Một bí ẩn từ hội thảo Power Excel trực tiếp của tôi tại Atlanta cho Hội đồng IMA vùng Vịnh Nam: Bạn có hai cột số. Có một Tổng số Tự động ở cuối mỗi cột. Trong khi chèn hàng, tính tổng tự động trong một cột ngừng hoạt động. Điều gì có thể gây ra điều đó?
Giả sử rằng bạn bắt đầu với hai cột số như thế này. Chọn B10: C11 và nhấn alt = "" + = để đưa vào hai phép tính Tổng số tự động.
Chèn một hàng mới 10. Nhập 100 vào B10 và 200 vào C10. Cả hai Tổng cập nhật như mong đợi.
Nhưng để giới thiệu vấn đề, hãy chèn một hàng 11 cho Jicama. Nhập giá trị vào B11 nhưng không nhập vào C11. Mọi thứ vẫn xuất hiện ổn, nhưng bạn đã gặp lỗi.
Công thức Tổng trong C12 ở trên không cập nhật nếu bạn không nhập số vào C11.
Chèn một hàng 12 và nhập số vào cả hai cột. Cột B cập nhật, nhưng cột C thì không.
Ngay cả khi bạn quay lại và gõ số 0 vào C11 tại thời điểm này, thì đã quá muộn, AutoSum đã ngừng cập nhật.
Thực tế là AutoSum đang mở rộng là do cài đặt này trong Tệp, Tùy chọn, Nâng cao:
Nhưng tính năng mới (Excel 2000?) Để mở rộng phạm vi dữ liệu dựa trên một bộ quy tắc phức tạp. Phạm vi dữ liệu phải là 3 ô liên tiếp và bạn thêm một hàng hoặc cột mới vào cuối. Rõ ràng, thêm một ô trống là không đủ. Bạn phải nhập một cái gì đó vào ô đó để tính năng xảy ra.
Giải pháp thay thế là gì? Thêm một hàng trống giữa hàng dữ liệu cuối cùng và tổng của bạn. Bao gồm hàng trống trong tổng. Tôi thực hiện bước bổ sung là đặt chiều cao hàng thành 3 và sử dụng tô màu xám đậm để hàng phụ trông giống như một gạch dưới kế toán. Điều đó khuyến khích mọi người chèn các hàng mới "phía trên dòng" và giữ cho công thức hoạt động.
Xem video
Bản ghi video
Học Excel từ Podcast, Tập 2199: Vấn đề với hai tính tổng tự động.
Chào mừng bạn trở lại netcast, tôi là Bill Jelen. Vài tuần trước, tôi đã đến Atlanta, Georgia, cho cuộc họp của Hội đồng Vùng Vịnh Nam của IMA. Rất nhiều câu hỏi lớn đã đặt ra trong câu hỏi đó, bao gồm cả câu hỏi này khiến tôi bối rối. Ai đó nói rằng họ có hai cột AutoSum-- vì vậy hai ô này ở đây, nhấn nút AutoSum (Alt + =) - và khi chúng đang hoạt động, chúng sẽ chèn hàng, chèn hàng, chèn hàng, rồi đột nhiên, Cột 2 người sẽ nghỉ làm. Bây giờ, điều đó thật kỳ lạ - như, tại sao điều đó lại xảy ra? Nhưng sau đó, bạn biết đấy, như tôi đã nói qua, bạn biết đấy, tôi bắt đầu tái tạo những gì đang diễn ra.
Vì vậy, chúng tôi đến đây, chúng tôi thực hiện Alt + IR để chèn một hàng, nhập mục tiếp theo và 100. 800 đó thay đổi thành 900, điều đó hoàn hảo; 200, 1600 thay đổi thành 1800, điều đó thật hoàn hảo. Được rồi, nhưng sau đó chèn một hàng khác và hàng này có giá trị. Đẹp-- ngàn thay đổi. Nhưng Cột 2, vì bất cứ lý do gì, không có giá trị gì cả. Và sau đó, chúng tôi chèn một hàng mới - được rồi, hãy xem, đó là nơi xuất hiện vấn đề. Bây giờ Cột 1 sẽ hoạt động. Tôi muốn nhập 123 và số thay đổi. Nhưng ở đây, bởi vì tôi không nhập bất cứ điều gì cho Jicama trong C11, khi tôi nhập giá trị ở đây, 222, BAM-- nó không hoạt động, phải không?
Vì vậy, những gì chúng tôi đang chạy vào đó, là Excel đang mở rộng công thức đó. Nếu bạn có ba hoặc nhiều ô mà công thức đang tham chiếu đến và bạn chèn một ô thứ tư, chúng sẽ mở rộng nó; nhưng họ chỉ mở rộng nó nếu bạn thêm một số. Và, chúng tôi đã không thêm một số ở đây, điều đó gây ra tất cả các loại vấn đề. Vì vậy, đề xuất của tôi là, chúng ta sẽ chèn một hàng trống ở đây và tôi sẽ thay đổi màu của hàng trống này - bạn không cần phải thay đổi màu của hàng trống, nhưng tôi thích để thay đổi màu của hàng trống. Chúng tôi, giống như, đi đến một màu xám nhạt đẹp và sau đó đặt tổng số của bạn ở đây, được chứ? Trong tổng số này, khi chúng ta sử dụng AutoSum, nó sẽ bao gồm hàng trống. Sao chép nó qua.
Và tôi-- đây là một mẹo chuyên nghiệp ở đây-- Tôi thậm chí còn làm cho chiều cao hàng của mình, như, nhỏ xíu, giống như, có thể là 3, được chứ? Vì vậy, có vẻ như chúng tôi chỉ đang đặt, bạn biết đấy, một kế toán gạch dưới gần như vậy. Và sau đó bạn phải đảm bảo luôn chèn các hàng mới phía trên hàng trống.
Vì vậy, "Iceberg", "111", "222", thật tuyệt. Chèn một hàng mới: Jicama, viết sai chính tả, "111", tuyệt vời, không có gì. Và sau đó chèn một hàng mới: Kale, "111", "222", BAM! Và nó tiếp tục hoạt động. Ổn thỏa. Vì vậy, nếu bạn sẽ có những ô trống đó, chỉ cần một cách tiếp cận tổng thể tốt hơn mọi lúc, là bao gồm một hàng trống trong Tự động tính tổng của bạn và sau đó đào tạo những người sử dụng bảng tính để luôn chèn thêm các hàng mới vào phía trên ô trống và Tự động tính tổng của bạn sẽ tiếp tục diễn ra.
Những lời khuyên như vậy có trong cuốn sách mới của tôi, LIVe, 54 mẹo Excel hay nhất mọi thời đại.
Ổn thỏa. Tóm tắt tập: chúng ta có hai cột số; Tính tổng tự động ở cuối cột thứ hai ngừng hoạt động, không liên tục; một khi nó bị vỡ, nó sẽ bị hỏng mãi mãi; đó là khi bạn đang chèn các hàng và chúng tôi đã phát hiện ra rằng đó là khi bạn đôi khi bỏ qua một số; vì vậy thực tiễn tốt nhất là luôn để lại một hàng trống giữa AutoSum và các số; và sau đó chèn các hàng mới bên trên hàng trống đó; bạn có thể làm cho hàng trống nhỏ hơn một chút, thay đổi màu sắc, nó sẽ thực sự giống như một gạch dưới.
Bây giờ, để tải xuống sổ làm việc từ video hôm nay, trong trường hợp bạn muốn làm việc, hãy có URL ở dưới đó trong mô tả YouTube. Và này, nếu bạn muốn có một ngày vui vẻ, hãy xem danh sách các buổi hội thảo sắp tới của tôi. Tôi cũng sẽ đưa liên kết đó xuống trong phần mô tả YouTube.
Tôi muốn cảm ơn bạn đã ghé qua, chúng tôi sẽ gặp bạn lần sau với một netcast khác từ.
Tải xuống tệp Excel
Để tải xuống tệp excel: problem-with-two-autosum.xlsx
Suy nghĩ của Excel trong ngày
Tôi đã hỏi những người bạn Excel Master của mình để được tư vấn về Excel. Hôm nay cần suy ngẫm:
"Mike Girvin sẽ tìm ra cách"
Kevin Lehrbass
