Như tôi đã đề cập trong Excel 2020: Lấy Ý tưởng từ Trí tuệ Nhân tạo, nhóm Excel đã không thêm bất kỳ tính năng mới nào vào tab Trang chủ kể từ ngày 30 tháng 1 năm 2007. Ý tưởng là tính năng đầu tiên được cho là xứng đáng có trên tab Trang chủ.
Mặc dù nhóm Excel không cho rằng nhiều tính năng xứng đáng với tab Trang chủ, bạn có thể thêm các tính năng yêu thích của mình vào Thanh công cụ truy cập nhanh (sau đây gọi là QAT).
Tôi luôn thích hỏi mọi người xem họ đã thêm gì vào QAT của mình. Trong một cuộc thăm dò trên Twitter vào tháng 1 năm 2019, tôi đã có hơn 70 đề xuất về các tính năng yêu thích có thể được thêm vào QAT.
Đối với tôi, một bổ sung "tốt" cho QAT là một lệnh mà bạn sử dụng thường xuyên chưa có trên tab Trang chủ. Bất kỳ tính năng nào trong danh mục Lệnh Không có Trong Ruy-băng đều là ứng cử viên nếu bạn phải sử dụng chúng.
Tôi đã đề xuất các biểu tượng sau trên QAT:
- Biểu tượng AutoFilter đã được sử dụng trong Excel 2020: Lọc theo lựa chọn trong Excel
- Thay đổi hình dạng trong Excel 2020: Nhận xét kiểu cũ có sẵn dưới dạng ghi chú
- Nói ô trong Excel 2020: Tránh Whiplash với Nói ô
- Nói ô khi nhập trong Excel 2020: Một thủ thuật tuyệt vời cho ngày Cá tháng Tư
Dưới đây là các biểu tượng khác mà bạn có thể muốn thêm vào QAT của mình.
Cách dễ dàng để thêm vào QAT
Cách dễ nhất để thêm một biểu tượng vào QAT là nhấp chuột phải vào biểu tượng trong Ruy-băng và chọn Thêm vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
Thêm Công thức, Tùy chọn Tính toán, Thủ công vào QAT cung cấp cho bạn dấu hiệu rõ ràng về thời điểm sổ làm việc của bạn ở chế độ tính toán Thủ công:
Cách khó để thêm vào QAT
Đôi khi, không thể nhấp chuột phải vào lệnh bạn muốn. Ví dụ: sử dụng Alt +; làm lối tắt cho Ô hiển thị trong hộp thoại Đi đến Đặc biệt.
Chỉ các ô có thể nhìn thấy có sẵn để thêm vào QAT. Nhưng bạn không thể thêm nó bằng cách nhấp chuột phải vào hộp thoại. Để làm cho vấn đề tồi tệ hơn, khi bạn làm theo các bước này, bạn phải tìm kiếm lệnh có tên "Chọn các ô hiển thị" thay vì lệnh có tên "Chỉ các ô hiển thị".
-
Bấm chuột phải vào bất kỳ đâu trong Ruy-băng và chọn Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh. Hộp thoại Tùy chọn Excel mở ra hiển thị danh sách các Lệnh Phổ biến. Tôi từ chối nhiều lệnh phổ biến này vì chúng đã là một cú nhấp chuột duy nhất trên tab Trang đầu của thanh Ribbon.
- Mở menu thả xuống ở bên phải các Lệnh Phổ biến và chọn Tất cả các Lệnh hoặc Lệnh Không có Trong Dải băng.
-
Cuộn qua hộp danh sách bên trái để tìm lệnh.
-
Nhấp vào nút Thêm >> ở giữa màn hình.
- Bấm OK để đóng Tùy chọn Excel.
-
Di chuột qua biểu tượng mới được thêm để xem chú giải công cụ và có thể tìm hiểu về phím tắt.
Các biểu tượng QAT yêu thích từ Twitter
Nếu bạn đang tìm kiếm điều gì đó để làm cho Twitter thú vị hơn, hãy cân nhắc theo dõi @MrExcel. Sau đó, bạn có thể tham gia các cuộc khảo sát thú vị như cuộc khảo sát này:
Dưới đây là một số gợi ý từ những người trên Twitter.
Trong Excel 2020: Nhanh chóng chuyển đổi công thức thành giá trị
Cảm ơn ExcelCity, Adam Warrington, Dan Lanning, Christopher Broas. Phần thưởng cho AJ Willikers, người đã đề xuất cả Dán Giá trị và Dán Giá trị và Định dạng số được hiển thị ở bên phải Dán Giá trị ở trên.
Đôi khi, bạn không muốn có thư viện
Lệnh tiếp theo phổ biến nhất để thêm vào QAT là Freeze Panes. Chuyển đến tab Xem. Mở menu thả xuống Ngăn đóng băng. Nhấp chuột phải vào Freeze Panes và Excel cung cấp "Thêm Thư viện vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh".
Freeze panes là một lệnh khó. Nếu bạn muốn cố định hàng 1 và cột A: B, bạn phải đặt con trỏ ô ở C2 trước khi bạn gọi Ngăn đóng băng.
Một số người không hiểu điều này và trong Excel 2007, nhóm Excel đã tạo thư viện Freeze Panes với các lựa chọn để cố định hàng trên cùng và cố định cột đầu tiên cho những người không biết chọn C2 trước khi gọi Ngăn đóng băng.
Vì bạn hiểu cách hoạt động của Freeze Panes, bạn không muốn có thư viện trên QAT. Bạn chỉ muốn có biểu tượng Freeze Panes.
Khi bạn tìm kiếm các lệnh trong Tùy chọn Excel, có hai lựa chọn cho Ngăn đóng băng. Cái có mũi tên là phòng trưng bày. Cái đầu tiên là cái bạn muốn.
Cảm ơn Debra Dalgleish, Colin Foster và @Excel_City đã đề xuất Freeze Panes
Trong các trường hợp khác, phiên bản Thư viện cao cấp hơn phiên bản không có thư viện. Đây là một ví dụ. Jen (người rõ ràng là @PFChangsAddict) đã đề xuất thêm Save As vào QAT. Alex Waterton đề xuất thêm Lưu dưới dạng Định dạng Khác. Khi tôi lần đầu tiên thêm phiên bản không có thư viện của Lưu dưới dạng Định dạng khác, tôi nhận ra rằng cả hai biểu tượng đều mở hộp thoại Lưu dưới dạng.
Thay vào đó, hãy sử dụng phiên bản Thư viện của Save As
Đây là bốn biểu tượng trong QAT. Thư viện Save As Other Format cung cấp nhiều lựa chọn nhất.
Nếu bạn đang lên kế hoạch tạo nhiều tệp PDF, Colin Foster đề xuất thêm Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS vào QAT.
9 biểu tượng đầu tiên trong QAT có phím tắt dễ dàng
Hầu hết những người tùy chỉnh QAT đều thêm các biểu tượng mới sau các lệnh Tự động lưu, Lưu, Hoàn tác, Làm lại có trong QAT mặc định. Nhưng 9 điểm QAT đầu tiên đó có các phím tắt siêu dễ dàng. AJ Willikers chỉ ra rằng 9 biểu tượng đầu tiên có các phím cắt ngắn dễ dàng.
Nhấn và thả phím alt = "". Các mẹo chính xuất hiện trên mỗi tab ruy-băng. Vì vậy, Alt, H, S, O sẽ sắp xếp giảm dần. Nếu bạn sắp xếp giảm dần nhiều, hãy thêm biểu tượng làm một trong 9 biểu tượng đầu tiên trên QAT. Nhấn và thả Alt, Sau đó nhấn 1 để gọi biểu tượng đầu tiên trên QAT. Lưu ý rằng các mẹo chính cho các mục 10 trở lên yêu cầu bạn nhấn Alt, 0, 1 nên chúng không hoàn toàn dễ dàng như 9 biểu tượng đầu tiên.
Cảm ơn AJ Willikers đã chỉ ra các phím tắt alt = "" 1-9.
Công cụ Máy ảnh so với Dán dưới dạng Ảnh được Liên kết
Một lệnh QAT phổ biến khác trên Twitter là Camera. Bản hack tuyệt vời này có từ Excel 97. Nó rất tuyệt vì nó cho phép bạn dán ảnh trực tiếp của các ô từ Sheet17 trên trang tính Bảng điều khiển. Nó khó sử dụng và Microsoft đã làm việc lại công cụ này trong Excel 2007, đổi tên nó thành Paste As Linked Picture. Nhưng hoạt động của công cụ đã thay đổi và một số người thích cách cũ hơn.
Để biết thông tin cơ bản về công cụ này, hãy xem Excel 2020: Xếp hàng các phần của bảng điều khiển với độ rộng cột khác nhau.
Cách cũ: Bạn có thể chọn các ô. Nhấp vào biểu tượng Máy ảnh. Con trỏ chuột thay đổi thành hình chữ thập. Bấm vào bất kỳ nơi nào bạn muốn dán hình ảnh của các ô.
Cách mới: Sao chép các ô. Nhấp vào vị trí mới. Chọn Dán dưới dạng Ảnh được Liên kết. Nếu bạn không muốn ảnh được xếp thẳng hàng với góc trên cùng bên trái của ô, hãy kéo để di chuyển ảnh vào vị trí.
Cảm ơn Manoel Costa, Brad Edgar và Duncan Williamson đã gợi ý về Máy ảnh.
Cắt màn hình để chụp ảnh tĩnh từ ứng dụng khác
Một trong những lệnh yêu thích của tôi cho QAT là Insert Screen Clipping. Giả sử bạn muốn lấy hình ảnh của một trang web và đưa nó vào trang tính Excel của mình. Để sử dụng công cụ một cách hiệu quả, bạn cần đảm bảo rằng trang web là cửa sổ mới nhất phía sau sổ làm việc Excel. Vì vậy - hãy truy cập trang web. Sau đó chuyển trực tiếp sang Sổ làm việc Excel của bạn. Chọn Chèn cắt màn hình và đợi một lát. Màn hình Excel biến mất, để lộ trang web. Chờ cho trang web chuyển sang màu xám, sau đó sử dụng con trỏ chuột để kéo một hình chữ nhật xung quanh phần của trang web. Khi bạn nhả nút chuột, ảnh tĩnh của trang web (hoặc bất kỳ ứng dụng nào) sẽ được dán vào Excel. Screen Clipping cũng rất tốt để đưa biểu đồ Excel vào Power Point. Cho đến khi bạn thêm lệnh này vào QAT, lệnh này sẽ bị ẩn ở cuối Chèn, Ảnh chụp màn hình. Tôi khôngt thích các tùy chọn Ảnh chụp màn hình vì chúng đặt toàn bộ màn hình trong Excel. Screen Clipping cho phép bạn chỉ chọn một phần của màn hình.
Hai biểu tượng có thể dẫn đến cùng một nơi: Mở Gần đây và Mở
Một trong những lệnh QAT phổ biến trong Excel 2010 và Excel 2013 là thư mục có dấu sao - Mở tệp gần đây…. Lệnh này đã biến mất khỏi Excel trong Excel 2016. Nhưng mọi người phát hiện ra rằng nếu bạn xuất cài đặt của mình từ 2013 rồi nhập sang 2016 hoặc 2019, biểu tượng sẽ xuất hiện!
Khi tôi xem xét viễn cảnh kéo tệp .tlb Excel 2013 của mình trong suốt phần đời còn lại của mình, tôi vô tình nhận ra rằng biểu tượng Mở dẫn đến cùng một vị trí với biểu tượng Mở tệp gần đây.
Cảm ơn Colin Foster và Ed Hansberry đã đề xuất Mở tệp gần đây.
Xóa bộ lọc và áp dụng lại bộ lọc
Bạn hy vọng đã có Tự động lọc trên QAT của mình sau khi đọc Excel 2020: Lọc theo lựa chọn trong Excel.
Bathazar Lawson đề nghị thêm Bộ lọc áp dụng lại vào QAT. Đây là cách điều này trở nên hữu ích. Giả sử bạn có một danh sách các dự án. Bạn không cần phải xem bất kỳ điều gì khi mã trạng thái Hoàn thành. Bạn thiết lập một bộ lọc cho điều này.
Bạn thay đổi mã trạng thái trên một số dự án. Một số dự án từng được Xem xét nay đã Hoàn thành.
Thay vì mở lại menu thả xuống Bộ lọc, hãy nhấp vào Áp dụng lại Bộ lọc.
Excel sẽ đánh giá lại dữ liệu và ẩn các mục hiện có dấu 5.
Một số tính năng trong tương lai Ra mắt trên QAT và sau đó trở thành tính năng thực
Tôi đã tham dự một hội thảo ở Topeka khi Candace và Robert dạy tôi rằng bạn có thể thêm một biểu tượng có tên là Vị trí tài liệu vào QAT.
Nếu bạn cần sao chép vị trí tài liệu vào khay nhớ tạm, bạn có thể chọn văn bản từ QAT, nhấp chuột phải và chọn Sao chép.
Vị trí Tài liệu đã có sẵn ít nhất là Excel 2010. Vào đầu năm 2019, người đăng ký Office 365 sẽ nhận thấy rằng màn hình Tệp, Thông tin hiện có các tính năng tương đương mới của Đường dẫn Sao chép và Vị trí Tệp Mở.
Chỉ số dưới và chỉ số dưới dễ dàng hơn
Thêm các biểu tượng Superscript và Subscript mới vào QAT. Khi bạn đang nhập, hãy nhấp vào một trong hai biểu tượng để tiếp tục nhập chỉ số dưới hoặc chỉ số trên. Điều này có thể hữu ích cho một ký tự (chẳng hạn như 2 trong H 2 0) hoặc cho một số ký tự.
Các tính năng mới từ tab dữ liệu
Tab Dữ liệu giống như Lối đi bộ lát gỗ và Nơi đỗ xe của dải băng Excel. Mọi người quản lý dự án đều muốn ở trên tab Trang chủ, nhưng hầu hết các tính năng tuyệt vời đều nằm trên tab dữ liệu. Excel 2016 đã giới thiệu Lấy dữ liệu (Power Query), Mối quan hệ và Làm mới tất cả. Thêm chúng vào QAT.
Xây dựng công thức mà không cần rời chuột
Ha-ha! Lời khuyên này trái ngược với những gì mà mọi chuyên gia về Excel dạy. Hầu hết mọi người muốn bạn xây dựng công thức mà không bao giờ rời khỏi bàn phím. Nhưng nếu bạn ghét bàn phím và muốn sử dụng chuột thì sao? Bạn có thể thêm các toán tử này vào QAT của mình:
Sử dụng chuột, bạn có thể nhấp vào dấu Bằng, sau đó nhấp vào C1, rồi đến Nhân, rồi D1, rồi Chia, rồi E1. Để hoàn thành công thức, hãy nhấp vào dấu kiểm màu xanh lá cây bên cạnh thanh công thức để Enter. Đáng ngạc nhiên, Enter không có sẵn cho QAT. Nhưng thanh công thức thường luôn hiển thị, vì vậy điều này sẽ hoạt động.
Bảy biểu tượng được hiển thị ở trên không nằm trong một phần của hộp thoại Tùy chỉnh. Bạn phải tìm kiếm chúng trong phần E, P, M, M, D, E và P của danh sách.
Hiển thị QAT bên dưới ruy-băng
Bấm chuột phải vào Ruy-băng và chọn Hiển thị Thanh công cụ Truy nhập Nhanh Bên dưới Ruy-băng. Có một số lợi thế. Đầu tiên, đó là một lần di chuyển chuột ngắn hơn để đến các biểu tượng. Thứ hai, khi QAT ở trên Ribbon, bạn có ít không gian hơn cho đến khi các biểu tượng chạy vào tên tệp.
