Đây là một mẹo hay mà tôi đã học được từ nhà tư vấn Excel Szilvia Juhasz ở miền nam California.
Bảng tổng hợp bên dưới hiển thị các sản phẩm ở phía trên và khách hàng ở phía dưới. Bảng tổng hợp được sắp xếp để khách hàng lớn nhất ở trên cùng. Trường Đại diện bán hàng nằm trong bộ lọc báo cáo.
Nếu bạn mở menu thả xuống Đại diện, bạn có thể lọc dữ liệu cho bất kỳ đại diện bán hàng nào.
Đây là một cách tuyệt vời để tạo báo cáo cho từng đại diện bán hàng. Mỗi báo cáo tóm tắt doanh thu từ khách hàng của một nhân viên bán hàng cụ thể, với những khách hàng lớn nhất ở trên cùng. Và bạn có thể thấy sự phân chia giữa các sản phẩm khác nhau.
Nhóm Excel đã ẩn một tính năng được gọi là Hiển thị Trang Bộ lọc Báo cáo. Chọn bất kỳ bảng tổng hợp nào có trường trong bộ lọc báo cáo. Đi tới tab Phân tích (hoặc tab Tùy chọn trong Excel 2007/2010). Ở phía ngoài cùng bên trái là nút Tùy chọn lớn. Bên cạnh nút Tùy chọn lớn là một mũi tên thả xuống nhỏ. Nhấp vào menu thả xuống này và chọn Hiển thị các Trang Bộ lọc Báo cáo….
Excel hỏi bạn muốn sử dụng trường nào. Chọn cái bạn muốn (trong trường hợp này là cái duy nhất có sẵn) và bấm OK.
Trong vài giây tới, Excel sẽ bắt đầu chèn các trang tính mới, một trang tính cho mỗi đại diện bán hàng. Mỗi tab trang tính được đặt tên theo đại diện bán hàng. Bên trong mỗi trang tính, Excel sao chép bảng tổng hợp nhưng thay đổi tên trong bộ lọc báo cáo thành đại diện bán hàng này.
Bạn kết thúc với một báo cáo cho mỗi đại diện bán hàng.
Điều này sẽ hoạt động với bất kỳ lĩnh vực nào. Nếu bạn muốn có báo cáo cho từng khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp hoặc thứ gì đó khác, hãy thêm báo cáo đó vào bộ lọc báo cáo và sử dụng Hiển thị Trang Bộ lọc Báo cáo.
Cảm ơn Szilvia Juhasz đã chỉ cho tôi tính năng này trong một buổi hội thảo mà tôi đang giảng dạy tại Đại học Akron nhiều năm trước. Về kỷ lục, Szilvia đứng ở vị trí số 1.
