Một cách lặng lẽ và không phô trương, Microsoft đã thay đổi hành vi mặc định để xử lý các ô trống trong nguồn bảng xoay. Trong các cuộc hội thảo Power Excel trực tiếp của tôi, khi tôi đến phần bảng tổng hợp trong ngày, tôi có thể tin vào ít nhất một người hỏi tôi: "Tại sao các bảng tổng hợp của tôi mặc định là Đếm thay vì Tổng khi tôi kéo Doanh thu vào bảng tổng hợp . " Nếu bạn có Office 365, Excel sẽ có một thay đổi để giảm số lần điều này xảy ra.
Khi tôi nhận được câu hỏi, tôi giải thích rằng đó là một trong hai điều:
- Có bất kỳ cơ hội nào mà bạn có một hoặc nhiều ô trống trong cột Doanh thu không?
- Tôi cho thấy rằng khi tôi tạo bảng tổng hợp, tôi sẽ chọn một ô trong dữ liệu nguồn. Nhưng, tôi biết rằng nhiều người sẽ chọn toàn bộ cột, chẳng hạn như A: I. Tôi đánh giá cao ý tưởng này, bởi vì nếu bạn thêm nhiều dữ liệu sau đó, nó sẽ trở thành một phần của bảng tổng hợp chỉ với một cú nhấp chuột Làm mới.
Ghi chú
Đối với những người chọn toàn bộ cột, tôi thường đề xuất chuyển đổi dữ liệu nguồn bảng tổng hợp của họ thành một bảng bằng cách sử dụng Ctrl + T. Mọi dữ liệu được dán bên dưới bảng cũng sẽ trở thành một phần của bảng tổng hợp bằng cách nhấp vào Làm mới. Điều này đã được đề cập trong Podcast 2149.
Trong quá khứ, đây là những gì sẽ xảy ra:
Bạn có một ô trống trong dữ liệu bảng tổng hợp của mình.
Trong danh sách trường bảng tổng hợp, nếu bạn đánh dấu chọn Doanh thu, nó sẽ chuyển đến vùng Hàng thay vì vùng Giá trị. Đây hiếm khi là những gì bạn muốn.
Những người thường xuyên gặp vấn đề này thường đã biết rằng bạn muốn kéo Doanh thu vào vùng Giá trị. Nhưng điều này sẽ không thành công, bởi vì bây giờ bạn nhận được Số đếm thay vì Tổng.
Hãy nghĩ về những gì đang xảy ra: Một ô trống duy nhất trong cột doanh thu sẽ tạo ra Tổng thay vì Tổng. Đối với những người chọn A: I thay vì A1: I564, về cơ bản bạn đang chọn 563 ô số và 1.048.012 ô trống.
Tính năng mới được cải tiến
Điều tuyệt vời khi trở thành người đăng ký Office 365 là nhóm Excel có thể đưa ra các bản cập nhật vào thứ Ba hàng tuần thay vì ba năm một lần. Tôi đã bắt đầu nhận thấy một vài cuộc hội thảo trước đây rằng nếu tôi giải thích "vấn đề" với một ô trống, thì Excel sẽ cung cấp chính xác cho tôi Tổng doanh thu thay vì Tổng doanh thu.
Sau các cuộc hội thảo gần đây của tôi ở Fort Wayne, Atlanta và Nashville, tôi đã liên hệ với Ash trong nhóm Excel. (Một số bạn có thể nhớ các mẹo mới từ Ash vào mỗi Thứ Tư hàng tuần sẽ vùi dập chuỗi "40 ngày gần đây của tôi về Excel"). Ash lưu ý rằng ai đó đã viết cho nhóm Excel báo cáo một lỗi mà Excel sẽ nhận dạng một cột là văn bản nếu cột đó chứa hỗn hợp số và ô trống. Nhóm Excel đã vá lỗi.
Bây giờ - ngay cả với một ô trống như trong Hình 1, bạn có thể tạo bảng tổng hợp sau trong năm lần nhấp chuột:
- Chèn
- Bảng tổng hợp
- đồng ý
- Vùng dấu kiểm
- Doanh thu dấu kiểm
Tính năng này đã được đưa vào Kênh Người dùng nội bộ của Microsoft. Nó cũng đã lọt vào Kênh hàng tháng (Nhắm mục tiêu). Nó chắc chắn là trong phiên bản 1804, mặc dù nó có thể đã có trong các phiên bản trước đó. Nếu bộ phận CNTT của bạn yêu cầu bạn thiết lập các bản cập nhật hàng quý, hãy để ý phiên bản 1804 sắp ra mắt và vấn đề sẽ được giải quyết.
Lưu ý rằng hành vi mới chỉ dành cho dữ liệu trong đó cột chứa số hoặc ô trống. Nếu cột của bạn chứa các từ như "Không có" hoặc "Không" hoặc "Không", bạn sẽ tiếp tục nhận được Tổng doanh thu thay vì tổng. Ngoài ra - hãy cẩn thận với người xóa một ô bằng cách nhấn phím cách vài lần. Ô chứa "" không phải là ô trống. Cách tốt nhất để xóa một ô là chọn ô và nhấn phím Xóa.
