Gần đây, tôi đã tham gia một số Hội thảo về Excel Power. Khi bạn có 150 nhân viên kế toán trong một căn phòng cho một buổi sáng đầy ắp tiếng cười với các mẹo và thủ thuật Excel, tôi luôn học được điều gì đó mới. Một người nào đó trong khán giả có thể chia sẻ một mẹo hay với những người còn lại trong phòng.
Trong tập hôm nay, tôi có một bộ sưu tập các thủ thuật mới. Đây thực sự là những thủ thuật tốt hơn hoặc khác với phương pháp tương đương được thảo luận trong cuốn sách. Chúng chắc chắn sẽ có trong bản sửa đổi tiếp theo của cuốn sách.
Nhân tiện, tôi rất muốn đến thành phố của bạn để tham gia Hội thảo Power Excel. Nếu bạn thuộc một nhóm chuyên nghiệp như chi hội địa phương của Viện Kế toán Quản lý, Viện Kiểm toán Nội bộ, AICPA, SME, v.v., tại sao không đề nghị họ đặt chỗ cho tôi trong một trong những ngày CPE sắp tới của họ? Gửi người chủ trì chương trình của bạn đến trang này để biết chi tiết.
Tìm sự khác biệt giữa hai ngày
Tôi thường nói chuyện về các phương pháp cho việc sử dụng =YEAR(), =MONTH(), =DAY()chức năng, nhưng có một mát cũ chức năng ẩn trong Excel.
Chức năng DATEDIF còn lại từ Lotus. Mặc dù trợ giúp Excel không nói về hàm này, nhưng đó là một cách tuyệt vời để tìm sự khác biệt giữa hai ngày.
Cú pháp là =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Dưới đây là các giá trị hợp lệ mà bạn có thể sử dụng cho Mã.
- Y - sẽ cho bạn biết số năm hoàn chỉnh giữa hai ngày.
- YM - sẽ cho bạn biết số tháng đầy đủ, không bao gồm năm, giữa hai ngày.
- MD - sẽ cho bạn biết số ngày đầy đủ, không bao gồm các tháng đầy đủ, giữa hai ngày.
- M - sẽ cho bạn biết số tháng hoàn chỉnh. Ví dụ, tôi đã sống được 495 tháng
- D - sẽ cho bạn biết số ngày. Ví dụ, tôi đã sống được 15.115 ngày. Đây là một cách sử dụng tầm thường, vì bạn chỉ có thể trừ một ngày cho một ngày khác và định dạng dưới dạng một số để sao chép mã này.
Các mã hữu ích là ba mã đầu tiên. Trong chương trình, tôi đã trình diễn bảng tính này. Các công thức giống hệt nhau trong các cột D, E và F tính DATEDIF theo năm, tháng và ngày.
Công thức trong cột G xâu chuỗi này lại với nhau để tạo văn bản có độ dài thời gian tính bằng năm, tháng và ngày.
Bạn có thể kết hợp điều này thành một công thức duy nhất. Nếu ô A2 chứa ngày tham gia, hãy sử dụng công thức sau trong B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Tổng các ô có thể nhìn thấy
Thêm một hàm SUM bên dưới cơ sở dữ liệu và sau đó sử dụng AutoFilter để lọc cơ sở dữ liệu. Excel sẽ đưa các hàng ẩn vào tổng một cách khó chịu!
Thay vào đó, hãy làm theo các bước sau:
- Sử dụng Dữ liệu - Bộ lọc - Bộ lọc tự động để thêm trình đơn thả xuống Bộ lọc tự động.
- Chọn Bộ lọc cho một trường
- Chuyển đến ô trống bên dưới một trong các cột số trong cơ sở dữ liệu.
- Nhấp vào chữ cái Hy Lạp E (Sigma) trong thanh công cụ chuẩn. Thay vì nhập
=SUM(), Excel sẽ nhập=SUBTOTAL()và sử dụng mã để ngăn các hàng ẩn được đưa vào.
Phím tắt để lặp lại lệnh cuối cùng
Phím F4 sẽ lặp lại lệnh cuối cùng mà bạn đã thực hiện.
Ví dụ: chọn một ô và nhấp vào biểu tượng B để tô đậm ô đó.
Bây giờ, chọn một ô khác và nhấn F4. Excel sẽ làm cho ô đó được in đậm.
F4 sẽ ghi nhớ lệnh cuối cùng. Vì vậy, bạn có thể in nghiêng một ô, sau đó sử dụng F4 để làm nghiêng nhiều ô.
Chọn trước phạm vi ô sẽ được nhập
Trong sách, tôi hướng dẫn bạn cách sử dụng Công cụ - Tùy chọn - Chỉnh sửa - Di chuyển vùng chọn Sau khi Nhập Hướng - Quyền để buộc Excel di chuyển sang phải khi bạn nhấn phím enter. Điều này rất tốt khi bạn phải nhập dữ liệu trên một hàng.
Nó đặc biệt hữu ích nếu bạn đang nhập số trên bàn phím số. Thủ thuật cho phép bạn gõ 123 Enter và kết thúc ở ô tiếp theo. Bằng cách giữ tay trên bàn phím số, bạn có thể nhập số nhanh hơn.
Ai đó đã đề xuất một cải tiến cho kỹ thuật này. Chọn trước phạm vi nơi bạn sẽ nhập dữ liệu. Ưu điểm là khi bạn đến cột cuối cùng và nhấn Enter, Excel sẽ nhảy về đầu hàng tiếp theo.
Trong hình dưới đây, nhấn Enter sẽ chuyển bạn đến ô B6.
Ctrl + Kéo Xử lý Điền
Tôi đã thể hiện thủ thuật Fill Handle nhiều lần trong chương trình. Nhập thứ hai trong A1. Nếu bạn chọn ô A1, có một chấm vuông ở góc dưới bên phải của ô. Dấu chấm này là Fill Handle. Nhấp vào chốt điền và kéo xuống hoặc sang phải. Excel sẽ điền vào thứ ba, thứ tư, thứ năm, thứ sáu, thứ bảy, chủ nhật. Nếu bạn kéo nhiều hơn 7 ô, Excel sẽ bắt đầu lại vào thứ Hai.
Excel thực sự tốt. Nó có thể tự động mở rộng tất cả các loạt bài này:
- Thứ Hai - Thứ Ba, Thứ Tư, Thứ Năm, Thứ Sáu, v.v.
- Tháng 1 - Tháng 2, Tháng 3, Tháng 4, v.v.
- Tháng Giêng - Tháng Hai, Tháng Ba, v.v.
- Q1 - Q2, Q3, Q4, v.v.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1, v.v.
- Tiết 1 - Tiết 2, Tiết 3, Tiết 4, v.v.
- 23 tháng 10 năm 2006 - ngày 24 tháng 10 năm 2006, ngày 25 tháng 10 năm 2006, v.v.
Vì Excel có thể làm được TẤT CẢ những chuỗi tuyệt vời này, bạn sẽ mong đợi điều gì nếu nhập 1 và kéo chốt điền?
Bạn có thể mong đợi bạn sẽ nhận được 1, 2, 3,…
Nhưng bạn thực sự nhận được 1, 1, 1, 1, 1,…
Cuốn sách nói về một phương pháp phức tạp. Nhập 1 trong A1. Nhập 2 vào A2. Chọn A1: A2. Kéo chốt điền. Có một cách tốt hơn.
Chỉ cần nhập 1 trong A1. Ctrl + Kéo chốt điền. Excel sẽ điền vào 1, 2, 3. Nhấn giữ Ctrl dường như ghi đè hoạt động bình thường của điều khiển điền.
Một người nào đó trong một cuộc hội thảo nói rằng họ muốn nhập ngày, kéo ngày và để Excel giữ nguyên ngày. Nếu bạn giữ Ctrl trong khi kéo chốt điền, Excel sẽ ghi đè hành vi bình thường (tăng ngày) và cung cấp cho bạn cùng một ngày trong tất cả các ô.
