Nhấn Ctrl + T trên một tập dữ liệu và tất cả những điều tuyệt vời sẽ xảy ra. Mặc dù tôi có thể dành một giờ để nói cho bạn biết Bảng Excel tuyệt vời như thế nào, nhưng một vài lỗi không hoàn thành khó chịu khiến tôi phải tránh chúng. Tìm hiểu lý do tại sao trong bài viết hôm nay.
Đã bao nhiêu lần bạn có một bảng cơ sở dữ liệu nhỏ trong Excel? Các đề mục (tên trường) ở hàng 1, mỗi hàng trong bảng biểu thị một bản ghi. Chọn dữ liệu đó và nhấn Ctrl + T để gọi lệnh Định dạng dưới dạng Bảng. (Lưu ý rằng Bảng ra mắt vào năm 2003 dưới dạng Danh sách, vì vậy Ctrl + L cũng hoạt động).
Hãy xem mọi định dạng hàng khác của kỷ nguyên 1970 tuyệt đẹp! Tôi thích định dạng đó.
Và hãy nhìn xem … Excel cho rằng tôi là một kẻ ngu ngốc không thể bật Bộ lọc khi tôi cần, vì vậy họ bật nó lên cho tôi. Thật tuyệt.
Nếu tôi tình cờ cuộn hàng 1 khỏi trang, những tiêu đề cột vô dụng đó của ABCDEF sẽ được thay thế bằng tên trường thực tế. Một lần nữa, Excel đang giả định rằng tôi quá bận để có thể Freeze Panes nên họ đã làm việc đó cho tôi.
Tôi thực sự tôn trọng điều đó nếu tôi (a) suy nghĩ đủ trước để định dạng H2 trống dưới dạng phần trăm với 1 chữ số thập phân, (b) nhập công thức GP% trong H2 và nhấn Enter…
… Công thức tự động sao chép. Tôi thật sự yêu nó. Tôi không thích rằng công thức là (@Profit)/(@Revenue)thay vì =G2/F2. Nhưng tôi thích rằng tôi không phải nhấp đúp vào chốt điền để sao chép công thức xuống.
Cập nhật
IvenBach từ diễn đàn lưu ý rằng bạn có thể tắt các công thức bảng thay thế với Tệp, Tùy chọn, Công thức, Làm việc với công thức, Sử dụng Tên Bảng trong Công thức và bỏ chọn tùy chọn.
Nhưng đây là tính năng tốt nhất tuyệt đối về Bảng. Giả sử bạn có một bảng và bạn đã sử dụng bảng đó cho bất kỳ mục nào sau đây:
- dữ liệu nguồn cho một biểu đồ
- dữ liệu nguồn cho một bảng tổng hợp
- một bảng VLOOKUP hoặc HLOOKUP (hoặc đối số thứ hai trong MATCH cho bạn những người hâm mộ INDEX / MATCH)
- nguồn cho một tên xác định
Tính năng tốt nhất trong bảng là điểm đánh dấu cuối bảng nhỏ được hiển thị trong H21 bên dưới. Nếu bạn sao chép dữ liệu mới và dán dữ liệu đó vào hàng trống đầu tiên bên dưới bảng…
… Biểu đồ tự động cập nhật. Dữ liệu mới được định dạng. Công thức trong cột H được sao chép xuống. Đây là một tính năng đẹp.
Các lý do tuyệt vời khác để sử dụng Bàn:
- Bảng tổng hợp dựa trên Mô hình dữ liệu yêu cầu dữ liệu của bạn phải ở trong Bảng
- Power Map (hiện được gọi là Bản đồ 3D) yêu cầu các bảng, mặc dù nhóm Power Map sẽ chuyển đổi dữ liệu của bạn một cách độc đáo nếu bạn không
Vậy - tại sao tôi không sử dụng bảng?
Bảng là một công việc lớn trong chu kỳ phát triển cho Excel 2007. Đó là năm Excel chuyển từ menu sang Ribbon. Có quá nhiều việc phải làm. Truyền thuyết kể rằng nhóm Excel đã quyết định, "Các bảng sẽ không bao giờ hoạt động. Chúng tôi không có thời gian để hoàn thành chúng. Hãy lấy chúng ra khỏi sản phẩm."
Khi tin tức đó được truyền đi khắp nhóm phát triển, một lời xuất hiện trở lại: "Không! Chúng tôi đã tiến quá xa. Sẽ mất nhiều thời gian hơn để xóa Bảng vào thời điểm này so với thời gian chúng tôi có."
Vì vậy, Bảng có trong Excel. Và tất cả những điều tốt đẹp mà tôi đã mô tả ở trên đều có trong Excel. Tất cả những điều đó đều tốt và tôi sẽ sử dụng Bảng khi tôi biết rằng tôi cần biểu đồ hoặc bảng tổng hợp để mở rộng với dữ liệu ngày càng tăng. Nhưng chính những thứ chưa xong là nguyên nhân khiến tôi không sử dụng Bàn mỗi ngày. Tôi hiểu rằng các mục trong danh sách này không rõ ràng. Nhiều người không biết về chúng và không sử dụng chúng. Nhưng tôi sử dụng chúng. Tôi sử dụng chúng rất nhiều. Những điều này đủ để ngăn tôi sử dụng Bảng mọi lúc.
- Chế độ xem tùy chỉnh sẽ không hoạt động nếu bạn có một bảng. Tôi sử dụng các dạng xem tùy chỉnh để hiện 20 trang tính trong một lệnh.
- Tổng phụ sẽ không hoạt động với một bảng. Tôi gặp rất nhiều người ghét Subtotals. Tôi yêu Subtotals.
Nếu bạn không bao giờ sử dụng tổng phụ và không muốn tìm hiểu lý do tại sao Chế độ xem tùy chỉnh có thể giúp bạn, thì bảng Ctrl + T thật tuyệt vời.
Thứ bảy hàng tuần, một cuộc thừa nhận tội lỗi. Tôi sẽ tiết lộ những thói quen xấu của tôi trong Excel và thảo luận tại sao bạn nên làm những gì tôi nói thay vì làm những gì tôi làm.
Suy nghĩ của Excel trong ngày
Tôi đã hỏi những người bạn Excel Master của mình để được tư vấn về Excel. Hôm nay cần suy ngẫm:
"Biết rằng Định dạng số là một mặt tiền nên bạn sẽ không bị lừa:)"
Mike Girvin
