Hướng dẫn Excel: Cách kiểm tra định dạng có điều kiện với công thức giả

Trong video này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách nhanh chóng kiểm tra các quy tắc định dạng có điều kiện của bạn bằng các công thức giả.

Khi bạn áp dụng định dạng có điều kiện với các công thức, có thể khó làm cho các công thức hoạt động bình thường, bởi vì bạn không thể thấy điều gì xảy ra với công thức khi áp dụng quy tắc.

Bạn có thể coi định dạng có điều kiện như một "lớp phủ" của các công thức vô hình nằm trên đầu các ô.

Khi một công thức trong lớp phủ trả về TRUE cho một ô nhất định, định dạng sẽ được áp dụng.

Các công thức không trả về TRUE (hoặc tương đương) không làm gì cả.

Vấn đề là bạn không thể thấy điều này xảy ra, vì vậy bạn phải sử dụng thử và sai, điều này có thể gây khó chịu và mất thời gian.

Một cách tốt để đẩy nhanh tiến độ là sử dụng cái mà tôi gọi là "công thức giả".

Công thức giả cho phép bạn hình dung cách các công thức sẽ hoạt động như thế nào trước khi bạn tạo quy tắc.

Hãy để tôi minh họa bằng một ví dụ rất đơn giản. Giả sử chúng tôi muốn đánh dấu các giá trị trên 100 trong tập dữ liệu này.

Để bắt đầu, tôi sẽ chọn một khu vực ở bên cạnh, được xếp theo hàng.

Tiếp theo, tôi sẽ viết công thức đầu tiên, liên quan đến ô phía trên bên trái trong dữ liệu.

Trong trường hợp này, đó là B4, vì vậy công thức là

= B4> 100

Bây giờ tôi sẽ sao chép công thức qua và xuống.

Lưu ý rằng chúng tôi nhận được kết quả TRUE hoặc FALSE trong mỗi ô. Nếu chúng tôi kiểm tra một vài tham chiếu, bạn có thể thấy rằng mỗi công thức đang đánh giá một ô trong dữ liệu, liên quan đến B4.

Bây giờ hãy tưởng tượng những kết quả này được chuyển đổi trực tiếp trên đầu dữ liệu. Khi bạn thấy giá trị TRUE, định dạng sẽ được áp dụng.

Nơi bạn thấy FALSE, không có gì xảy ra.

Công thức giả này có vẻ ổn, vì vậy hãy thử nó trong quy tắc định dạng có điều kiện.

Đầu tiên, tôi sao chép công thức giả đầu tiên. Sau đó, tôi chọn dữ liệu và tạo một quy tắc mới.

Trong khu vực công thức, tôi chỉ cần dán công thức. Sau đó, tôi đặt định dạng và lưu quy tắc.

Giờ đây, tất cả các giá trị trên 100 đều được đánh dấu, chính xác như dự đoán của các công thức giả.

Hãy thử cùng một ý tưởng với một công thức phức tạp hơn. Hãy đánh dấu các hàng trong bảng này với mức độ ưu tiên là "A".

Như trước đây, bước đầu tiên là tìm ra nơi đặt các công thức giả. Chúng tôi có nhiều chỗ ở bên phải, vì vậy tôi sẽ bắt đầu ở ô G5.

Vì chúng tôi muốn đánh dấu các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên là "A", hãy thử

= B5 = "A"

Khi tôi sao chép các công thức, bạn có thể thấy điều này sẽ không hoạt động.

Kết quả ĐÚNG cho chúng ta thấy chỉ các giá trị trong cột B sẽ được tô sáng. Chúng tôi muốn đánh dấu toàn bộ các hàng, vì vậy tôi cần điều chỉnh công thức để khóa tham chiếu cột bằng cách thêm dấu đô la:

= $ B5 = "A"

Bây giờ các công thức giả hoạt động. Chúng tôi nhận được một hàng TRUE đầy đủ khi mức độ ưu tiên là "A".

Hãy thử công thức trong một quy tắc mới, theo quy trình tương tự như trước.

Khi tôi đặt định dạng và lưu, quy tắc mới hoạt động hoàn hảo ngay lần đầu tiên.

Lần tới khi bạn cần áp dụng định dạng có điều kiện với một công thức khó, hãy thiết lập công thức giả bên cạnh dữ liệu và chỉnh sửa công thức cho đến khi bạn nhận được kết quả mình cần.

Bằng cách làm việc trực tiếp trên trang tính, bạn có toàn quyền truy cập vào tất cả các công cụ công thức của Excel và bạn có thể dễ dàng khắc phục sự cố và điều chỉnh công thức cho đến khi nó hoạt động hoàn hảo.