Bạn có hàng nghìn hàng dữ liệu. Bạn đã thêm một công thức mới vào hàng trên cùng của tập dữ liệu của mình, giống =PROPER(A2&" "&B2)như được hiển thị ở đây. Bạn cần sao chép công thức xuống tất cả các hàng trong tập dữ liệu của mình.
Nhiều người sẽ nắm lấy Fill Handle và bắt đầu kéo xuống. Nhưng khi bạn kéo xuống, Excel bắt đầu chạy nhanh hơn và nhanh hơn. Có một khoảng dừng 200 micro giây ở dòng dữ liệu cuối cùng. 200 micro giây là đủ dài để bạn nhận thấy khoảng dừng nhưng không đủ lâu để bạn phản ứng và buông nút chuột. Trước khi biết điều đó, bạn đã kéo Fill Handle đi quá xa.
Giải pháp là nhấp đúp vào Fill Handle! Đi đến chính xác vị trí mà bạn bắt đầu kéo Fill Handle. Con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng màu đen. Nhấn đúp chuột. Excel xem xét dữ liệu xung quanh, tìm hàng cuối cùng có dữ liệu ngày hôm nay và sao chép công thức xuống hàng cuối cùng của tập dữ liệu.
Trước đây, các ô trống trong cột bên trái sẽ khiến thủ thuật “bấm đúp vào Xử lý Điền” ngừng hoạt động ngay trước ô trống. Nhưng như bạn thấy dưới đây, những cái tên như Madonna, Cher, hay Pele sẽ không gây ra vấn đề gì. Với điều kiện có ít nhất một đường chéo (ví dụ: qua B76-A77-B78), Excel sẽ tìm thấy phần cuối thực sự của tập dữ liệu.
Trong các cuộc hội thảo Power Excel trực tiếp của tôi, thủ thuật này luôn khiến một nửa số người trong phòng phải há hốc mồm. Đó là mẹo tiết kiệm thời gian số một của tôi.
Các lựa chọn thay thế cho việc nhấp đúp vào nút điều khiển điền
Thủ thuật này là một thủ thuật tuyệt vời nếu tất cả những gì bạn đã làm cho đến thời điểm này là kéo Fill Handle xuống cuối tập dữ liệu. Nhưng thậm chí có nhiều cách nhanh hơn để giải quyết vấn đề này:
- Sử dụng Bảng. Nếu bạn chọn một ô trong A1: B112 và nhấn Ctrl + T, Excel sẽ định dạng phạm vi dưới dạng bảng. Khi bạn có một bảng, chỉ cần nhập công thức vào C2. Khi bạn nhấn Enter, nó sẽ được sao chép xuống dưới cùng.
- Sử dụng một phím tắt phức tạp nhưng hiệu quả. Phím tắt này yêu cầu cột liền kề không có ô trống. Mặc dù có vẻ phức tạp để giải thích, nhưng những người nói với tôi về phím tắt này có thể thực hiện toàn bộ trong chớp mắt.
Đây là các bước:
- Từ công thức mới nhập của bạn trong C2, nhấn phím Mũi tên trái để di chuyển đến ô B2.
- Nhấn Ctrl + Mũi tên Xuống để di chuyển đến hàng cuối cùng có dữ liệu-trong trường hợp này là B112.
- Nhấn phím Mũi tên Phải để quay lại cuối cột C gần như trống.
- Từ ô C112, nhấn Ctrl + Shift + Mũi tên Lên. Thao tác này sẽ chọn tất cả các ô trống bên cạnh dữ liệu của bạn, cộng với công thức trong C2.
- Nhấn Ctrl + D để điền công thức trong C2 vào tất cả các ô trống trong vùng chọn. Ctrl + D là điền xuống.
Ghi chú
Ctrl + R điền sang phải, có thể hữu ích trong các trường hợp khác.
Thay vào đó, bạn có thể nhận được kết quả tương tự bằng cách nhấn Ctrl + C trước bước 1 và thay thế bước 5 bằng nhấn Ctrl + V.
Cảm ơn những người sau đây đã đề xuất mẹo này: D. Carmichael, Shelley Fishel, Dawn Gilbert, @Knutsford_admi, Francis Logan, Michael Ortenberg, Jon Paterson, Mike Sullivan và Greg Lambert Lane đã đề xuất Ctrl + D. Bill Hazlett, tác giả của Excel cho Lớp học Toán, đã chỉ ra Ctrl + R.
