Phil đã viết thư sáng nay hỏi về cách tạo biểu đồ trong Excel.
Có cách nào để lấy hai cột giữ ngày bắt đầu và ngày dừng cho các sự kiện riêng lẻ và tạo biểu đồ loại Gantt mà không cần phải rời khỏi Excel không?
Chủ đề này đã được đề cập trong mẹo Tạo Biểu đồ Dòng thời gian. Mẹo từ mùa hè năm 2001 đó đã đề cập rằng bạn cũng có thể tạo biểu đồ kiểu Gantt trên trang tính bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện. Loại biểu đồ này sẽ giải quyết câu hỏi của Phil.
Tôi tưởng tượng rằng dữ liệu của Phil trông giống như bảng bên trái. Có một sự kiện, sau đó là ngày bắt đầu trong cột B và ngày kết thúc trong cột C. Tôi đang sử dụng năm cho ví dụ của mình, nhưng bạn có thể dễ dàng sử dụng ngày Excel thông thường.
Bước tiếp theo có thể dễ dàng được kết hợp vào macro, nhưng trọng tâm thực sự của kỹ thuật này là thiết lập định dạng có điều kiện. Tôi đã quét qua dữ liệu của mình và nhận thấy rằng các ngày nằm trong khoảng từ 1901 đến 1919. Bắt đầu từ cột D, tôi nhập năm đầu tiên 1901. Trong E1, tôi nhập 1902. Sau đó, bạn có thể chọn D1: E1, nhấp vào ô điều khiển điền vào góc dưới bên phải của vùng chọn bằng chuột và kéo ra cột W để điền vào tất cả các năm từ 1901 đến 1920.
Để làm cho các năm chiếm ít chỗ hơn, hãy chọn D1: W1, sau đó sử dụng Định dạng - Ô - Căn chỉnh, chọn tùy chọn văn bản dọc. Sau đó chọn Định dạng - Cột - Độ rộng tự động và bạn sẽ có thể xem tất cả 23 cột trên màn hình.
Chọn ô phía trên bên trái của vùng biểu đồ Gantt hoặc D2 trong ví dụ này. Từ menu, chọn Định dạng - Định dạng có điều kiện. Hộp thoại ban đầu có một danh sách thả xuống ở phía bên trái được mặc định là "Giá trị ô là". Thay đổi menu thả xuống này thành "Công thức là" và phía bên phải của hộp thoại sẽ chuyển thành hộp văn bản lớn để nhập công thức.
Mục tiêu là nhập công thức để kiểm tra xem năm ở hàng 1 phía trên ô này có nằm trong phạm vi năm trong cột B & C của hàng này hay không. Điều quan trọng là sử dụng kết hợp đúng địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối để công thức chúng ta nhập vào D2 có thể được sao chép vào tất cả các ô trong phạm vi.
Sẽ có hai điều kiện để kiểm tra và cả hai đều phải đúng. Điều này có nghĩa là chúng ta sẽ bắt đầu với =AND()hàm.
Điều kiện đầu tiên sẽ kiểm tra xem năm trong Hàng 1 lớn hơn hoặc bằng năm trong cột B. Vì tôi luôn muốn công thức này tham chiếu đến hàng 1, phần đầu tiên của công thức là D $ 1> = $ B2 . Lưu ý rằng ký hiệu đô la trước số 1 trong D $ 1 sẽ đảm bảo rằng công thức của chúng tôi luôn trỏ đến hàng 1 và ký hiệu đô la trước chữ B trong $ B2 sẽ đảm bảo rằng nó luôn so sánh với cột B.
Điều kiện thứ hai sẽ kiểm tra xem năm trong Hàng 1 nhỏ hơn hoặc bằng ngày trong cột C. Chúng ta vẫn cần sử dụng cùng một địa chỉ tương đối & tuyệt đối, vì vậy đây sẽ là D $ 1 <= $ C2
Chúng ta cần kết hợp cả hai điều kiện đó bằng cách sử dụng hàm AND (). Điều này sẽ=AND(D$1>=$B2,D$1<=$C2)
Trong hộp công thức của hộp thoại Định dạng theo dòng, hãy nhập công thức này. Đảm bảo bắt đầu bằng dấu bằng nếu không định dạng có điều kiện sẽ không hoạt động.
Tiếp theo, chọn một màu sáng để sử dụng bất cứ khi nào điều kiện là đúng. Nhấp vào nút Định dạng…. Trên tab Mẫu, chọn một màu. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng ô và bạn sẽ thấy hộp thoại Định dạng có điều kiện giống như hộp thoại này
Bấm OK để loại bỏ hộp Định dạng có Điều kiện. Nếu ô phía trên bên trái của bạn trong D2 tình cờ rơi vào một năm, ô đó sẽ chuyển sang màu vàng.
Cho dù ô chuyển sang màu vàng hay không, hãy nhấp vào D2 và sử dụng Ctrl + C hoặc Chỉnh sửa - Sao chép để sao chép ô đó.
Đánh dấu D2: W6 và từ menu, chọn Edit - PasteSpecial - Formats - OK. Định dạng có điều kiện sẽ được sao chép vào toàn bộ phạm vi của Biểu đồ Gantt và bạn sẽ có một biểu đồ giống như biểu đồ này.
Định dạng có điều kiện là một công cụ tuyệt vời và cho phép bạn dễ dàng tạo biểu đồ kiểu Gantt ngay trên trang tính. Hãy nhớ rằng bạn chỉ bị giới hạn trong ba điều kiện cho bất kỳ ô nào. Bạn có thể thử nghiệm với các kết hợp điều kiện khác nhau. Để tạo đường viền xung quanh mỗi thanh trong biểu đồ Gantt, tôi đã sử dụng ba điều kiện như được hiển thị bên dưới và sử dụng các đường viền khác nhau cho từng điều kiện.
