xuống và đến Đông Canada và Tây Canada. Từ miền Đông Canada đi sâu xuống, tôi đến Ontario và Quebec. Ontario, tôi có được những thành phố đó, tôi có thể tìm hiểu về Drill Up, Drill Up và chọn United States; Khoan xuống, khoan xuống, khoan xuống. Được rồi, đó là cách nó hoạt động.
Hãy thử, bạn phải có tab Power Pivot hoặc tìm ai đó có tab Power Pivot. Nếu bạn chỉ muốn thử, hãy xem trong phần mô tả của YouTube, sẽ có một liên kết đến trang web và có một nơi trên trang web để bạn có thể tải xuống tệp này và bạn sẽ có thể sử dụng Hệ thống phân cấp ngay cả khi bạn không có tab Power Pivot. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2016 hoặc Office 365, nó sẽ hoạt động.
Bây giờ, bạn biết đấy, tôi đoán điều mà tôi không chắc mình là người hâm mộ là việc họ loại bỏ các thông tin khác, trái ngược với việc sử dụng biểu tượng Mở rộng, sau đó sẽ mở rộng thành nhóm tiếp theo, nhóm tiếp theo và nhóm tiếp theo. Chúng tôi luôn có biểu tượng Mở rộng, nhưng ngay cả sau đó nó hoạt động hơi khác một chút. Ở đây, nếu tôi muốn, tôi thực sự có thể ngồi đó ở Bắc Mỹ và mở rộng từng cấp độ một mà không cần phải chọn từng cấp độ bổ sung từ mô hình dữ liệu. Có vẻ như chúng ta phải di chuyển con trỏ ô qua, từng bit một.
Được rồi, bây giờ, mẹo này thực sự đã được khám phá. Các MVP của Excel đã có một cuộc trò chuyện với nhóm Excel về các nút này, vì vậy không được đề cập trong cuốn sách này. Nhưng rất nhiều mẹo hay khác được đề cập trong LIVe, 54 mẹo hay nhất mọi thời đại.
Tóm tắt cho ngày hôm nay: Tại sao Drill Up và Drill Down liên tục có màu xám? Vâng, bạn phải tạo một Hệ thống phân cấp. Để tạo Cấu trúc phân cấp, bạn phải vào Power Pivot; vào Chế độ xem Sơ đồ; chọn các trường cho chế độ thừa kế; và sau đó bấm chuột phải; và Tạo cấu trúc phân cấp.
Tôi muốn cảm ơn bạn đã ghé qua, tôi sẽ gặp bạn lần sau với một netcast khác của.
