Ba công cụ trực quan hóa dễ dàng đã được thêm vào trình đơn thả xuống Định dạng có Điều kiện trong Excel 2007: Thang màu, Thanh dữ liệu và Bộ biểu tượng.
Hãy xem xét báo cáo này, báo cáo có quá nhiều chữ số thập phân không hữu ích.
Chọn các số trong báo cáo và chọn Trang chủ, Định dạng có Điều kiện, Thang màu. Sau đó nhấp vào biểu tượng thứ hai, có màu đỏ ở trên cùng và màu xanh lá cây ở dưới cùng.
Chỉ với bốn cú nhấp chuột, giờ đây bạn có thể phát hiện xu hướng trong dữ liệu. Dòng 2 bắt đầu một ngày với tỷ lệ từ chối cao nhưng đã được cải thiện. Dòng 3 đã tệ cả ngày. Dòng 1 là tốt nhất, nhưng ngay cả những tỷ lệ từ chối đó cũng bắt đầu tăng vào cuối ca làm việc.
Công cụ tiếp theo, Data Bar, giống như một biểu đồ thanh nhỏ lấp đầy một ô. Trong hình sau, hãy chọn tất cả các ô Doanh thu ngoại trừ tổng số.
Chọn Định dạng có Điều kiện, Thanh Dữ liệu, Màu xanh lục. Mỗi số bây giờ có một dải màu, như hình dưới đây. Số lớn có nhiều màu hơn và số nhỏ hầu như không có màu nào.
Thận trọng
Hãy cẩn thận không bao gồm tổng số trước khi chọn Thanh dữ liệu. Trong ví dụ sau, bạn có thể thấy rằng Grand Total nhận được tất cả màu sắc và các ô khác hầu như không nhận được bất kỳ màu nào.
Với công cụ thứ ba, Bộ biểu tượng, bạn có thể chọn trong số các bộ có ba, bốn hoặc năm biểu tượng khác nhau.
Hầu hết mọi người giữ số của họ được căn chỉnh với cạnh bên phải của ô. Các biểu tượng luôn xuất hiện ở cạnh trái của ô. Để di chuyển số đến gần biểu tượng, hãy sử dụng biểu tượng Tăng thụt lề, được hiển thị bên dưới.
Cả ba công cụ trực quan hóa dữ liệu này đều hoạt động bằng cách xem xét các số lớn nhất và nhỏ nhất trong phạm vi. Excel chia phạm vi đó thành ba phần có kích thước bằng nhau nếu bạn đang sử dụng bộ biểu tượng có ba biểu tượng. Điều đó hoạt động tốt trong ví dụ dưới đây.
Nhưng trong hình dưới đây, Eddy đã ghi điểm khủng khiếp trong Q1, đạt điểm 30. Vì Eddy làm kém nên những người khác đều được trao sao vàng. Điều đó có vẻ không công bằng vì điểm số của họ không được cải thiện.
Bạn có thể kiểm soát nơi bắt đầu và kết thúc phạm vi của một biểu tượng. Đi tới Trang chủ, Định dạng có điều kiện, Quản lý Quy tắc và chọn Chỉnh sửa Quy tắc. Trong hình sau, menu thả xuống Loại cung cấp Phần trăm, Phần trăm, Công thức và Số. Để đặt ngôi sao vàng sao cho nó yêu cầu 90 trở lên, hãy sử dụng các cài đặt được hiển thị bên dưới. Lưu ý rằng hai biểu tượng khác đã được thay thế bằng Biểu tượng Không có Ô.
