Hướng dẫn Excel: Cách sử dụng trình vẽ định dạng

Nếu bạn sử dụng Excel thường xuyên, bạn sẽ thấy rằng bạn thực hiện rất nhiều định dạng. Trong video này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng một công cụ có tên là Format Painter để tăng tốc độ định dạng thủ công.

Khi bạn làm việc trong Excel, bạn sẽ thường dành một lượng thời gian đáng kể để định dạng dữ liệu để làm cho nó trông đẹp. Và mặc dù các công cụ định dạng trong Excel rất dễ sử dụng, nhưng việc áp dụng định dạng theo cách thủ công có thể nhanh chóng trở nên tẻ nhạt.

Một công cụ bạn có thể sử dụng để tăng tốc độ là Format Painter. Format Painter sao chép định dạng từ nhóm ô này sang nhóm ô khác.

Trong ví dụ này, tôi có một bảng có nhiều định dạng tùy chỉnh được áp dụng: tiêu đề có tô màu và phông chữ trắng; tên phim được in nghiêng; năm và cấp bậc được căn giữa; thời lượng phim được định dạng theo thời gian; và tất cả các ô dữ liệu có đường viền màu xám.

Ở bên phải, tôi có một bảng khác có cùng loại dữ liệu và không có định dạng. Câu hỏi đặt ra là, làm thế nào tôi có thể nhanh chóng định dạng bảng thứ hai để khớp với bảng đầu tiên?

Đây là một công việc hoàn hảo cho Format Painter. Đầu tiên, chọn các ô có định dạng bạn muốn sao chép. Tiếp theo, bấm vào công cụ Format Painter trên tab trang chủ của dải băng. Bạn sẽ thấy con trỏ thay đổi thành một chổi sơn nhỏ.

Bây giờ hãy nhấp vào ô phía trên bên trái trong nhóm ô bạn muốn định dạng. Trong một bước, Trình vẽ định dạng áp dụng tất cả các định dạng.

Bạn cũng có thể sử dụng Trình vẽ định dạng với các nhóm ô nhỏ. Để minh họa, tôi sẽ nhấp vào Format Painter chỉ với một ô được chọn. Bây giờ tôi có thể kéo qua tiêu đề trong bảng thứ hai và áp dụng cùng một định dạng.

Hãy hoàn tác điều đó và thử làm việc với các cột. Một cú nhấp chuột sẽ áp dụng định dạng cho cùng một số ô đã được chọn ban đầu. Nếu tôi chọn nhiều ô hơn, trước khi nhấp vào Trình vẽ định dạng, cùng một số ô sẽ được định dạng khi tôi nhấp.

Thông thường, Trình vẽ định dạng ngừng hoạt động sau khi bạn nhấp một lần. Tuy nhiên, bạn có thể khóa con trỏ ở chế độ Format Painter bằng cách bấm đúp vào công cụ. Sau đó, bạn có thể tiếp tục làm việc với cùng một định dạng. Nhấn phím Escape để thoát khỏi Format Painter.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng Format Painter để áp dụng định dạng cho toàn bộ trang tính, miễn là cả hai trang tính có cùng cấu trúc và bố cục.

Bấm vào ô gốc ở phía trên bên trái của trang tính nguồn để chọn tất cả các ô, sau đó bấm vào Format Painter. Chuyển sang trang tính thứ hai và nhấp vào điểm gốc. Tất cả các ô sẽ được định dạng để phù hợp với trang tính đầu tiên.

Format Painter có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong tình huống thích hợp, vì vậy hãy chú ý tìm kiếm cơ hội sử dụng nó!