Roy hỏi câu hỏi Excel của tuần này.
Tôi có một vấn đề nhỏ liên quan đến trục x trên biểu đồ Excel. Dữ liệu Excel mà tôi có cần được vẽ theo thời gian tính đến từng phút. Các điểm dữ liệu Excel được đặt cách nhau ngẫu nhiên, vì vậy không có khoảng thời gian tương đương giữa mỗi điểm dữ liệu. Khi Excel tạo biểu đồ của tôi, nó sẽ tạo khoảng cách giữa mỗi điểm dữ liệu như nhau, tạo ra một kết quả sai lệch.
Trong các phiên bản Excel cũ hơn, trình hướng dẫn biểu đồ sẽ giả định trục X là trục loại "danh mục" và trải đều từng điểm dữ liệu ra khắp trục X. Điều này không sao cả khi danh mục của bạn là "táo, chuối, anh đào" nhưng sẽ không có ý nghĩa nếu mỗi điểm dữ liệu là một giá trị ngày tháng và các ngày không cách đều nhau.
Bên trái là doanh số bán hàng tích lũy từ hoạt động bán bỏng ngô của Josh. Josh mới 8 tuổi nên không ghi lại tổng doanh thu mỗi ngày. Đôi khi đó là một tuần giữa các lần quan sát, những lần khác khi doanh số bán hàng tăng lên, nó chỉ là một hoặc hai ngày.
Nếu bạn lập biểu đồ dòng này trong phiên bản Excel cũ hơn, biểu đồ sẽ cách đều mỗi quan sát, khiến bạn tin rằng doanh số bán hàng gần như tuyến tính theo thời gian. Ở bên phải là biểu đồ mặc định cũ từ Excel.
Trong Excel 2000, tại bước 3/4 của trình hướng dẫn biểu đồ, hãy bấm vào tab trục và bạn có thể chỉ ra rằng trục X là một thang thời gian. Bây giờ, biểu đồ mặc định vẽ các điểm dữ liệu với khoảng thời gian thích hợp giữa chúng. Trong biểu đồ này, bạn có thể thấy rằng doanh số bán hàng thực sự tăng vọt vào khoảng ngày 8 tháng 11 khi Josh quảng cáo bỏng ngô trên Internet.
Nếu bạn đủ may mắn để sử dụng Excel 2000 và có ngày theo ngày, bạn đã sẵn sàng. Tuy nhiên, có một vấn đề lớn với tùy chọn Dòng thời gian mà Microsoft đã thêm vào để lập biểu đồ. Nó sẽ không xử lý trục x dựa trên giờ và phút thay vì ngày. Người ta sẽ nghĩ rằng nếu Microsoft thêm vào thứ gì đó một tính năng để xử lý "thang thời gian" thì nó sẽ thực sự xử lý thời gian thay vì chỉ vài ngày. Tôi chắc chắn rằng nếu Woody Leonard cập nhật cuốn sách của mình trên Excel 97 Annoyances, vấn đề mới này sẽ được đề cập.
Có một giải pháp cho vấn đề của Roy có thể được sử dụng trong bất kỳ phiên bản Excel nào và có thể được mở rộng để sử dụng với giờ, phút, giây hoặc nano giây. Roy không cung cấp cho tôi thông tin chi tiết về dữ liệu của anh ấy, vì vậy đây là một ví dụ hư cấu.
Bên trái là doanh số bán hàng tích lũy từ hoạt động bán bỏng ngô của Josh. Josh mới 8 tuổi nên không ghi lại tổng doanh thu mỗi ngày. Đôi khi đó là một tuần giữa các lần quan sát, những lần khác khi doanh số bán hàng tăng lên, nó chỉ là một hoặc hai ngày.
Vào lúc 1 giờ chiều, tôi mở một hộp bỏng ngô giòn sô cô la caramel thơm ngon 28 oz và đặt nó bên tủ lạnh nước tại nơi làm việc. Biểu đồ bên trái cho biết lượng hàng còn lại trong thùng chứa tại các thời điểm khác nhau. Vấn đề là làm thế nào để vẽ biểu đồ này để thời gian được biểu diễn chính xác dọc theo trục x. Biểu đồ đường mặc định từ Excel hiển thị ở bên phải sẽ khiến bạn tin rằng bỏng ngô được tiêu thụ theo kiểu tuyến tính.
Giải pháp cho vấn đề của Roy là sử dụng biểu đồ XY thay vì biểu đồ đường. Dưới đây là các bước để tạo và định dạng biểu đồ:
- Làm nổi bật dữ liệu của bạn. Từ menu, chọn Chèn - Biểu đồ
- Trong trường Loại biểu đồ, hãy chọn "XY (Phân tán)".
- Trong trường loại phụ Biểu đồ, hãy chọn "Phân tán với các điểm dữ liệu được kết nối bằng các Đường làm mịn"
- Bấm kết thúc.
- Theo mặc định, Excel sẽ vẽ biểu đồ với trục Y cắt trục X vào lúc nửa đêm. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn trục X bắt đầu vào khoảng 1 giờ chiều và kết thúc vào khoảng 1 giờ 25 phút chiều. Sẽ rất tuyệt nếu cứ 5 phút lại có dấu tích.
- Tính thời gian bắt đầu đối với trục X. Trong phần trống của trang tính, hãy nhập bốn ô. Nhập 1:00 PM, 1:25 PM, 0:05 và 0:01.
- Sử dụng Định dạng Số ô để định dạng lại bốn ô này dưới dạng số thập phân với 5 chữ số thập phân. Điều này sẽ cho bạn biết rằng 1PM là 0,5417, 1:25 là 0,559, 5 phút là 0,0035 và gia số 1 phút là 0,00069444. Ghi lại những số liệu này.
- Sử dụng con trỏ chuột, trỏ đến một giá trị dọc theo trục x của biểu đồ. Nhấp chuột phải và chọn Định dạng trục.
- Trên tab tỷ lệ, nhập các số liệu ở trên. Mức tối thiểu phải là 0,5417. Giá trị lớn nhất phải là 0,559, đơn vị Chính phải là 0,0035 và đơn vị nhỏ là 0,000694. Tôi thường nói rằng trục Giá trị (y) giao nhau phải nhỏ nhất hoặc 0,5417. Bấm OK.
Bây giờ bạn sẽ có một biểu đồ thể hiện chính xác độ dốc của đường dựa trên thời gian:
Khi bạn cần vẽ biểu đồ chính xác các giá trị thời gian dọc theo trục x và các giá trị thời gian đó nhỏ hơn mức tăng hàng ngày, sử dụng biểu đồ XY và tìm hiểu các giá trị trục x là một giải pháp.
Nếu bạn muốn tự mình thử thí nghiệm này, hãy tìm cho bạn gói trinh sát cub địa phương và mua một hộp bánh quy sô cô la trắng hoặc bánh quy caramel sô cô la. Cảm ơn mọi người đã ủng hộ việc bán bỏng ngô. Nhờ có bạn, nhóm trinh sát đàn con đã tăng gấp ba lần doanh số của họ và có thể gửi tất cả đàn con đến cắm trại miễn phí vào mùa xuân này.
Hôm nay, ngày 21 tháng 11 năm 1999 là kỷ niệm một năm khi ông Excel ra mắt trên web. Cảm ơn tất cả những độc giả trung thành của tôi, những người đã tạo nên thành công cho trang này. Có một kỳ nghỉ tuyệt vời!
