Tập này là tập mà Tracy Syrstad, Nate Oliver và tất cả tôi đã tham gia trò chơi Toronto Blue Jays với một nhóm tuyệt vời gồm những người ở khu vực Toronto từ trang web.
Ngày hôm sau, Tracy, Nate và chồng của Tracy, John và tôi đã đi tham quan các studio TechTV:
Từ trái sang phải, đó là John, Nate, Tracy và Bill
Tôi muốn kết hợp thư từ Excel sang Word. Tuy nhiên, khi người đó gửi dữ liệu cho tôi thì nó lại không đúng trình tự. Thay vì để dữ liệu đi qua các cột, dữ liệu có thông tin đi xuống các hàng của cột A.
Mặc dù bạn có thể sửa tất cả những thứ này theo cách thủ công, nhưng sẽ phải cắt và dán rất nhiều. Đây là nhiệm vụ hoàn hảo để tự động hóa với macro.
Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng macro trước đây, hãy chuyển đến Công cụ - Macro - Bảo mật và thay đổi cài đặt thành Trung bình.
Mục đích là ghi lại một macro nhỏ sẽ giải quyết một bản ghi. Bạn muốn con trỏ ô ở trên tên để bắt đầu. Macro sẽ di chuyển hai trường qua, xóa ba hàng trống và kết thúc bằng tên tiếp theo. Bằng cách này, bạn có thể chạy macro nhiều lần.
- Đặt con trỏ ô trong A1.
- Chọn Công cụ - Macro - Ghi Macro mới
- Đặt tên cho macro (không cho phép khoảng trắng). Chọn một phím tắt. Vì bạn sẽ chỉ sử dụng macro cho tác vụ này, một cái gì đó như Ctrl + a rất dễ nhớ.
- Bạn sẽ thấy một thanh công cụ nhỏ. Đây là Thanh công cụ Dừng ghi. Nó chỉ có hai nút. Nút đầu tiên là nút Dừng ghi.
Nút thứ hai là nút Tài liệu tham khảo tương đối. Nếu bạn chỉ ghi macro ngay bây giờ, Excel sẽ viết mã cố định mà bạn muốn luôn di chuyển
A2 đến B1 và A3 đến C1. Điều này hoạt động tốt cho một bản ghi, nhưng bạn cần macro để hoạt động cho tất cả các bản ghi. Bật Ghi tương đối bằng cách nhấp vào nút Ghi tương đối. Nó là một nút chuyển đổi, vì vậy bạn muốn nó trông giống như được nhấn vào.
- Mọi thứ bạn làm sẽ được ghi lại. Cố gắng sử dụng tổ hợp phím thay vì chuột.
- Nhấn mũi tên xuống để chuyển đến B2.
- Ctrl + x để cắt
- Nhấn mũi tên lên, mũi tên phải để di chuyển đến A1.
- Ctrl + V để dán
- Left, Left, Down, Down, Ctrl + X để cắt hàng thành phố
- Lên, Lên, Phải, Phải, Ctrl + V để dán thành phố vào cột C
- Left, Left, Down để chuyển sang hàng 2.
- Giữ phím Shift khi bạn nhấn xuống, xuống để chọn hàng 2, 3, 4
- Alt + edr và enter để chọn Chỉnh sửa - Xóa - Toàn bộ Hàng - OK
- Tại thời điểm này, bạn đã gần hoàn thành macro. Vấn đề là bạn đã chọn ba ô và bạn chỉ muốn chọn tên.
- Nhấn vào mũi tên lên và mũi tên xuống để chỉ chọn tên của bản ghi thứ hai.
- Bấm vào nút Dừng ghi
Đã đến lúc thử macro. Lưu sổ làm việc trong trường hợp xảy ra sự cố ở đây.
Gõ Ctrl + a để chạy macro một lần. Nếu mọi việc suôn sẻ, macro sẽ sửa tên tiếp theo.
Nếu cách đó hoạt động, bây giờ bạn có thể giữ Ctrl + a cho đến khi tất cả các bản ghi được sửa.
Macro nhỏ bé này đã giải quyết một vấn đề trong đời thực. Chìa khóa thành công là sử dụng chế độ Ghi tương đối!
Nếu bạn dành thời gian để học VBA, bạn có thể giải quyết những vấn đề này, cùng với những vấn đề phức tạp hơn nhiều. Xem Tracy và cuốn sách của tôi - VBA và Macro Microsoft Excel 2016.
