Đó là thời điểm trong năm để bắt đầu lập kế hoạch gửi thẻ kỳ nghỉ của bạn. Lưu trữ địa chỉ của bạn trong Excel và bạn có hai phương pháp để tạo nhãn; hoặc sử dụng tính năng Kết hợp Thư trong Word hoặc macro tùy chỉnh trong Excel.
Sử dụng một trong hai phương pháp, bạn sẽ muốn bắt đầu với một danh sách trong Excel. Bạn nên có một địa chỉ trên mỗi dòng, được sắp xếp thành các cột như được hiển thị ở đây.
Phương pháp 1:
Sử dụng kết hợp thư từ Excel
- Lưu và đóng tệp Excel
- Mở Microsoft Word
- Trong Word, chọn Công cụ - Chữ cái & Thư - Trình hướng dẫn Kết hợp Thư
- Chọn Nhãn và chọn Tiếp theo
- Thay đổi Bố cục Tài liệu nên được chọn.
- Trong khi ở bước 2, hãy chọn Tùy chọn nhãn…. Đối với các nhãn tiêu chuẩn có 3 cột gồm 10 nhãn, hãy chọn Avery 5160.
- Chọn OK để chọn loại nhãn và bạn sẽ thấy bản vẽ các nhãn trên màn hình của mình.
- Chọn Tiếp theo: Chọn Người nhận
- Chọn Sử dụng một danh sách hiện có. Nhấp vào liên kết để Duyệt qua…
- Thay đổi Loại tệp thành "Tệp Excel".
- Điều hướng đến và chọn tệp Excel mà bạn lưu ở bước 1.
- Excel sẽ xác định rằng bảng của bạn nằm trên Trang tính 1. Đảm bảo chọn hộp ở phía dưới bên trái cho tiêu đề cột.
- Theo mặc định, Excel chọn tất cả các tên. Bạn có thể tắt một số tên ở đây bằng cách bỏ chọn các hàng đó. Khi bạn xem xong danh sách, hãy chọn OK.
- Chọn Tiếp theo để tiếp tục Sắp xếp các Nhãn của bạn
- Đã đến lúc bố trí nhãn đầu tiên. Chọn các mục khác.
- Bạn sẽ được cung cấp danh sách các trường trong tệp Excel của mình.
- Từ danh sách, chọn Tên và nhấn Chèn. Chọn trường tiếp theo và nhấn Chèn, Lặp lại cho từng trường. Khi bạn chọn xong các trường, hãy chọn Đóng.
- Bạn sẽ thấy tất cả các trường của mình trong nhãn đầu tiên. Tất cả chúng là một dòng ngay bây giờ.
- Nhấp vào giữa hai trường và nhấn enter để chèn dấu xuống dòng. Lặp lại cho mỗi trường. Nhãn của bạn sẽ trông như thế này:
- Trong ngăn tác vụ, chọn Cập nhật tất cả nhãn.
- Đừng lo lắng rằng Word đã thêm thẻ "Bản ghi tiếp theo" vào mỗi nhãn.
- Chọn Tiếp theo: Xem trước các Nhãn của bạn
- Các nhãn sẽ được hoàn thành. Bạn có thể chọn Tiếp theo: Hoàn thành Hợp nhất
Chà. 23 bước. Thật là điền rồ.
Phương pháp 2:
Sử dụng Excel VBA
Sử dụng các kỹ thuật được mô tả trong VBA và Macro Microsoft Excel 2016, tôi đã phát triển một macro mà tôi sử dụng để in nhãn Avery 5160 từ Excel.
- Mở Excel. Từ menu, chọn Công cụ - Macro - Bảo mật và giảm mức độ xuống Trung bình.
- Tải xuống tệp nén .
- Giải nén và mở LabelMacro.xls. Nếu bạn được hỏi về macro, hãy chọn Bật.
- Có bốn cột cho dữ liệu trên trang tính Cơ sở dữ liệu.
- Mở tệp Addresses.xls. Đánh dấu phạm vi dữ liệu của bạn và Ctrl + c để Sao chép.
- Alt + Tab trở lại tệp LabelMacro.xls. Đặt con trỏ ô trong A2 và Ctrl + V để dán.
- Sử dụng chuột, nhấn nút trong D1.
- Macro sẽ sao chép và định dạng dữ liệu trên trang tính Nhãn. Xem trước bản in và In.
Tóm lược
Thẻ ngày lễ sẽ nhanh chóng bằng cách sử dụng một trong hai phương pháp. Bây giờ, nếu chỉ có một cách nào đó mà Excel có thể nướng bánh quy kỳ nghỉ… Để hiểu rõ về VBA, hãy xem VBA và Macros Microsoft Excel 2016.
