Steve, một khách hàng từ Carolinas, đã hỏi câu hỏi dẫn đến mẹo này. Dữ liệu được nhập từ hệ thống bên ngoài thường có trường ngày tháng. Có một phương pháp đơn giản với trong bảng tổng hợp để chuyển đổi trường ngày thành tuần, tháng, quý hoặc năm.
Bảng tổng hợp là một tính năng thực sự tuyệt vời của Excel. Nếu bạn chưa quen với cách tạo bảng tổng hợp, hãy xem lại Thủ thuật nâng cao bảng tổng hợp trong Excel.
Tôi sử dụng bảng tổng hợp khá thường xuyên và gần đây tôi đã phát hiện ra khả năng tự động nhóm ngày thành tháng hoặc năm để phân tích trong bảng tổng hợp.
Sử dụng trình hướng dẫn bảng tổng hợp thông thường, khá dễ dàng để lấy dữ liệu như được hiển thị ở bên trái và tạo bảng tổng hợp được hiển thị bên dưới. Bảng tổng hợp cơ bản này có ngày tháng ở phía dưới, các khu vực ở phía trên cùng.
Trở lại những ngày của Excel 95, nếu bạn muốn thay thế ngày hàng ngày bằng tháng, bạn phải chèn một cột mới vào dữ liệu nguồn của mình bằng hàm day (). Trong phiên bản Excel ngày nay, có một cách dễ dàng hơn.
Để bắt đầu, hãy nhấp chuột phải vào trường ngày trong bảng tổng hợp của bạn. Từ menu bật lên, hãy chọn Nhóm và Dàn ý, sau đó chọn Nhóm…
Lưu ý rằng tùy chọn này chỉ có sẵn cho các trường trong phần hàng hoặc cột của bảng tổng hợp. Nếu bạn muốn nhóm một trường trong phần Trang của bảng tổng hợp, trước tiên bạn phải kéo trường đó xuống các cột, nhóm trường, sau đó kéo trường đó trở lại phần Trang.
Excel cung cấp 7 cấp độ nhóm mặc định. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều trong số này từ hộp thoại Nhóm. Nếu bạn chọn một cấp nhóm duy nhất, trường bảng tổng hợp (trong trường hợp này là Ngày mời) sẽ vẫn là một trường nhưng bây giờ sẽ hiển thị được nhóm theo cấp cụ thể.
Nếu bạn tình cờ chọn một số cấp độ nhóm (giả sử, Tháng, Quý, Năm), thì Excel sẽ thêm một trường mới vào danh sách trường tổng hợp cho nhóm thứ 2 và thứ 3. Theo mặc định, Excel chỉ định một tên như "Quarters" hoặc "Years" cho các bảng tổng hợp sau này. Do đó, mẹo này là một giải pháp tuyệt vời cho câu hỏi: "Tại sao bảng tổng hợp của tôi có các trường bổ sung được gọi là" Năm "dường như không có trong dữ liệu nguồn của tôi?"
Quy ước đặt tên mặc định của Excel cho cấp độ nhóm thứ 2 và thứ 3 khiến bạn mong muốn rất nhiều điều khi bạn có 2 trường ngày trong bảng tổng hợp và bạn nhóm chúng lên đến cả tháng, quý và năm. Giả sử bạn có một trường cho ngày đến hạn và một trường khác cho ngày hoàn thành thực tế. Nếu bạn nhóm cả hai trường này lên đến tháng, quý và năm, danh sách trường tổng hợp sẽ cung cấp hai lần hai lần các quý và năm và bạn sẽ phải nhớ lại thứ tự mà bạn đã thêm các trường khi kéo chúng từ danh sách trường tổng hợp lên bảng tổng hợp. Vì lý do này, tôi khuyên bạn nên sử dụng hộp thoại thông tin trường để đổi tên trường từ năm thành một cái gì đó có ý nghĩa hơn.
Sau khi chỉ định rằng bạn muốn Ngày mời được nhóm theo tháng, bảng tổng hợp sẽ tính toán lại và thu gọn các ngày xuống còn một ngày mỗi tháng. Đây là một phương pháp rất hiệu quả để cung cấp các chế độ xem mức tóm tắt của dữ liệu có thành phần ngày tháng.
