lan Z đã gửi đến vấn đề Excel của tuần này. Bộ phận MIS của anh ấy cung cấp cho anh ấy một tệp được tạo từ một báo cáo COBOL cũ. Sau khi mở tệp trong Excel, anh ta có 2500 dòng như sau:
CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2Alan muốn đưa báo cáo ASCII này sang định dạng hữu ích: một dòng cho mỗi khách hàng, với State và Zip được nối vào phần còn lại của thông tin. Nó cũng muốn zap 2 dòng vô ích. Rõ ràng, chúng tôi không muốn làm tất cả những việc này theo cách thủ công. Đây là một cách để nhanh chóng giải quyết mớ hỗn độn.
Với các công thức
- Chèn hai cột trống vào bên trái dữ liệu.
- Thêm hàng tiêu đề phía trên dữ liệu.
- Cột A được gọi là "Trình tự"
- Cột B được gọi là "RowType"
- Cột C được gọi là "Dữ liệu"
- Làm cho tất cả các tiêu đề in đậm
- Cột A sẽ được sử dụng để gán một số cho mỗi bản ghi lôgic trong báo cáo. Vì báo cáo này có 4 dòng vật lý cho mỗi bản ghi lôgic, chúng ta cần mỗi bộ 4 dòng để có cùng số bản ghi lôgic. Tôi thường nhập các giá trị cho bản ghi đầu tiên và sau đó thiết kế công thức cho bản ghi thứ 2 có thể được sao chép toàn bộ báo cáo.
- Trong Ô A2: A5, nhập 1. Trong Ô A6, nhập = A5 + 1. Trong ô A7, nhập = A6. Sao chép A7 sang A8 & A9. Bây giờ bạn có một bộ công thức có thể sao chép cho bản ghi lôgic thứ hai của báo cáo.
- Chọn A6: A9 và nhấn Ctrl C để sao chép. Chọn A10: A2501 và nhấn Ctrl V để dán.
- Cột B sẽ được sử dụng để xác định xem hàng cụ thể có phải là phân đoạn 1, 2, 3 hoặc 4 của bản ghi lôgic hay không.
- Trong ô B2: B5, nhập 1, 2, 3 và 4. Trong ô B6, nhập = B2. Sao chép ô B6 từ B7: B2501.
Sau khi thay đổi thành các giá trị
Bây giờ bạn đã có số thứ tự và loại hàng cho tất cả dữ liệu của mình, bạn cần thay đổi công thức thành giá trị. Chọn A2: B2501. Chỉnh sửa> Sao chép, Chỉnh sửa> Dán Đặc biệt> Giá trị> OK.
Bây giờ số thứ tự và loại hàng đã được chỉ định cho tất cả các hàng, chúng ta gần như đã hoàn thành. Sắp xếp dữ liệu theo Loại hàng làm khóa chính và Thứ tự làm khóa phụ. Điều này sẽ làm cho 625 dòng trên cùng của mỗi bản ghi nổi lên ô C2: C626. Dòng thứ 2 của mỗi bản ghi sẽ ở C626: C1251. Các dòng "vô dụng" sẽ bắt đầu trong C1252 và có thể bị xóa. Di chuyển các ô C626: C1251 đến ô D2. Trong Ô E2, nhập công thức =C2&D2. Bạn có thể sao chép công thức này từ E2 sang E626. Sử dụng thủ thuật Dán Giá trị Đặc biệt tương tự để thay đổi từ công thức thành giá trị, xóa cột AD và bạn có kết quả của mình.
Từ đây, bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn Văn bản thành Cột để xử lý thêm dữ liệu này
Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh quy trình này để xử lý bất kỳ báo cáo ASCII nào. Bạn cần tìm ra bao nhiêu dòng in vật lý tạo nên một bản ghi lôgic duy nhất trên báo cáo.
