Trong nhiều thập kỷ, một số người đã muốn có một cách tốt hơn để có nhiều người trong cùng một sổ làm việc cùng một lúc. Chức năng Sổ làm việc Dùng chung cũ rất khó xử. Mọi người chỉ sử dụng một người có quyền ghi tại một thời điểm ", dẫn đến việc ai đó mở tệp rồi quên đóng trước khi đi ăn trưa hai giờ và buộc tệp trong suốt thời gian đó.
Sau khi sản phẩm bảng tính của Google bắt đầu cung cấp khả năng cho nhiều người chỉnh sửa cùng một bảng tính, nhóm Excel đã dành hơn hai năm để phát triển một tính năng mà họ gọi là đồng tác giả. Tính năng này đã được phát hành cho khách hàng Office 365 vào mùa hè năm 2017.
Tính năng hoạt động tốt khi bạn thiết lập xong. Nhưng rất khó để tìm ra tất cả các bước để cho phép nhiều người sử dụng Excel trên máy tính của họ thay vì một số người gặp khó khăn khi sử dụng Excel trực tuyến.
Để bắt đầu, hãy chọn một người làm chủ sở hữu của sổ làm việc. Người này phải đã thiết lập thư mục One Drive For Business hoặc SharePoint Online. Chủ sở hữu của tài liệu nên sử dụng Tệp, Lưu Dưới dạng và chọn lưu tài liệu trong OneDrive hoặc SharePoint Online.
Chủ sở hữu của sổ làm việc nhấp vào biểu tượng Chia sẻ ở góc trên cùng bên phải của Excel.
Bảng điều khiển Chia sẻ yêu cầu bạn mời mọi người bằng địa chỉ e-mail.
Nhưng nếu bạn nhìn vào cuối bảng, bạn có thể tạo liên kết chia sẻ.
Tạo liên kết chia sẻ trong đó bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa sổ làm việc.
Sao chép liên kết và gửi cho những người khác trong nhóm của bạn.
Bước tiếp theo là phần khó chịu. Khi họ nhấp vào liên kết, họ sẽ được đưa đến với tư cách là khách của Excel Online. Bảng tính sẽ xuất hiện và họ có thể chỉnh sửa trong Excel Online. Tôi đã nói chuyện với những người từ một công ty đã dừng lại vào thời điểm này. Một người (chủ sở hữu sổ làm việc) sẽ chỉnh sửa trong Excel và những người khác bị kẹt trong Excel Online.
Thận trọng
Như được hiển thị bên dưới, nút "Chỉnh sửa trong Trình duyệt" rất nổi bật và nó là thứ bạn có thể nhấp vào. Trong lúc tuyệt vọng, bạn có thể thử nhấp vào Tải xuống, nhưng điều này sẽ loại bỏ khả năng đồng tác giả. Không quá rõ ràng ở góc trên cùng bên phải là nút Đăng nhập.
Để các đồng tác giả khác sử dụng sổ làm việc trong phiên bản Excel thực chạy trên PC, trước tiên họ phải Đăng nhập vào Excel trực tuyến. Sử dụng thông tin đăng nhập được hiển thị trong Excel trong Tệp, Tài khoản.
Khi họ đã đăng nhập, trình đơn thả xuống Chỉnh sửa Sổ làm việc sẽ xuất hiện. Mở menu và chọn Chỉnh sửa trong Excel. Đây là cách duy nhất để mọi người đồng tác giả và sử dụng Excel trên máy tính thực thay vì Excel Online.
Trong khi bạn và những người khác đang làm việc trong một tài liệu, ô hiện hoạt của bạn sẽ được tô màu xanh lục. Các ô hoạt động cho những người khác sẽ có màu khác. Nếu bạn muốn biết ai đang chỉnh sửa một ô, hãy di chuột qua ô đó.
Đồng tác giả sẽ hoạt động tốt với điều kiện là mọi người tránh chỉnh sửa cùng một ô cùng một lúc.
Khi một người nào đó (có thể là người quản lý của bạn), vào để chỉnh sửa ô mà bạn đang chỉnh sửa, thì một bộ quy tắc khó hiểu sẽ quyết định ai là người thắng cuộc. Thay vì đối phó với những quy tắc này, hãy vui mừng vì tính năng đồng tác giả chủ yếu hoạt động và mọi người đồng ý không chỉnh sửa cùng một ô cùng một lúc.
Đồng tác giả là một trải nghiệm hoàn toàn mới. Có những điều tốt và những điều xấu mà bạn cần phải làm quen khi làm đồng tác giả.
