Một người nào đó từ Lực lượng Dự bị Quân đội Hoa Kỳ đã hỏi:
Tôi có một bảng tính đơn giản với ngày đến hạn. Có cách nào để làm cho ngày đến hạn chuyển sang màu xanh khi hết 10 ngày và chuyển sang màu đỏ khi hết 5 ngày không?
Đây là một nhiệm vụ dễ dàng bằng cách sử dụng Định dạng có Điều kiện. Tính năng này đã được giới thiệu trong Excel 95. Nó cho phép bạn chỉ định tối đa ba điều kiện và tự động thay đổi định dạng ô dựa trên các điều kiện đó. Bạn có thể thay đổi phông chữ, làm cho phông chữ đậm, thay đổi màu sắc, màu nền. Nếu bạn có các ô mà bạn muốn theo dõi để xem liệu chúng có để lại một dung sai nhất định hay không, định dạng có điều kiện là một công cụ tuyệt vời để sử dụng.
Phương pháp tốt nhất là thiết lập định dạng có điều kiện cho ô đầu tiên trong cột ngày tháng của bạn, sau đó sao chép định dạng đó xuống tất cả các ô khác trong phạm vi.
Giả sử phạm vi ngày của bạn nằm trong E2: 200. Bạn sẽ chọn ô E2 và làm theo các bước sau: (cuộn xuống một chút để xem hình ảnh khi bạn đọc…)
- Từ menu, chọn Định dạng - Định dạng có điều kiện…
- Ở bên trái của hộp thoại Định dạng có điều kiện, có một danh sách thả xuống cho biết "Giá trị ô là". Nhấp vào DropDown đó và thay đổi giá trị thành "Công thức là". Thao tác này sẽ thay đổi phía bên phải của hộp thoại thành một trường dài.
- Trong trường đó, hãy nhập công thức này:
=(E2-TODAY())<6(Lưu ý nếu ngày đầu tiên của bạn không ở E2, hãy thay đổi E2 thành ô bạn đang ở) - Bấm vào nút Định dạng gần cuối hộp thoại định dạng có điều kiện.
- Ở giữa tab Phông chữ là danh sách màu thả xuống. Chọn màu đỏ. Hoặc - chọn màu vàng và trên tab mẫu chọn Màu đỏ. Điều đó sẽ khiến họ thực sự nổi bật. Bấm OK để quay lại hộp thoại Định dạng có điều kiện.
Các bước trên sẽ làm cho ngày đến hạn trong vòng 5 ngày kể từ hôm nay chuyển sang màu đỏ. Khi bạn vẫn ở trong hộp thoại định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:
- Nhấp vào nút Thêm >> ở cuối hộp thoại và Điều kiện 2 mới sẽ hiển thị.
- Thay đổi "Giá trị ô là" thành "Công thức là"
- Nhập công thức
=(E2-TODAY())<11 - Nhấp vào nút Định dạng và chọn phông chữ xanh lam và một mẫu màu xanh lá cây. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng Ô.
- Hộp thoại Định dạng có Điều kiện của bạn sẽ giống như sau. Bấm OK.
Chúng tôi gần như ở đó. Khi bạn thực hiện tất cả các bước này để thiết lập định dạng có điều kiện cho ô đầu tiên, thật dễ dàng sử dụng tính năng Dán Đặc biệt để sao chép các định dạng vào toàn bộ phạm vi ngày của bạn. Khi bạn Dán Định dạng Đặc biệt, định dạng có điều kiện cũng sẽ được sao chép.
- Chọn ô mà bạn đã thêm định dạng điều chỉnh. Trong ví dụ này, nó là E2.
- Từ menu, chọn Chỉnh sửa - Sao chép.
- Đánh dấu tất cả các ngày khác trong dữ liệu của bạn - E3: E200. NẾU bạn định thêm nhiều dữ liệu hơn, vui lòng đánh dấu một số hàng bổ sung.
- Từ menu, chọn Chỉnh sửa - Dán Đặc biệt…
- Trong hộp thoại Dán Đặc biệt, chọn mục nhập thứ 4 ở cột bên trái - Định dạng.
- Bấm OK.
Thao tác này sẽ sao chép định dạng có điều kiện vào tất cả các ô mà bạn đã chọn. Lưu ý rằng nó cũng sẽ sao chép đường viền và định dạng số, vì vậy bạn có thể phải điều chỉnh lại đường viền của mình sau khi thực hiện thao tác này.
Ghi chú:
- Có giới hạn 3 định dạng có điều kiện có thể được áp dụng cho bất kỳ ô nào. Bao gồm định dạng mặc định áp dụng cho các ô không đáp ứng điều kiện nào, điều này có nghĩa là bạn có thể tự động áp dụng tối đa 4 định dạng cho một ô.
- Nếu bạn cần mở rộng điều này đến nhiều hơn 4 định dạng, bạn sẽ phải viết macro trong VBA. Macro sẽ tương đối chậm, vì nó sẽ phải cập nhật tất cả các ô sau khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bảng tính. Bạn cũng có thể thuê một nhà tư vấn Excel để làm điều đó.
- Phần khó nhất của việc thiết lập định dạng có điều kiện là nhập công thức vào hộp công thức. Hãy nhớ luôn bắt đầu công thức bằng một dấu bằng. Có thể có cả một chương trong cuốn sách dành cho các công thức khác nhau có thể được nhập vào ô này. Có thể nhập các công thức hoàn toàn dựa vào các ô khác.
- Nếu bạn thoát khỏi mục nhập công thức và quay lại sau để chỉnh sửa công thức, thì Excel có thói quen khó chịu là diễn giải ký tự xóa lùi như một nỗ lực trỏ đến các ô. Điều này sẽ luôn thay đổi công thức của bạn thành điều sai. Nhấn Escape để quay lại công thức ban đầu. Sẽ rất hữu ích khi dùng chuột để đánh dấu văn bản sai và sau đó nhập thêm.
