Jon Von Gunten đã gửi trong mẹo của tuần này. Excel rất xuất sắc trong việc sắp xếp dữ liệu. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần thực hiện phân loại thủ công. Hãy xem xét cơ sở dữ liệu này.
Giả sử bạn muốn sắp xếp dữ liệu này theo vùng lân cận. Bất kỳ doanh nghiệp nào trên các đường Maple, Edison hoặc Prospect (hoặc các con phố phụ trong một dãy phố của những con phố đó) nên được nhóm lại với nhau. Có thể viết một câu lệnh IF phức tạp để cố gắng nhóm chúng lại. Tuy nhiên, đối với một danh sách nhỏ, đôi khi việc chuyển các hàng xung quanh sẽ dễ dàng hơn.
Bạn có thể thử phương pháp chọn các ô liên tiếp, sử dụng Chỉnh sửa - Cắt, sau đó Chèn - Cắt ô để sắp xếp lại dữ liệu một cách chậm rãi. Jon đã tìm ra một cách tốt hơn.
Microsoft Word có một tính năng mà Excel còn thiếu. Phương pháp của Jon liên quan đến việc chuyển dữ liệu sang Word, sử dụng lệnh Word và sau đó dán dữ liệu trở lại Excel. Làm theo các bước sau.
- Sao chép phần hàng và cột có liên quan ra khỏi trang tính của bạn. Tốt nhất là lưu ý kích thước của phạm vi, ví dụ: 118 hàng x 5 cột
- Dán dữ liệu vào tài liệu Microsoft Word, nơi nó tự động trở thành bảng và giữ lại tất cả định dạng của bạn.
-
Trong Word, sử dụng Shift alt = "" Mũi tên Lên và Shift alt = "" Mũi tên Xuống để trượt nhanh các hàng (hoặc các phần hàng đã chọn) lên và xuống theo ý muốn. Chọn một hoặc nhiều hàng. Bạn có thể chọn toàn bộ hàng hoặc chỉ một phần của hàng như được hiển thị ở đây.
Nhấn Shift alt = "" Mũi tên Lên nhiều lần để trượt nhanh các hàng lên đúng vị trí.
- Khi bạn đã sắp xếp thứ tự các hàng theo ý muốn, hãy dán chúng trở lại Excel, đảm bảo bạn ghi đè lên phân đoạn có cùng kích thước chính xác mà bạn đã sao chép.
Cảm ơn Jon Von Gunten về ý tưởng này về việc sử dụng Word để giải quyết vấn đề này.
