Nhiều người chỉnh sửa sổ làm việc - Mẹo Excel

Excel - nhiều người có thể chỉnh sửa cùng một sổ làm việc không? Có - tính năng mới được gọi là cộng tác. Học tất cả về nó ở đây.

Xem video

• Làm cách nào để hai người có thể chỉnh sửa cùng một sổ làm việc Excel cùng một lúc?
• Tính năng này đã được giới thiệu vào năm 2017 và khả dụng cho bất kỳ ai sử dụng Office 365, Excel trực tuyến hoặc Excel trên iPad.
• Để đồng tác giả, sổ làm việc phải được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint.
• Đối với các tính năng thông thường, như nhập dữ liệu và công thức, trải nghiệm đồng tác giả sẽ rất tuyệt vời.
• Hộp màu hiển thị ô nào đang được cập nhật. Các hộp này cập nhật nhanh chóng.
• Các thay đổi đối với các điểm cuối khác được hiển thị sau vài giây.
• Có nhiều cách để phá vỡ nó - sử dụng Bút trên tab Vẽ của Ribbon là một cách.
• Excel có thể yêu cầu bạn làm mới sổ làm việc trên mỗi điểm cuối nếu bạn gặp một trong những lỗi này.
• Thông báo cho bạn biết rằng sổ làm việc không thể được tải lên và việc cung cấp Lưu bản sao là vô ích - bạn
• sẽ tạo một phiên bản phân nhánh của sổ làm việc.

Bản ghi video

Học Excel Từ, Podcast Tập 2157: Một nhóm người chỉnh sửa cùng một sổ làm việc cùng một lúc.

Chà, tất cả chúng ta đều đã gặp trường hợp này khi một sổ làm việc phải được nhiều người chỉnh sửa, được chứ? Theo cách cũ để làm điều này, người đầu tiên mở sổ làm việc, có quyền ghi, những người khác có quyền chỉ đọc và sau đó có rất nhiều cuộc tranh giành ai có quyền truy cập vào tệp và tất cả các bạn đều đồng ý, này, chúng ta sẽ thay phiên nhau, nhưng sau đó ai đó quên rằng họ đã mở tệp và họ đi ăn trưa khóa cửa và mọi người chỉ bị say, được rồi, hoặc bạn có thể làm việc chia sẻ sổ làm việc cũ, điều đó thật kinh khủng vì khi đó bạn không làm được gì cả. Tất cả các tính năng của Excel bị tắt.

Vì vậy, những gì chúng tôi có bây giờ, nếu bạn đang sử dụng Office 365, thì bạn sẽ có biểu tượng TỰ ĐỘNG LƯU này ở góc trên cùng bên trái. Đó là dấu hiệu cho thấy bạn có cái mà họ gọi là đồng tác giả, được chứ? Bây giờ, để sử dụng tính năng đồng tác giả, bạn phải sử dụng Office 365 hoặc sử dụng Excel cho iPad hoặc sử dụng Excel trực tuyến - một trong ba điều đó - sổ làm việc của bạn phải được lưu tại OneDrive hoặc SharePoint, không thể được lưu trữ cục bộ trên ổ cứng của bạn và nếu… giống như trường hợp của tôi ngay bây giờ, tôi có ba Excel khác nhau đang chạy trên ba máy tính khác nhau trong văn phòng của mình và tất cả chúng đều có quyền truy cập vào cùng một tài khoản OneDrive, vì vậy tôi mở cả ba máy tính đó, nhưng nếu bạn đang chia sẻ với những người khác trong bộ phận của mình, thì bạn sẽ phải gửi một liên kết chia sẻ.

Vì vậy, hãy để tôi chuyển sang đây. XEM, CHUYỂN ĐỔI CỬA SỔ, BÁO CÁO CHO THÁNG 1 và - hãy kiểm tra điều này - chúng tôi có nhiều con trỏ ô, phải, con trỏ màu xanh lam và con màu xanh lục, và tôi sẽ nhấp vào con trỏ 18 ở đây, vì vậy đó là con trỏ của tôi. Người màu xanh lá cây là tôi nhưng có người khác ngoài đó có con trỏ ô thứ hai, và tôi sẽ chuyển sang máy tính xách tay của mình ở đây, và trên máy tính xách tay, tôi sẽ di chuyển một vài ô đi, như vậy, còn bạn Tôi sẽ thấy rằng, khi máy tính xách tay di chuyển, tôi phải xem máy tính xách tay đang hoạt động như thế nào, được chứ? Vì vậy, nó nói rằng Mary Ellen Jelen đang ở đó trong phòng giam đó và thật đáng kinh ngạc về tốc độ của nó. Vì vậy, khi nó di chuyển, nó cập nhật gần như ngay lập tức.

Bây giờ, ở đây, trên sổ làm việc khác, tôi sẽ lấy 18 đó và nhập 99 và nhấn ENTER ngay bây giờ, và chúng ta sẽ xem. Chúng tôi sẽ theo dõi để xem điều gì xảy ra ở đây. Mất khoảng 3 hoặc 4 giây để thấy sự thay đổi xảy ra nhưng nó xảy ra với nhiều người cùng một lúc. Bây giờ, tôi vừa nhấc iPad của mình lên nơi tôi có tệp này đang mở trên iPad của mình và tôi sẽ chọn ngày 4 tháng 1, APPLE, ngày 13 đó, và thật không may, iPad sẽ không truyền nơi iPad đang hoạt động, nhưng tôi Tôi sẽ thay đổi giá trị đó thành 999 và tôi sẽ nhấn ENTER ngay bây giờ và ồ, iPad chậm hơn một chút. Tôi vừa đổi số 13 thành 999 và nó không cập nhật, không cập nhật, không cập nhật. Điều đó thật kinh khủng làm sao, nhưng, trên iPad, tôi có thể thấy rằng số 99 này đã thay đổi. Được rồi, vì vậy, có một số loại độ trễ từ iPad. Tôi tự hỏi tại sao. Tôi không biết tại sao. Tôi không biết tại sao.Ổn thỏa. Giả sử rằng chúng tôi muốn chia sẻ sổ làm việc này - ở đó. Nó cuối cùng, cuối cùng đã được cập nhật. Chuyện đó kéo dài bao lâu? Chúng tôi sẽ phải quay lại và đo thời gian diễn ra.

Được rồi, tôi muốn chia sẻ sổ làm việc này với người khác. Vì vậy, chúng tôi đi tới CHIA SẺ và tôi có thể mời mọi người nếu họ có trong sổ địa chỉ của tôi hoặc tôi có thể NHẬN LIÊN KẾT CHIA SẺ và tôi sẽ TẠO LIÊN KẾT CHỈNH SỬA, được chứ? Vì vậy, có một liên kết chỉnh sửa nhỏ rất hay. Tôi sao chép nội dung đó, tôi gửi cho ai đó và họ có thể lấy nó từ email của họ và chúng ta hãy truy cập vào trình duyệt tại đây và chúng ta sẽ CONTROL + V.

Ổn thỏa. Bây giờ, đây là một người không có Office 365 nhưng cần có thể làm việc trên sổ làm việc này. Nó chỉ nằm ngoài tầm nhìn của bạn ở đây. Tôi sẽ cố gắng làm cho điều này nhỏ hơn một chút và bạn thấy rằng chúng tôi có thứ này được gọi là EDIT IN BROWSER. Được rồi, khi tôi chọn CHỈNH SỬA TRONG TRÌNH DUYỆT, vì vậy, bây giờ, tôi và trình duyệt có thể đi tới ô ngày đó, ngày 1 tháng 1 và thay đổi 999. Nhấn ENTER. Được rồi, tôi không có gì ở đây trên trình duyệt cho biết ai khác trong tệp đó, nhưng khi tôi quay lại Excel, số 999 đã chuyển sang một lần nữa. Hãy xem, Excel trực tuyến, chúng tôi không nhận được ai đang ở trong ô nào. Được rồi, vì vậy, chắc chắn những người đang sử dụng Office 365 đang làm việc trên máy tính Windows, đây là trải nghiệm tốt nhất vì mọi người sẽ biết vị trí của những người khác.

Ổn thỏa. Vậy bây giờ, chúng ta hãy làm điều ác ở đây và thử phá nó, được không? Vì vậy, tôi sẽ quay lại máy tính xách tay đang chạy Office 365, tôi sẽ chọn DATES cho ngày 6 tháng 1 năm 2018, hiện có ô 10 và tôi sẽ nhập 999 nhưng không nhấn ENTER, được rồi, và xem, nó không chỉ thay đổi chỉ báo mà còn cho biết rằng người khác đang chỉnh sửa ô đó như vậy. Bây giờ, khi bạn thấy nó chuyển sang màu xanh đậm, điều đó có nghĩa là hãy tránh xa nó ra, nhưng tôi sẽ vi phạm điều đó. Tôi sẽ vào đây và gõ 888. Được rồi. Tôi sẽ nhấn Enter trên cả hai máy tính cùng một lúc. Ổn thỏa. Của tôi hiển thị 888 và cái này hiển thị 999. Mỗi người chúng tôi nghĩ rằng nó đã hoạt động nhưng sau đó tôi đã thay đổi 999 ở đây. Ổn thỏa. Vì vậy, một khi nó đồng bộ hóa, chúng tôi có một vấn đề tiềm ẩn khá tồi tệ.

Vì vậy, tôi đã nghĩ rằng họ sẽ cảnh báo tôi. Họ sẽ nói, này, có điều gì đó không ổn ở đây khiến bạn gặp sự cố nhưng tôi đoán cảnh báo là thực tế có người khác đang chỉnh sửa ô. Vì vậy, nếu tôi đến số 17 trên máy tính xách tay, ELDERBERRY, và bắt đầu chỉnh sửa nó, thay đổi IT thành 666, đó là vấn đề của riêng tôi nếu tôi quyết định đi vào ô đó, được chứ? Chúng tôi có thể được đào tạo để làm điều này. Chúng ta có thể quen với việc tránh xa nếu có người khác ở trong phòng giam đó. Đừng để họ vào đó.

Ổn thỏa. Bây giờ, khách, trải nghiệm Excel trực tuyến, đang thực sự hiển thị họ đang ở ô nào. Hãy xem điều đó thay đổi nhanh như thế nào. Vì vậy, tôi sẽ quay lại đây với Excel trực tuyến, chọn HONEYDEW cho tháng 1, sau đó đến Excel và xem mất bao lâu. Ổn thỏa. Vì vậy, bây giờ, Excel trực tuyến đang thực sự cập nhật. Vẫn không yêu thích Excel trên iPad ở đó. Chúng tôi có thể chọn các ô khác và nó không làm gì cả.

Được chứ. Bây giờ, một điều thú vị về điều này: Tôi đã ở Excelapalooza ở Dallas, và Steve Kraynak từ nhóm Excel đã ở đó để thực hiện một bản demo về đồng tác giả và cho thấy đồng tác giả thú vị như thế nào, và tất nhiên, Excel cho iPad có một số tính năng mà bạn biết đấy, thông thường chúng tôi không thể thực hiện hoặc không thể dễ dàng thực hiện trên máy tính xách tay của bạn hoặc những thứ tương tự. Vì vậy, trên iPad ngay bây giờ, tôi sẽ chuyển đến tab VẼ, tôi đang chọn CHIỀU CAO và tôi đang vẽ một chút điểm nổi bật trên một số ô, 17 và 13 trong Excel 2010, tương tự như vậy, rồi tắt tính năng DRAW. Vì vậy, tôi thực sự đang sử dụng màn hình cảm ứng trên iPad để đánh dấu một số ô, và sau đó tôi cũng sẽ chuyển đến tab CHÈN và tôi sẽ ra mắt CHERRY vào ngày 3 tháng 1. Tôi sẽ chèn ảnh bằng công cụ máy ảnh, công cụ máy ảnh thực sự,máy ảnh trên iPad, được rồi. Vì vậy, đó. Đây, hãy làm bức tường văn phòng ở đây. Tôi sẽ chụp ảnh, nói là sử dụng ảnh. Ổn thỏa. Vì vậy, tôi vừa chụp một bức ảnh trên iPad.

Bây giờ, nếu bạn là người thường xuyên xem podcast và bạn đã xem tập của ngày hôm qua - tập 2156 - thì đó là một video tức giận nói về việc AUTOSAVE kinh khủng như thế nào. AUTOSAVE là sản phẩm phụ của việc đồng tác giả. Vì vậy, để cho chúng tôi đồng tác giả, họ đã cho chúng tôi TỰ ĐỘNG LƯU. Trong 1/10 của 1% thời gian chúng ta cần đồng tác giả, đồng tác giả là một tính năng tuyệt vời và nếu bạn tìm thấy video này, bạn đang thích đồng tác giả vì giờ đây nhiều người có thể hoạt động trên cùng một sổ làm việc tại cùng một thời điểm, và cuộc sống thực sự, thực sự tuyệt vời. 99,999% trường hợp còn lại chúng ta không cần đồng tác giả rằng AUTOSAVE hoàn toàn xấu xa và nó sẽ làm hỏng bảng tính của bạn. Vì vậy, hãy quay lại và xem video đó để biết về sự nguy hiểm của AUTOSAVE.

Well, it took some time but the photo from the iPad actually showed up. Okay. So, in general, things are working well. Things are syncing between all the 4 end points. Even the pictures are showing up that I took on the iPad. Even in Excel online, the pictures are showing up that I took in the iPad which is great, alright? So, now, I'm going to come here and go to the drawing tools, choose one of these new pens, and just draw a little scribble here, alright, and then STOP INKING, and see what happens, and it says that it's saving. Saved to OneDrive. Alright, great.

Now, let's go see what happens on the other machines. Oh. Unsupported Feature. This feature cannot be edited because it contains the following features: Objects like toolbar controls, toolbox controls, or ActiveX controls. Well, I didn't insert any of those. I inserted one of the new pen items. So, now, I'm stuck with save a copy from the file tab and edit the new copy. Well, that's horrible because now I've created a forked version of the file.

Alright. Boy, it would have been nice if back in Windows 7 there, in the real Excel, it would have told me, hey, you're about to completely screw this up for everybody. That would have been really, really good. Alright, so, you know, essentially now, well, I could save a copy but I don't have a clue what it is that I recently typed here and what I'm going to lose, so it'd just be… well, I don't know. Alright. So, FILE and then… well, we'll just lose our changes.

Alright. So, back here, we now have the red line. It's not showing up on the iPad. The iPad says, refresh recommended, a newer version of this file is available on the server. So, I say more, and refresh. We're waiting for it to download, and, yes, now, the red scribble shows up on this version. Now, going back to check on the Windows 10 laptop where it also made a red scribble, different red scribble. Upload failed. Your file wasn't uploaded because your changes can't be merged with changes made by someone else, and, again, my choices are save a copy or discard changes, and, again, save a copy, useless because now I’ve create a forked version, and (what am I going to use, spreadsheet inquirer, - 10:49) to go figure out what changed. So, are you sure you want to discard all your changes that have not been uploaded to the server? Yes, and then, on the laptop, if I reopen, the scribble that I created in Windows 7 now shows up, but I had to (close, potential - 11:06), lose changes and reopen, alright?

So, things are going great between the four endpoints -- Excel online, Windows 7, Windows 10, and the iPad -- until I came here and did one of these new pen objects in either of the Excel for Windows versions, and then, well, now, I can't deal with the online version anymore and the syncing became a real hassle.

So, hey, just a note for Microsoft that there are certain operations you can do -- rare operations -- like going back here and using one of the new pen things that can force all the endpoints to have to reload in order to get past that, alright? Known issue. It's a thing.

Ổn thỏa. Vì vậy, hãy kết thúc. Đồng tác giả, hey, nó tránh được toàn bộ rắc rối này nếu tất cả mọi người phải ở chế độ chỉ đọc ngoại trừ một người, rất nhiều cuộc chiến. Tin vui: nếu bạn đang sử dụng Office 365 hoặc thậm chí Excel trực tuyến, Excel trên iPad, nói chung, nó có vẻ hoạt động khá tốt cho đến khi bạn làm điều gì đó ngu ngốc như chèn một trong những đối tượng vẽ mới mà nó không mong đợi, bạn biết đấy, và sau đó Excel trực tuyến không hoạt động, và sau đó mọi thứ trở nên tồi tệ, nhưng, trong cuộc sống nói chung, chỉ cần nhập số và công thức, tôi có thể thấy điều này sẽ hoạt động thực sự, rất tốt.

Được rồi, tốt, này. Tôi muốn cảm ơn bạn đã ghé qua. Chúng tôi sẽ gặp bạn lần sau cho một netcast khác từ.

Tải tập tin

Tải file mẫu tại đây: Podcast2157.xlsm