Có một cách nhanh hơn để sử dụng Bộ lọc trong Excel. Nó gợi nhớ đến Bộ lọc theo Lựa chọn từ Access, nhưng được gọi là Bộ lọc Tự động trong Excel. Bạn sẽ phải tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh để tìm lệnh.
Trình đơn thả xuống bộ lọc đã có trong Excel trong nhiều thập kỷ, nhưng có một cách lọc nhanh hơn nhiều. Thông thường, bạn chọn một ô trong dữ liệu của mình, chọn Dữ liệu, Lọc, mở menu thả xuống trên tiêu đề cột, bỏ chọn Chọn Tất cả, sau đó cuộn qua một danh sách dài các giá trị, cố gắng tìm mục mong muốn.
Microsoft Access đã phát minh ra một khái niệm gọi là Bộ lọc theo Lựa chọn. Nó đơn giản. Tìm một ô có chứa giá trị bạn muốn. Nhấp vào Lọc theo lựa chọn. Trình đơn thả xuống bộ lọc được bật và dữ liệu được lọc theo giá trị đã chọn.
Không gì có thể đơn giản hơn.
Đoán xem nào? Thủ thuật Lọc theo Lựa chọn cũng được tích hợp trong Excel, nhưng nó bị ẩn và dán nhãn sai.
Đây là cách bạn có thể thêm tính năng này vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh của mình. Nhìn vào phía trên cùng bên trái của màn hình Excel của bạn để tìm hàng biểu tượng nhỏ với Lưu, Hoàn tác và Làm lại. Nhấp chuột phải vào bất kỳ biểu tượng nào trong số đó và chọn Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
Có hai hộp danh sách lớn trong hộp thoại. Phía trên hộp danh sách bên trái, mở menu thả xuống và thay đổi từ Các lệnh phổ biến thành Lệnh không có trong ruy-băng.
Trong hộp danh sách bên trái, cuộn đến lệnh có tên AutoFilter và chọn lệnh đó. Đúng vậy - biểu tượng của Bộ lọc theo Lựa chọn bị dán nhãn sai thành Bộ lọc Tự động.
Ở giữa hộp thoại, nhấp vào nút Thêm >>. Biểu tượng AutoFilter sẽ di chuyển đến hộp danh sách bên phải. Bấm OK để đóng hộp thoại.
Đây là cách sử dụng lệnh. Giả sử bạn muốn xem tất cả doanh số bán Widget ở khu vực phía Tây. Đầu tiên, chọn bất kỳ ô nào trong cột B có chứa Tây. Nhấp vào biểu tượng Tự động lọc trong Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
Excel bật trình đơn thả xuống của bộ lọc và chỉ tự động chọn Tây từ cột B.
Tiếp theo, chọn bất kỳ ô nào trong cột E có chứa Widget. Nhấp lại vào biểu tượng AutoFilter.
Bạn có thể tiếp tục quá trình này. Ví dụ: chọn một ô Tiện ích trong cột Ngành và nhấp vào Tự động lọc.
Thận trọng
Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể chọn nhiều ô trước khi nhấp vào biểu tượng AutoFilter, nhưng điều này không hoạt động. Nếu bạn cần xem doanh số của các Tiện ích và Công cụ, bạn có thể sử dụng Bộ lọc theo lựa chọn để nhận Tiện ích, nhưng sau đó bạn phải sử dụng menu thả xuống Bộ lọc để thêm Tiện ích. Cũng thế. Lọc theo Lựa chọn không hoạt động nếu bạn đang ở trong bảng Ctrl + T.
Làm thế nào mà tính năng thú vị này đã có trong Excel từ Excel 2003, nhưng Microsoft lại không ghi lại nó? Nó chưa bao giờ thực sự là một tính năng chính thức. Câu chuyện là một trong những nhà phát triển đã thêm tính năng này để sử dụng nội bộ. Quay trở lại Excel 2003, đã có biểu tượng Bộ lọc trên thanh công cụ Chuẩn, vì vậy không ai muốn thêm biểu tượng Bộ lọc tự động có vẻ thừa.
Tất nhiên, tính năng này đã được thêm vào menu chuột phải của Excel 2007, nhưng ba lần nhấp sâu: Nhấp chuột phải vào một giá trị, chọn Bộ lọc, sau đó chọn Lọc theo Giá trị của Ô đã Chọn.
Xem video
- Có một cách nhanh hơn để sử dụng Bộ lọc trong Excel. Nó gợi nhớ đến Bộ lọc theo Lựa chọn từ Access, nhưng được gọi là Bộ lọc Tự động trong Excel. Bạn sẽ phải tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh để tìm lệnh.
Bản ghi video
Podcast được tài trợ bởi "MrExcel XL", một cuốn sách với hơn 40 mẹo Excel, phim hoạt hình Excel, cocktail, tweet và truyện cười.
Học Excel từ podcast, tập 1975 - Lọc theo lựa chọn!
Chào mừng bạn trở lại netcast, tôi là Bill Jelen. Và tôi biết rất nhiều bạn sử dụng lệnh lọc dữ liệu, nhưng nói thẳng ra, đây là một lệnh chậm sử dụng. Nếu tôi cần một bộ lọc cho một khách hàng cụ thể ở đây, thì trước tiên bạn phải nhấp vào dữ liệu, nhấp chuột thứ hai cho Bộ lọc, sẽ cung cấp cho chúng tôi danh sách thả xuống. Sau đó, chúng tôi mở menu thả xuống, đó là nhấp vào số 3, bỏ chọn "Chọn tất cả", nhấp vào số 4 và sau đó tôi không biết số lần nhấp này được tính là bao nhiêu, để kéo xuống danh sách dài này để tìm những gì chúng tôi muốn, hãy gọi nhấp chuột # 5, nhấp # 6 cho khách hàng, nhấp # 7 để OK.
Có một con đường nhanh hơn rất nhiều. Bây giờ, trước khi Excel 2007 cung cấp cho chúng ta một triệu hàng, tôi đã từng là một fan hâm mộ khá lớn của Microsoft Access, không phải vì tôi đang làm bất kỳ công việc cơ sở dữ liệu nào, mà vì tôi có thể kéo một tệp CSV lớn trong khoảng 80.000 hàng, hãy chia nó thành hai các phần với các truy vấn, và sau đó đưa nó trở lại để xuất sắc trên hai trang tính khác nhau. Nhưng bây giờ bạn biết đấy, chúng ta không chỉ có 65.536 hàng, mà là 1.048.576. Tôi không có nhiều dữ liệu hơn thế nên thành thật mà nói, tôi đã không sử dụng Access kể từ khi Excel 2007 ra đời. Nhưng một trong những tính năng yêu thích của tôi hồi Access, trong nhóm bộ lọc có tên là "Lọc theo lựa chọn". Và tất cả những gì bạn phải làm chỉ là chọn ô có những gì bạn muốn và nhấp vào Lọc theo Lựa chọn. Và tôi nhớ, khi tôi bắt đầu podcast, vào năm 2007, một người nào đó đã viết và nói: "Bạn biết đấy,Lọc theo Lựa chọn rất tốt trong Access, tại sao chúng ta không có điều đó trong Excel? "Được rồi, và tại thời điểm đó tôi thực sự đã viết một macro và đâu đó trên YouTube là video, nơi tôi cho thấy rằng macro Lọc theo lựa chọn, và bạn biết đấy, chẳng hạn như ngày hôm sau ai đó đã viết vào và nói: "Chờ một chút, tại sao bạn lại viết macro đó?" Thực tế là trước năm 2007, bởi vì chúng tôi vẫn đang sử dụng Excel 2003. Họ nói "Bạn biết đấy. của Selection's trong Excel 2003! "Nó đã bị ẩn, bạn không thể tìm thấy nó.Tại sao bạn lại viết macro đó? "Thực ra là trước năm 2007, bởi vì chúng tôi vẫn đang sử dụng Excel 2003. Họ nói" You know Filter by Selection's trong Excel 2003! "Nó đã bị ẩn, bạn không thể tìm thấy.Tại sao bạn lại viết macro đó? "Thực ra là trước năm 2007, vì chúng tôi vẫn đang sử dụng Excel 2003. Họ nói" Bạn biết Filter by Selection's trong Excel 2003! "Nó bị ẩn, bạn không thể tìm thấy.
Bây giờ đây là cách bạn sẽ tìm thấy nó ngày hôm nay: Bây giờ trước hết chúng ta sẽ thêm nó vào ruy-băng hoặc chạy ra Thanh công cụ truy cập nhanh và tôi luôn thêm nó vào Thanh công cụ truy cập nhanh ở đó, vì vậy tôi nhấp chuột phải và nói rằng tôi muốn tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh, và chúng bắt đầu bằng cách hiển thị cho tôi danh sách 40 lệnh phổ biến hoặc tương tự. Nhưng đây không phải là một lệnh phổ biến vì không ai biết rằng nó ở đó! Vì vậy, chúng tôi sẽ chuyển đến Tất cả các lệnh, hoặc hoạt động chiều thứ Sáu yêu thích của tôi - Lệnh Không có trong Ribbon. Đúng? Đây là những thứ mà Microsoft đang giấu chúng ta, những thứ có trong Excel, mà họ không muốn chúng ta nhìn thấy, có thể vì họ muốn loại bỏ chúng vào một ngày nào đó. Được rồi, thật tuyệt khi xem qua đây và xem liệu có gì thú vị mà bạn có thể sử dụng không.Tất nhiên bây giờ bạn sẽ nghĩ, rằng Bộ lọc theo Lựa chọn sẽ ở trong chữ F hoặc xuống chữ S ', giống như Lựa chọn, Lọc theo, nhưng nó không nằm trong một trong hai. Những gì chúng tôi phải làm là chúng tôi phải quay trở lại tên cũ. Nhớ lại tên cũ trong Excel 2003? Nó được gọi là AutoFilter, phải không? Vì vậy, có một biểu tượng khác được gọi là Bộ lọc, nếu chúng ta đã sử dụng tất cả các lệnh, nhưng chúng ta muốn biểu tượng có tên là Bộ lọc tự động, chúng ta sẽ thêm nó vào, được rồi. Và hãy xem, đó là vấn đề, nó bị dán nhãn sai. Họ gọi nó là AutoFilter cổ điển. Đó thực sự là Lọc theo Lựa chọn.Nhớ lại tên cũ trong Excel 2003? Nó được gọi là AutoFilter, phải không? Vì vậy, có một biểu tượng khác được gọi là Bộ lọc, nếu chúng ta đã sử dụng tất cả các lệnh, nhưng chúng ta muốn biểu tượng có tên là Bộ lọc tự động, chúng ta sẽ thêm nó vào, được rồi. Và hãy xem, đó là vấn đề, nó bị dán nhãn sai. Họ gọi nó là AutoFilter cổ điển. Đó thực sự là Lọc theo Lựa chọn.Nhớ lại tên cũ trong Excel 2003? Nó được gọi là AutoFilter, phải không? Vì vậy, có một biểu tượng khác được gọi là Bộ lọc, nếu chúng ta đã sử dụng tất cả các lệnh, nhưng chúng ta muốn biểu tượng có tên là Bộ lọc tự động, chúng ta sẽ thêm nó vào, được thôi. Và hãy xem, đó là vấn đề, nó bị dán nhãn sai. Họ gọi nó là AutoFilter cổ điển. Đó thực sự là Lọc theo Lựa chọn.
Vì vậy, đây là cách nó hoạt động: Nếu tôi muốn một khách hàng cụ thể, tôi nhấp vào khách hàng đó, đó là một lần nhấp, thậm chí không cần phải chuyển đến tab dữ liệu, chỉ cần vào đây Thanh công cụ truy cập nhanh và BAM, chúng tôi đã ! Đó là một cách 2 lần nhấp để lọc. Nếu tôi cần lọc thêm tất cả các Gizmos, hãy chọn Gizmo, nhấp vào Lọc theo lựa chọn, chọn Thứ hai, Lọc theo lựa chọn. Được rồi, và một con đường thực sự, rất nhanh. Bây giờ tôi chỉ chú ý một điều thận trọng, tất nhiên là điều tôi rất thích, là nếu tôi có thể chọn khách hàng, chọn ngày, chọn sản phẩm và sau đó thực hiện Lọc theo lựa chọn, nhưng tiếc là điều đó không hiệu quả. Bạn không thể làm theo cách đó, quá tệ. Đó sẽ là một thủ thuật thú vị.
Được rồi, chỉ cần tóm tắt lại ở đây: Lọc theo Vùng chọn, công cụ tuyệt vời đó từ Access, hoạt động trong Excel. Tôi đã nói về cách thêm biểu tượng vào Thanh công cụ truy nhập nhanh, sau đó "Lệnh không có trong ruy-băng" chứa các tính năng Excel mà bạn sẽ không tìm thấy.
Và một lần nữa, một phích cắm cho cuốn sách "MrExcel XL", đây chỉ là mẹo số 2, trong số hơn 40 mẹo trong cuốn sách, hãy nhấp vào chữ "i" ở góc trên bên phải để mua sách! Và cảm ơn Sam Rad trong nhóm Excel, không phải vì đề xuất Bộ lọc theo Lựa chọn cho cuốn sách, mà thực sự anh ấy là người đã chính thức hóa Bộ lọc theo Lựa chọn, khiến nó trở thành một tính năng thực sự, vì vậy nếu bạn yêu thích tính năng này, hãy chú ý Sam Rad.
Cảm ơn bạn đã ghé qua, chúng tôi sẽ gặp bạn lần sau cho một netcast khác từ!
