Tôi đã nói chuyện với Steve qua điện thoại vào một ngày nọ khi tôi nảy ra ý tưởng cho mẹo này. Steve đã có một bảng thống kê doanh số hàng tháng trong Excel. Bởi vì hai dòng sản phẩm đã được hợp nhất, Steve cần thêm tất cả các số liệu bán hàng từ sản phẩm D vào số liệu bán hàng cho sản phẩm C. Khi tôi nghe điện thoại, Steve đã làm những gì tất cả chúng tôi làm: anh ấy chèn một hàng Excel trống, nhập một công thức Excel để tính tổng các ô, sau đó sử dụng paste-special-value để dán kết quả lên trên các số liệu ban đầu cho sản phẩm C, sau đó xóa sản phẩm cũ D và hàng trống tạm thời. Có một cách nhanh hơn - sử dụng Dán Thêm Đặc biệt thay vì Dán Giá trị Đặc biệt.
Nếu bạn đã làm việc với bảng tính kể từ ngày Lotus 1-2-3, thì bạn biết cách / Phạm vi giá trị ô với công thức để thay đổi các mục nhập từ công thức thành giá trị. Khi bạn chuyển sang Excel, trợ giúp Excel đã dạy chúng tôi sử dụng Chỉnh sửa> Dán Đặc biệt> Giá trị để thực hiện điều tương tự. Sau khi càu nhàu về việc phải học một phương pháp mới, tất cả chúng tôi nhanh chóng bắt đầu sử dụng "Dán các giá trị đặc biệt" (nếu bạn là người am hiểu bàn phím thực sự, bạn đã ghi nhớ phím tắt alt-esv) và tiếp tục cuộc sống của mình.
Đối với bất kỳ ai không biết cách sử dụng Dán Giá trị Đặc biệt: hãy xem lại Nối Văn bản trong Excel.
Đây là mẹo của tuần này: Bạn đã bao giờ nhìn vào hộp thoại Dán Đặc biệt và tự hỏi tất cả các tùy chọn khác thực sự làm gì chưa?
Hãy xem phần "Hoạt động" của hộp thoại PasteSpecial. Với tùy chọn "Thêm", bạn có thể đánh dấu một dải ô hình chữ nhật, sử dụng Chỉnh sửa> Sao chép để sao chép chúng vào khay nhớ tạm, sau đó sử dụng Chỉnh sửa> Dán Đặc biệt> Thêm để thêm các giá trị đó vào một dải ô khác. Điều này sẽ khiến nhiệm vụ của Steve trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Hãy xem ví dụ của Steve. Anh ta muốn thêm số liệu bán hàng của mỗi tháng từ Mặt hàng D vào tháng tương ứng cho Mặt hàng C. Đầu tiên, Steve sẽ đánh dấu các ô B4: M4 và nhấn Chỉnh sửa> Sao chép.
Tiếp theo, anh ta sẽ đánh dấu ô B3, chọn Edit> Paste Special và chọn Add từ phần Operation của hộp thoại Paste Special.
Nhấp vào OK và Excel sẽ thêm các ô từ khay nhớ tạm vào giá trị hiện có cho Mục C.
Steve bây giờ có thể xóa mục D và tiếp tục con đường của mình. Phương pháp này nhanh hơn và ít bị lỗi hơn so với việc chèn hàng, nhập công thức, thay đổi công thức thành giá trị và dán lên các số liệu ban đầu. Nó không phải là nhanh hơn rất nhiều, nhưng mọi thứ đều hữu ích.
Dán đặc biệt cũng có thể được sử dụng để áp dụng một giá trị duy nhất cho một dải ô. Ví dụ: nếu bạn có 1000 ô đều là ô âm và bạn cần thay đổi chúng thành ô dương:
- Tìm một ô tạm thời và nhập -1 làm giá trị trong ô đó
- Sao chép ô tạm thời
- Làm nổi bật phạm vi 1000 ô của bạn
- Sử dụng Chỉnh sửa> Dán Đặc biệt> Nhân để nhân tất cả 1000 ô đó với âm 1.
Vì vậy, lần tới khi bạn thấy mình sắp chèn một hàng tạm thời để thực hiện một phép tính, hãy thử các tùy chọn khác có trong hộp thoại Dán Đặc biệt này để đơn giản hóa cuộc sống của bạn.
