Bạn xử lý bao nhiêu đơn đặt hàng nhỏ mỗi tháng? Bao nhiêu doanh thu liên quan đến những đơn hàng nhỏ. Bảng tổng hợp giúp việc này trở nên dễ dàng.
Xem video
- Tạo phân tầng bằng Pivot Table
- Xây dựng bảng tổng hợp với Doanh thu trong Hàng và Khách hàng ở Giá trị (Ngược lại!)
- Chọn ô doanh thu đầu tiên trong bảng tổng hợp
- Sử dụng lệnh Nhóm
- Chọn kích thước nhóm và điểm bắt đầu
- Thêm các trường bổ sung, chẳng hạn như Lợi nhuận (bình thường), Lợi nhuận (Phần trăm của cột), Lợi nhuận (Tổng số% đang chạy)
- Khi bạn sử dụng lại Doanh thu, bạn sẽ phải thay đổi từ Đếm thành Tổng
Bản ghi video
Học Excel từ Podcast Tập 2101: Phân tầng với Pivot Table.
Chào mừng bạn trở lại netcast, tôi là Bill Jelen. Đây là một trong những câu hỏi, một trong những điều tôi luôn nói đến trong các buổi hội thảo Live Power Excel của mình. Tôi rất ngạc nhiên khi chưa có video nào trên YouTube. Và điều này quay trở lại khi tôi làm việc trong lĩnh vực kế toán, cách đây 20-25 năm và chúng tôi có một Phó Giám đốc Kinh doanh tuyệt vời này đã chuyển từ California đến văn phòng tại nhà của chúng tôi và John, họ phải tìm một văn phòng cho anh ấy. Vì vậy, anh ấy kết thúc trên tầng của tôi và anh ấy được bao quanh bởi các hình khối và hình khối và hình khối của những người làm công việc nhập hàng. Và như vậy mỗi ngày, John sẽ đi qua tất cả những người nhập đơn hàng này và anh ta sẽ xem xét tất cả bảng lương liên quan đến việc nhập đơn hàng. Và với John, công việc kinh doanh của chúng tôi rất đơn giản. Mỗi tháng anh ta sẽ có một khoản bán hàng triệu đô la. Được rồi, và đó là những thứ khiến anh ấy kiếm được tất cả tiền.Lý do chúng tôi có 18 hoặc 20 người đặt hàng là vì khi đó chúng tôi đang bán phụ tùng thay thế, pin và những thứ đã hỏng hóc. Và anh ấy chỉ - anh ấy đang xem xét tất cả những đơn đặt hàng nhỏ này và bao nhiêu người mà chúng tôi phải tuyển dụng cho một tổ chức nhỏ như thế, tôi muốn cung cấp cho tất cả những đơn hàng nhỏ đó mà chúng tôi chỉ cần tìm một người bán lại giá trị gia tăng, để họ giải quyết những điều nhỏ nhặt. Tôi chỉ muốn giải quyết những đơn hàng triệu đô. Bạn có thể loại bỏ tất cả những người nhập đơn hàng này, chỉ cần có một người vào đơn đặt hàng lớn của tôi mỗi tháng.Tôi muốn cung cấp cho tất cả những đơn đặt hàng nhỏ mà chúng tôi chỉ cần tìm một người bán lại giá trị gia tăng, hãy để họ giải quyết những việc nhỏ. Tôi chỉ muốn giải quyết những đơn hàng triệu đô. Bạn có thể loại bỏ tất cả những người nhập đơn hàng này, chỉ cần có một người vào đơn đặt hàng lớn của tôi mỗi tháng.Tôi muốn cung cấp cho tất cả những đơn đặt hàng nhỏ mà chúng tôi chỉ cần tìm một người bán lại giá trị gia tăng, hãy để họ giải quyết những việc nhỏ. Tôi chỉ muốn giải quyết những đơn hàng triệu đô. Bạn có thể loại bỏ tất cả những người nhập đơn đặt hàng này, chỉ cần có một người vào đơn đặt hàng lớn của tôi mỗi tháng.
Và vì vậy tôi muốn chứng minh cho John thấy rằng những đơn hàng nhỏ mang lại lợi nhuận cao hơn. Được rồi, và tôi đã làm điều đó bằng Pivot Table. Vì vậy, hãy chọn một ô, đây là Sổ đăng ký Hóa đơn của chúng tôi, dữ liệu có giá trị hai năm. Hãy chuyển nó đến một Bảng tính mới, nhấp vào OK và bây giờ Bảng Pivot này sẽ không giống với bất kỳ Bảng Pivot nào khác mà bạn đã từng tạo bởi vì chúng ta sẽ lấy Trường Doanh thu thường chuyển đến vùng Giá trị. Và chúng tôi sẽ chuyển nó sang Hàng như vậy. Được rồi, và đây là số tiền, được chứ? Vì vậy, đây là đơn đặt hàng với giá 1735 đô la, đây là đơn đặt hàng với giá 1741 đô la và tất cả các khoản giảm giá ở phía dưới. Đó là những đơn đặt hàng lớn, được rồi, chúng là những đơn hàng triệu đô.
Được rồi, vì vậy, điều đầu tiên rất bất thường: lấy một Trường số và chuyển sang Hàng; điều thứ hai rất bất thường là chúng ta sẽ lấy Trường văn bản chẳng hạn như Khách hàng và chuyển nó sang Giá trị, được chứ? Điều đó chỉ- điều này là hoàn toàn ngược. Thông thường Khách hàng sẽ ở đây, Tổng Doanh thu ở đó. Và đây là Số lượng khách hàng nhưng đây thực sự là số Đơn đặt hàng, được thôi. Vì vậy, chúng tôi thấy rằng có một đơn đặt hàng với giá 1.699 đô la, một đơn đặt hàng cho năm 1736 và một lần nữa không thú vị ở định dạng hiện tại này nhưng đây là nơi Pivot Table thực sự tốt. Họ có thể giúp chúng tôi tạo Phân tầng.
Lấy dữ liệu này và hiển thị nó trong các lớp hoặc trong nhóm để chúng tôi chọn trường doanh thu đầu tiên của mình và đó là Trường Nhóm, và họ chọn một số thứ điên rồ ở đây và tôi luôn ghi đè điều này. Tôi muốn đi từ 0 đến 16000000 đô la và giả sử như vậy là 10000 đô la. Và bạn có thể phải thử nghiệm điều này. Bạn luôn có thể quay lại Trường Nhóm này và thay đổi nó nhưng tôi muốn thực sự tập trung vào những đơn hàng nhỏ đó và nhấp vào OK. Được rồi, và bây giờ chúng ta đang ở đây. Chúng ta có thể thấy đối với mỗi mặt hàng này, chắc chắn chúng đã có 458 đơn đặt hàng nhỏ dưới 10000 đô la, 530 dưới 20.000 - từ 10000 đến 20000, và sau đó loại bỏ. Không có quá nhiều đơn đặt hàng trên 20.000 đến 29.000.
Bây giờ, điều thực sự tốt ở đây là nếu trong Nhóm chúng ta có thể có các thùng có kích thước khác nhau. Được rồi, điều đó sẽ tốt vì những món đồ ở đây, tôi thực sự muốn nó chỉ là một cái thùng lớn. Vâng, tôi không thể làm điều đó. Được rồi, nhưng bây giờ tôi đã có điều này đơn giản - tôi đã bỏ lỡ một báo cáo dài một trang, nó sẽ giúp tôi hiểu rõ. Tôi sẽ Chốt lời và chuyển nó sang vùng Giá trị, tôi sẽ nói Lợi nhuận và chuyển nó sang vùng Giá trị một lần nữa. Tôi sẽ chốt Lợi nhuận lần thứ ba và chuyển nó sang vùng Giá trị. Và miễn phí điều này, chúng tôi sẽ thay đổi cách tính. Được rồi, cái đầu tiên, tôi chỉ muốn xem bao nhiêu đô la trong mỗi thùng, nhưng sau đó cái thứ hai, tôi sẽ nhấp đúp. Tôi sẽ nói rằng hiển thị Giá trị dưới dạng% của Cột, vì vậy% của Lợi nhuận. Và sau đây tôi sẽ nói tỷ lệ phần trăm của chúng tôi,tỷ lệ phần trăm chạy của chúng tôi. Vì vậy, Hiển thị Giá trị Như. Và đây là hoàn toàn mới trong Excel 2010, vì vậy nếu bạn, vì một lý do nào đó quay trở lại Excel 2007, bạn sẽ không có cái này -% Running Total In. Bạn phải xây dựng phép tính bên ngoài Pivot Table.
Vì vậy, Tích lũy. % lợi nhuận, nhấp vào OK. Được rồi, và tôi có thể nói, “Này, nhìn này, John. Bạn biết đấy, nếu bạn định loại bỏ tất cả những đơn đặt hàng nhỏ này, vâng, đó là rất nhiều đơn đặt hàng. Nhưng nó hơn một phần ba lợi nhuận của bạn, được chứ? Và nếu bạn sẽ mất 20 điểm cho tất cả những thứ này, bạn biết đấy, đó là một khoản tiền lớn mà bạn sẽ cho đi. "
Này, một điều cần chú ý ở đây với Phân tầng là Doanh thu Trường mà tôi đặt trong vùng Hàng, trường đó sẽ không hoạt động trong Bảng tổng hợp này theo mặc định. Nếu tôi lấy Trường Doanh thu và kéo nó xuống đây đến cuối, nó sẽ luôn mặc định là Đếm. Tôi không hiểu tại sao điều đó xảy ra. Tôi biết nó xảy ra rằng tôi đã quen với nó. Nhấp đúp và trước tiên thay đổi nó thành SUM và sau đó có thể thay đổi nó thành bất kỳ phép tính nào bạn muốn thực hiện,% Running Total In của chúng tôi và chúng tôi sẽ gọi đây là Accum. % Doanh thu, như vậy. Bấm OK. Và chắc chắn bạn sẽ có thể thấy rằng, bạn biết đấy, đó là 22% tổng doanh thu nhưng tỷ suất lợi nhuận cao hơn trên những mặt hàng nhỏ đó, gần 30% lợi nhuận của bạn. Và ít nhất bạn có thể thử và lập luận rằng ở đó 'một giá trị cho tất cả những người đó trong mục nhập lệnh bởi vì họ đang nhập lệnh có lợi nhuận cao.
Được rồi, vậy là tạo Phân tầng trong Pivot Table. Bây giờ, tất cả các loại chủ đề Pivot Table đều có trong cuốn sách này, Power Excel với, 617 bí ẩn Excel đã được giải đáp. Nhấp vào chữ “i” ở góc trên cùng bên phải, đi đến và xem cách mua sách.
Tập hôm nay: Tạo phân tầng với Pivot Table. Đầu tiên, chúng tôi xây dựng một Bảng tổng hợp. Nó ngược lại: Doanh thu trong khu vực Hàng và Khách hàng trong khu vực Giá trị. Chọn ô doanh thu đầu tiên đó trong Bảng tổng hợp, sử dụng lệnh Nhóm. Chọn kích thước nhóm và điểm bắt đầu. Sẽ rất tốt nếu các nhóm có thể thay đổi nhưng chúng không thay đổi. Thêm các trường bổ sung như: Lợi nhuận, Phần trăm của cột và% Tổng số đang chạy. Tuy nhiên, khi bạn sử dụng lại Doanh thu, hãy cẩn thận đảm bảo thay đổi từ Đếm thành Tổng nếu không các số của bạn sẽ bị sai. Được rồi, bạn hiểu rồi.
Vâng, này, tôi muốn cảm ơn bạn đã ghé qua. Chúng tôi sẽ gặp bạn lần sau cho một netcast khác từ.
Tải tập tin
Tải file mẫu tại đây: Podcast2101.xlsm
