Người quản lý của bạn cần một bản tóm tắt về tổng doanh thu, chi phí và lợi nhuận cho từng khách hàng trong một tập dữ liệu lớn. Adam từ một trong những công ty dầu mỏ lớn ở Dallas cung cấp một cách nhanh hơn bằng cách sử dụng Xóa bản sao.
Mục tiêu là tóm tắt tập dữ liệu 563 hàng này để bạn có một hàng cho mỗi khách hàng.
Tuần này sẽ giới thiệu năm cách khác nhau để giải quyết vấn đề.
- Thứ hai: Tóm tắt dữ liệu bằng Tổng phụ
- Hôm nay: Tóm tắt dữ liệu với Xóa bản sao
- Thứ 4: Tóm tắt dữ liệu với Bộ lọc nâng cao
- Thứ năm: Tóm tắt dữ liệu với Củng cố
- Thứ sáu: Tóm tắt dữ liệu bằng Pivot Table
- Thứ Bảy: Tóm tắt Tổng kết Dữ liệu Tuần
Xem video
Bản ghi video
Học Excel từ Podcast, Tập 2188: Tóm tắt với Xóa bản sao.
Chà, này, trong Tập ngày hôm qua, tôi đã hướng dẫn cách tóm tắt dữ liệu này xuống một hàng cho mỗi Khách hàng, bằng cách sử dụng lệnh Subtotal. Tôi đang làm điều đó trong một cuộc hội thảo ở Dallas, và Adam - Adam từ Road 2 - nói, "Này, chờ đã, tại sao bạn không sử dụng Xóa các bản sao?" Và đúng vậy, Xóa bản sao sẽ hoạt động.
Vì vậy, chúng tôi bắt đầu ở đây-- chúng tôi không phải sắp xếp dữ liệu để bắt đầu ở đây trong D1 - Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống, giữ tay trên Ctrl + Shift, nhấn Mũi tên Phải, Ctrl + C để Sao chép. Chúng tôi sẽ chuyển đến đây một ô trống và Ctrl + V để dán, sau đó Xóa các Từ trùng lặp-- ngay tại đó - chúng tôi sẽ chọn Bỏ chọn Tất cả, chọn Khách hàng, nhấp vào OK. Những gì chúng tôi nhận được là 16 Khách hàng duy nhất. Những con số ở đó là vô nghĩa - chúng tôi sẽ loại bỏ những con số đó. Bấm vào đây, Ctrl + Shift + Xuống, Ctrl + Shift + Phải, rồi bấm = SUMIFS. Tôi đoán nếu tôi thực sự cố gắng làm điều này với số lượng ký tự ít nhất, SUMIF sẽ là một ký tự hoặc ít hơn, phải không?
Nhưng, được rồi, vì vậy chúng ta sẽ chỉ định Sum_Range. Vì vậy, tôi sẽ nhấn vào mũi tên trái-- 1, 2, 3, 4, 5-- 6 lần; Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống; nhấn F4 1, 2 lần để đóng băng các hàng; và sau đó đến dải_điều_kiện, chúng ta sẽ nhấn vào mũi tên trái-- 1, 2, 3, 4, 5, 6-- 7 lần; Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống, nhấn F4 một lần; Dấu phẩy, và chúng ta muốn dải tiêu chí đó bằng với giá trị gì, chúng ta muốn nó bằng với Khách hàng. Và J2, tôi sẽ chỉ cần đóng băng J, vì vậy hãy nhấn F4-- 1, 2-- 3 lần, đóng dấu ngoặc đơn, Ctrl + Enter, và bạn đã có.
Ít bước hơn, chắc chắn ít bước hơn, mặc dù nhập công thức yêu cầu nhiều lần nhấn phím hơn. Vì vậy, so sánh ngày hôm qua với ngày hôm nay, không chắc chắn. Tôi chắc rằng Adam có thể thực hiện phương pháp của mình nhanh hơn; Tôi có thể thực hiện phương pháp của mình nhanh hơn.
Cả hai phương pháp được thảo luận trong cuốn sách mới này, LIVe, 54 mẹo Excel hay nhất mọi thời đại.
Tất cả các ngày trong tuần này - mỗi ngày trong tuần này - chúng tôi đang xem xét 5 cách khác nhau để tạo Bảng Tóm tắt đó. Hôm qua, Tổng phụ; hôm nay, loại bỏ các bản sao; ngày mai, Bộ lọc nâng cao; sau đó Hợp nhất; và Pivot Tables. Làm thế nào để tóm tắt với Xóa các bản sao? Sao chép dữ liệu sang vị trí mới; Dữ liệu; Loại bỏ các bản sao; Bỏ chọn tất cả; chọn Khách hàng; ĐỒNG Ý; OK để đóng hộp thoại - hộp thông báo kết quả; bấm vào số đầu tiên; Ctrl + Shift + Xuống, Ctrl + Shift + Phải; Nhập công thức SUMIFS; khi bạn hoàn thành việc đó với dấu ngoặc đóng, hãy nhấn Ctrl + Enter.
Chà, này, tôi muốn cảm ơn Adam vì mẹo hay đó, và tôi muốn cảm ơn bạn đã ghé qua. Chúng tôi sẽ gặp bạn lần sau cho một netcast khác từ.
Đây là các bước:
- Chọn tiêu đề Khách hàng trong D1. Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống Mũi tên Phải để chọn dữ liệu trong D: H
- Ctrl + C để sao chép. Chọn J1. Ctrl + V để dán. Dữ liệu, loại bỏ trùng lặp. Nhấp vào Bỏ chọn tất cả. Chọn Khách hàng. Bấm OK.
- Bấm OK để loại bỏ hộp thông báo hiển thị số lượng mục còn lại.
- Chọn K2. Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống và Ctrl + Shift + Mũi tên Phải để chọn tất cả các số.
- Nhập công thức của
=SUMIFS(E$2:E$564,$D$2:$D$564,$J2). Nhấn Ctrl + Enter để điền vào lựa chọn với một công thức tương tự
Sau 47 lần nhấp, bạn có kết quả này:
Nhập công thức yêu cầu rất nhiều lần gõ phím. Tôi tin rằng Adam có thể làm những bước này nhanh như tôi có thể làm Tổng phụ từ hôm qua. Hãy dừng lại vào ngày mai cho một phương pháp khác.
Tuần này là tuần Dữ liệu Tổng kết. Mỗi ngày, chúng ta sẽ xem xét năm cách khác nhau để giải quyết một vấn đề.
Suy nghĩ của Excel trong ngày
Tôi đã hỏi những người bạn Excel Master của mình để được tư vấn về Excel. Hôm nay cần suy ngẫm:
"Một bảng tính chỉ mạnh bằng công thức yếu nhất của nó"
Jordan Goldmeier
