Báo cáo Tóm tắt Excel nhanh với Pivot Table - Mẹo Excel

Microsoft nói rằng 80% người dùng Excel chưa bao giờ sử dụng bảng xoay. Khi tôi gần kết thúc loạt bài 40 Ngày của Excel, phần giới thiệu về bảng tổng hợp.

Bảng tổng hợp thật kỳ diệu. Bạn được cung cấp một sổ làm việc với hàng nghìn hàng dữ liệu chi tiết. Bạn có thể tóm tắt dữ liệu đó chỉ trong vài cú nhấp chuột bằng cách sử dụng bảng tổng hợp. Tôi đã viết toàn bộ sách trên bảng xoay, vì vậy hôm nay, tôi muốn hướng dẫn bạn cách xây dựng bảng tổng hợp đầu tiên của bạn.

Giả sử bạn có 6464 hàng dữ liệu với Doanh thu Khách hàng, Sản phẩm, Ngày tháng, Số lượng. Bạn muốn tìm doanh thu cho 5 khách hàng hàng đầu đã mua vật dụng.

1. Chọn một ô trong tập dữ liệu của bạn

2. Trên tab Chèn của ruy-băng, chọn Bảng tổng hợp

   

3. Trong hộp thoại Tạo PivotTable, chọn Trang tính Hiện có. Luôn để trống một cột giữa dữ liệu của bạn và bảng tổng hợp, vì vậy trong trường hợp này, hãy chọn ô G2 làm nơi chứa bảng tổng hợp của bạn.

   
4. Kéo trường Khách hàng từ đầu danh sách Trường PivotTable và thả trường đó vào vùng thả Hàng.
5. Kéo trường Doanh thu từ đầu danh sách Trường PivotTable và thả trường đó vào vùng thả Giá trị.
6. Kéo trường Sản phẩm vào vùng thả Bộ lọc.

7. Mở menu thả xuống bộ lọc trong H2 và chọn Tiện ích. Tại thời điểm này, bạn sẽ thấy tóm tắt về những khách hàng đã mua widget /

   
8. Có hai tab PivotTable trong Ribbon. Chuyển đến tab Thiết kế. Chọn Bố cục Báo cáo, Hiển thị trong Biểu mẫu Bảng. Điều này thay đổi tiêu đề trong G3 từ Nhãn hàng thành Khách hàng. Nó cũng làm cho bảng tổng hợp tốt hơn nếu bạn thêm nhiều trường hàng sau này.
9. Mở menu thả xuống trong G3. Chọn Bộ lọc Giá trị, Mười Bộ lọc Hàng đầu. Trong hộp thoại Bộ lọc 10 (Khách hàng) hàng đầu, chọn Hàng đầu, 5 Mục theo Tổng Doanh thu. Bấm OK.
10. Bảng tổng hợp không bao giờ chọn định dạng số phù hợp. Chọn tất cả các ô Doanh thu, từ H4: H9. Gán định dạng Đơn vị tiền tệ với 2 chữ số thập phân.
11. Nếu bạn muốn báo cáo được sắp xếp với khách hàng lớn nhất ở trên cùng, hãy chọn bất kỳ một ô doanh thu nào và nhấp vào biểu tượng Sắp xếp Giảm dần (ZA) trên tab Dữ liệu. Đây là một phím tắt để mở menu thả xuống trong G3 và chọn Sắp xếp Z thành A.

Tại thời điểm này, bạn đã giải quyết được câu hỏi ban đầu: