Excel rất tốt trong việc sắp xếp dữ liệu theo thứ tự. Có một số thủ thuật thú vị cho phép bạn sắp xếp hoàn hảo mọi lúc. Hầu hết mọi người đều quen thuộc với hộp thoại sắp xếp trong Excel. Tìm thấy trên menu Dữ liệu, hộp thoại Sắp xếp cho phép bạn chỉ định tối đa ba tiêu chí sắp xếp.
Nếu bạn cần sắp xếp theo nhiều hơn ba tiêu chí, bạn có thể làm điều này với hai loại. Nếu bạn muốn sắp xếp theo Khu vực, sau đó theo sản phẩm, sau đó theo khách hàng, sau đó theo ngày, sau đó theo số lượng giảm dần, trước tiên bạn sẽ sắp xếp theo ngày và số lượng. Sau đó, thực hiện sắp xếp thứ hai theo Khu vực, Sản phẩm và Khách hàng. Đảm bảo rằng tất cả các cột trong dữ liệu của bạn đều có tiêu đề. Điều này sẽ cho phép intellisense của Excel hoạt động bình thường. Nếu chỉ thiếu một tiêu đề, có khả năng các tiêu đề của bạn sẽ được sắp xếp thành dữ liệu.
Cũng có thể sắp xếp bằng cách sử dụng nút AZ trên thanh công cụ tiêu chuẩn. Chọn một ô trong một cột và nhấp vào nút AZ để sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc nút ZA để sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Điều quan trọng là bạn chỉ chọn một ô duy nhất. Nếu bạn chọn toàn bộ cột, thì chỉ cột đó sẽ được sắp xếp, khiến tất cả dữ liệu trong cột đó bị khớp sai với các ô khác. Sử dụng nút thanh công cụ AZ, bạn cũng có thể xử lý sắp xếp theo nhiều hơn ba tiêu chí. Để thực hiện việc sắp xếp ở trên, hãy chọn một ô trong cột Số lượng và nhấp vào ZA. Chọn một ô trong cột Khách hàng và nhấp vào AZ. Chọn một ô trong cột ngày và nhấp vào AZ. Lặp lại cho Sản phẩm rồi đến Sắp xếp theo Khu vực Đôi khi bạn cần sắp xếp dữ liệu thành một thứ tự dễ nhận biết không phải theo thứ tự bảng chữ cái. Ví dụ: có thể công ty của bạn muốn các khu vực được liệt kê là “Đông”, “Trung tâm” và sau đó là “Tây”. Sử dụng cách sắp xếp thông thường, không có cách nào tốt để buộc E phải sắp xếp trước C và W.
- Đầu tiên, hãy nhập đúng thứ tự ở một vị trí khác
- Từ menu, chọn Công cụ - Tùy chọn - Danh sách tùy chỉnh
-
Sử dụng Nhập từ các ô và nhấp vào Nhập
Nhập danh sách tùy chỉnh -
Khi bạn sử dụng hộp thoại Sắp xếp, hãy chọn các tùy chọn và chọn danh sách của bạn.
Tùy chọn sắp xếp - Kết quả: danh sách được sắp xếp theo chuỗi danh sách tùy chỉnh của bạn
Sắp xếp ngẫu nhiên
Bạn có một danh sách 25 sinh viên trong lớp của bạn. Bạn cần chỉ định cho họ một thứ tự nhất định để trình bày báo cáo sách của họ. Nếu bạn xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái, thì Amber và Andy sẽ liên tục phải đi trước. Bạn muốn sắp xếp danh sách một cách ngẫu nhiên.
- Bên cạnh danh sách, hãy thêm một tiêu đề có tên là Ngẫu nhiên
-
Chọn tất cả các ô bên cạnh cột tên này. Kiểu
=RAND()
Nhập công thức RAND -
Nhấn Ctrl + Enter để nhập các ô trong tất cả các ô trong vùng chọn.
Nhấn Ctrl + Enter - Sắp xếp theo cột B để được một dãy ngẫu nhiên.
Lưu ý rằng khi bạn sắp xếp, việc sắp xếp sẽ được thực hiện và sau đó tất cả các ô trong cột B sẽ được điền lại bằng một số ngẫu nhiên mới. Do đó, sau khi sắp xếp, các hàng sẽ được sắp xếp ngẫu nhiên, nhưng các giá trị trong cột B sẽ không còn xuất hiện theo thứ tự tăng dần. Điều này là do các giá trị trong B đã thay đổi sau khi sắp xếp.
