Sức mạnh của Pivot Tables - Các bài báo trên TechTV

Họ đã trở lại !!!!

Thật vui khi chương trình truyền hình Kêu gọi sự giúp đỡ được phát sóng trên kênh TechTV Canada. Đây là những ghi chú chương trình của tôi từ sự xuất hiện của tôi trên Tập 31.

Kỷ niệm 25 năm ngày thành lập

Năm 2004 đánh dấu kỷ niệm 25 năm phát minh đã thay đổi thế giới - bảng tính điện tử. Trở lại năm 1978, một bảng tính bao gồm giấy sổ cái màu xanh lá cây, một cây bút chì cơ học và một cục tẩy.

Trong hình trên, nếu bạn phát hiện ra rằng một số bị sai, bạn sẽ phải xóa tất cả các số được tô màu đỏ bên dưới.

Năm 1979, hai chàng trai đã thay đổi mọi thứ. Năm 1978, một sinh viên MIT tên Dan Bricklin đã tưởng tượng ra một chiếc máy tính với một quả bóng chuột ở phía dưới. Anh ấy nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có thể cuộn lại các mục trong quá khứ, thay đổi một số và cập nhật tất cả các phép tính trong tương lai. Hợp tác với Bob Frankston, họ đã phát triển bảng tính điện tử đầu tiên trên thế giới. Vào tháng 10 năm 1979, họ phát hành VISIble CALCulator cho Apple IIe và gọi nó là VisiCalc. Đây là ảnh chụp màn hình của VisiCalc

Trước VisiCalc, không có lý do thuyết phục nào để mua một máy tính cá nhân. Có phải các công ty sẽ chi hàng nghìn đô la để chơi MicroChess? VisiCalc đã thúc đẩy toàn bộ ngành công nghiệp PC theo đúng nghĩa đen, vì nhiều công ty đã mua PC để chạy VisiCalc. Dan Bricklin và Bob Frankston đã xuất hiện trên trang bìa của Tạp chí Inc. Đó là Bob ở bên trái và Dan ở bên phải.

Hôm nay, nếu bạn truy cập DanBricklin.com, bạn có thể tải xuống bản sao hoạt động của VisiCalc sẽ chạy trong hộp DOS trong Windows. Đáng chú ý, toàn bộ chương trình chỉ 28K !.

Bảng tổng hợp

Mọi thứ đã đi một chặng đường dài sau 25 năm. Ngày nay, Microsoft Excel rất mạnh mẽ. Tính năng mạnh mẽ nhất trong Excel là Pivot Table. Chúng ban đầu được giới thiệu vào giữa những năm 80 khi Lotus Improv ra mắt.

Bắt đầu với dữ liệu được định dạng tốt trong Excel

Dữ liệu của bạn không được có hàng hoặc cột hoàn toàn trống. Phải có một tiêu đề duy nhất phía trên mỗi cột. Bạn nên đảm bảo rằng các tiêu đề nằm trong một hàng duy nhất thay vì kéo dài hai hoặc ba hàng. Dữ liệu mẫu của tôi là vài trăm hàng dữ liệu hóa đơn.
Chọn một ô trong tập dữ liệu.

Từ menu, chọn Dữ liệu> Bảng Pivot và Báo cáo Biểu đồ Pivot.
Trong Pivot Table Wizard bước 1, bấm Kết thúc để chấp nhận tất cả các giá trị mặc định.
Bây giờ bạn sẽ có một trang tính mới trong sổ làm việc của mình. Tất cả các trường có sẵn trong tập dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện trong Danh sách Trường Bảng Pivot.
Giả sử rằng người quản lý của bạn muốn có báo cáo Doanh thu theo Khu vực và Sản phẩm. Kéo trường vùng từ danh sách trường và thả nó vào phần Trường Hàng Tại đây. Lưu ý rằng khi con chuột ở đúng vị trí, con trỏ chuột sẽ thay đổi để hiển thị thanh màu xanh lam ở phía bên trái của bảng tổng hợp.
Tiếp theo, kéo trường Sản phẩm từ Danh sách Trường và thả nó vào phần Trường Cột tại đây. Trong hình ảnh sau đó, hãy lưu ý phần màu xanh lam của con trỏ chuột nằm trong hình chữ nhật thứ 2 từ trên xuống như thế nào.
Tiếp theo, kéo trường Doanh thu từ Danh sách Trường và thả nó vào phần Mục dữ liệu. Phần màu xanh lam của con trỏ chuột nằm trong vùng chính của trang tính.
Báo cáo Pivot Table của bạn đã hoàn tất. Bạn đã nhanh chóng tóm tắt hàng trăm hàng dữ liệu vào một báo cáo nhỏ cho người quản lý của mình.
Nếu người quản lý của bạn giống tôi, cô ấy sẽ thấy điều này và nói rằng nó gần như hoàn hảo. Bạn có thể làm lại điều đó với các sản phẩm giảm kích thước và các khu vực trên cùng không? Đây là nơi mà bảng xoay là tuyệt vời.

Bạn có thể chỉ cần kéo các tiêu đề trường màu xám đến một vị trí mới để thay đổi báo cáo.
Trong 2 giây, bạn đã thay đổi báo cáo để đáp ứng yêu cầu của người quản lý.
Nếu người quản lý muốn có một chế độ xem khác, hãy kéo trường Sản phẩm trở lại Danh sách Trường và thay thế bằng trường ngày.

Date Magic

Trong hình trên, bạn có một báo cáo theo ngày. Bên ngoài nhà máy quản lý sản xuất, không có nhiều người cần xem dữ liệu theo ngày. Hầu hết muốn tóm tắt theo tháng. Đây là cách bí mật để thay đổi báo cáo hàng ngày thành báo cáo hàng tháng. Đầu tiên, bấm chuột phải vào tab trường Ngày. Chọn Nhóm và Hiển thị Chi tiết rồi chọn Nhóm.
Trong hộp thoại Nhóm, hãy chọn tháng, quý và năm. Bấm OK.

Bây giờ, bạn đã thay đổi báo cáo của mình từ báo cáo hàng ngày thành báo cáo hàng tháng.

10 khách hàng hàng đầu

Xóa các trường ngày khỏi bảng tổng hợp bằng cách kéo chúng trở lại danh sách trường. Ngay sau khi biểu tượng chuyển sang dấu X màu đỏ, bạn có thể nhả nút chuột để xóa trường.
Kéo trường khách hàng vào bảng tổng hợp để bạn có báo cáo về tất cả khách hàng. Nếu bạn đang sản xuất một báo cáo cho Phó Chủ tịch, ông ấy có thể không quan tâm đến toàn bộ danh sách khách hàng. Anh ấy có thể chỉ muốn xem 10 khách hàng hàng đầu hoặc 5 khách hàng hàng đầu. Để bắt đầu, hãy nhấp chuột phải vào trường khách hàng màu xám. Chọn Cài đặt Trường.
Trên hộp thoại Cài đặt Trường, bấm Nâng cao (làm thế nào mà mọi người có thể tìm thấy cái này ???).
Ở phía bên phải của hộp thoại Tùy chọn Nâng cao Trường Pivot Table là tính năng Tự động trình chiếu Top 10. Chọn nút radio cho Bật. Nếu bạn muốn, hãy thay đổi để hiển thị 5 hoặc 15 hàng đầu.
Tôi đã không đề cập đến nó trong chương trình, nhưng bạn cũng có thể sắp xếp kết quả trong hộp thoại này. Ở phía bên trái, hãy chọn giảm dần rồi chọn Tổng doanh thu.
Bấm OK để đóng hộp thoại này. Bấm OK lần nữa để đóng hộp thoại Cài đặt Trường. Kết quả là một báo cáo về những khách hàng hàng đầu, từ cao xuống thấp.

Sử dụng AutoFormat

Nếu bạn cố gắng định dạng bảng tổng hợp rồi xoay bảng đó, định dạng của bạn có thể bị mất. Thanh công cụ bảng xoay cung cấp một nút Tự động định dạng đặc biệt. Chọn nút này như hình minh họa
Bây giờ bạn có 22 định dạng được tạo sẵn cho báo cáo của mình. Sử dụng thanh cuộn để xem tất cả. Chọn một định dạng thú vị và chọn OK.
Báo cáo kết quả được định dạng và sẽ giữ nguyên định dạng ngay cả sau khi chuyển sang một báo cáo mới.