Nếu bạn ở một độ tuổi nhất định, bạn sẽ nhớ khi nào tất cả các báo cáo máy tính được tạo bởi bộ phận MIS bằng COBOL và Máy in Dòng tốc độ cao của IBM. Các báo cáo này luôn được in trên giấy gọi là "Greenbar". Bốn hàng được tô màu xanh lục, sau đó bốn hàng được tô màu trắng. Các báo cáo này có 132 ký tự và việc có thể theo dõi các màu trên đã giúp bạn giữ vị trí của mình trên báo cáo.
Sử dụng định dạng Greenbar trong Excel có giao diện cổ điển đẹp mắt. Nó cũng vẫn dễ dàng hơn để theo dõi các dòng trên trang. Bài viết này sẽ thảo luận về ba tùy chọn để áp dụng định dạng thanh xanh cho báo cáo.
Phương pháp 1
Sử dụng AutoFormat
- Bắt đầu với dữ liệu ở định dạng danh sách.
- Chọn bất kỳ ô nào trong danh sách.
- Từ menu, chọn Định dạng - Tự động định dạng
- Trong hộp thoại AutoFormat, bạn sẽ thấy 6 định dạng. Sử dụng thanh cuộn để trượt xuống trang thứ ba của các định dạng. Chọn định dạng có tên là List2. Bấm OK.
Excel sẽ áp dụng hiệu ứng thanh xanh như được hiển thị:
Nhược điểm của phương pháp này là khi bạn sắp xếp dữ liệu, định dạng sẽ di chuyển với hàng gốc. Sau khi phân loại dữ liệu trên theo khách hàng, mẫu đẹp gồm 2 màu xanh lá cây, tiếp theo là 2 màu trắng là một mẫu màu xanh lá cây và trắng hỗn hợp:
Phương pháp 2
Sử dụng định dạng có điều kiện
- Chọn tất cả các ô trong danh sách của bạn.
- Từ menu, chọn Định dạng> Định dạng có Điều kiện
- Trong hộp thoại Định dạng có điều kiện, thay đổi menu thả xuống đầu tiên từ "Giá trị ô là" thành "Công thức là".
- Nhập công thức này vào hộp Công thức:
=MOD(ROW(),2)=0 - Nhấp vào nút Định dạng…
- Trong hộp thoại Định dạng Ô, Bấm vào tab Mẫu
- Chọn mẫu màu xanh lá cây nhạt (hoặc xanh lam nhạt hoặc vàng nhạt). Bấm OK.
- Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng có điều kiện
Kết quả sẽ là hiệu ứng thanh xanh với mọi hàng khác được đánh dấu. Nó được tạo ra bằng cách định dạng có điều kiện. Bạn có thể tự do sắp xếp lại dữ liệu, xóa hàng hoặc thậm chí chèn hàng vào giữa dữ liệu. Hiệu ứng định dạng thanh xanh sẽ vẫn tồn tại.
Công thức trong hộp Định dạng có Điều kiện sử dụng hàm MOD. Bạn có nhớ lần đầu tiên học cách chia dài không? Nếu bạn phải chia 7 cho 25, bạn có thể nghĩ ra câu trả lời là "3 với phần dư là 4"? Hàm MOD cho bạn biết phần còn lại sau khi thực hiện phép chia. Vì vậy, =MOD(25,7)sẽ là 4 - vì phần còn lại sau 7 chuyển thành 25 là 4.
Trong định dạng có điều kiện ở trên, bạn đã chia số hàng cho 2. Nếu phần còn lại là 0, thì đó là một hàng được đánh số chẵn và mẫu định dạng có điều kiện đã được áp dụng.
Có thể thử nghiệm với công thức để tạo ra các mẫu dải xen kẽ. Ví dụ, chia số hàng cho 8. Nếu phần còn lại từ 0 đến 3, hãy sử dụng mẫu màu xanh lá cây. Nếu không, hãy sử dụng mẫu màu trắng. Dưới đây là một số công thức mẫu:
- 2 Màu xanh lá cây tiếp theo là 2 màu trắng:
=MOD(ROW(),4)<2 - 3 Màu xanh lá cây tiếp theo là 3 màu trắng:
=MOD(ROW(),6)<3 - 4 Màu xanh lá cây tiếp theo là 4 màu trắng:
=MOD(ROW(),8)<4
Phương pháp 3
Sử dụng Macro VBA
Phương pháp trên không thành công nếu bạn có hàng ẩn trong dữ liệu của mình. Điều này thường xảy ra nếu bạn đang sử dụng Chế độ tự động lọc hoặc Nhóm và Chế độ phác thảo. Không thể sử dụng phương pháp 2 nếu bạn đã có định dạng có điều kiện trong dữ liệu của mình. Trong trường hợp này, giải pháp là macro sau. Nếu bạn không quen thuộc với Trình soạn thảo Visual Basic, hãy đọc Giới thiệu Trình soạn thảo VBA trong Excel.
Nhập mã sau vào mô-đun tiêu chuẩn:
Sub ApplyGreenBarToSelection() n = 0 For Each VisRow In Selection.Resize(, 1).SpecialCells(xlCellTypeVisible) n = n + 1 If n Mod 2 = 0 Then VisRow.EntireRow.Interior.ColorIndex = 35 End If Next VisRow End SubTrong hình ảnh bên dưới, tôi đã bật tính năng Tự động lọc và chỉ lọc các bản ghi cho Khách hàng DEF. Chọn tất cả các ô trong vùng chọn và sử dụng Công cụ - Macro - Macro để chạy ApplyGreenBarToSelection.
Chìa khóa của macro VBA này là phương thức .SpecialCells.
