Cheryl đã gửi đến vấn đề Excel của tuần này. Những người kỳ cựu trong Excel sẽ coi điều này là cơ bản, nhưng đó là một mẹo có giá trị đối với Cheryl. Vì đây là mẹo Excel đầu tiên của mùa giải 1999-2000, chúng ta sẽ bắt đầu với mẹo cơ bản.
Ai đó đã cho tôi một bảng tính Excel. Mã vùng nằm trong cột F và số điện thoại gồm 7 chữ số ở cột G. Tôi biết cách tách một cột bằng cách sử dụng Text-to-Columns, nhưng làm cách nào để hợp nhất 2 cột này với nhau?
May mắn thay, mã vùng và số điện thoại không bao giờ bắt đầu bằng 0 ở Hoa Kỳ, vì vậy không có trường hợp số 0 đứng đầu của số điện thoại bị mất. Quá trình quét nhanh dữ liệu cho thấy tất cả các số điện thoại đều có 7 chữ số và tất cả các mã vùng đều có ba chữ số. Sau khi nói chuyện với Cheryl, chúng tôi đồng ý rằng định dạng tốt nhất là để số điện thoại xuất hiện như sau: (330) 555-1212
Trong ô H2, chúng ta sẽ bắt đầu xây dựng công thức. Toán tử trong Excel để nối hai trường văn bản là ký hiệu &. Bất kỳ hằng số nào bạn muốn phải được bao gồm trong dấu ngoặc kép. Vì vậy, để nhận được các dấu ngoặc đơn đứng đầu và mã vùng, bạn cần một công thức như sau:="("&F2
Tiếp theo, thêm một toán tử nối khác và dấu ngoặc đơn đóng xung quanh mã vùng. Lưu ý rằng có cả dấu ngoặc đơn và dấu cách trong dấu ngoặc kép.="("&F2&") "
Để lấy số điện thoại có dấu gạch ngang sẽ khó hơn một chút. Sử dụng hàm LEFT để chỉ lấy ba chữ số đầu tiên của số điện thoại. Cú pháp là LEFT (ô, # ký tự). Sau đó, thêm một ký tự nối khác và dấu gạch ngang ở giữa trong dấu ngoặc kép.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
Để nhận các chữ số thứ 4 đến thứ 7 của số điện thoại, hãy sử dụng hàm MID. Cú pháp là MID (ô, Ký tự bắt đầu, Số ký tự). Chúng tôi muốn bắt đầu ở ký tự thứ 4 và tiếp tục với tổng cộng 4 ký tự. Do đó, công thức cuối cùng là:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Chà - trông giống như một công thức lớn, nhưng nếu bạn chia nhỏ nó ra và chỉ xây dựng nó từng bước một thì thật dễ dàng.
Cùng theo dõi để biết thêm 2 mẹo hay nữa nhé. Bây giờ bạn có công thức trong ô H2, bạn cần một cách nhanh chóng để sao chép nó xuống tất cả các ô. Excel có một phím tắt tuyệt vời cho việc này. Đặt cellpointer trên H2. Ở góc dưới bên phải của hộp con trỏ là một hình vuông nhỏ. Nhấp đúp vào ô vuông này bằng chuột của bạn và công thức sẽ sao chép xuống nhiều hàng như bạn có dữ liệu trong cột G.
Có một bước quan trọng cuối cùng. Nếu bây giờ bạn xóa cột F và G, tất cả những số điện thoại đáng yêu đó trong H sẽ biến thành #REF !. Bạn cần chuyển đổi các ô từ công thức thành giá trị. Đây là cách để làm điều đó. Đánh dấu tất cả các ô chứa số điện thoại trong cột H. Nhấn Ctrl + C (hoặc Chỉnh sửa - Sao chép) để sao chép các ô đó. Bây giờ, không cần làm nổi bật các ô, ngay lập tức thực hiện Chỉnh sửa - Dán Đặc biệt. Bấm vào nút radio cho Giá trị và bấm OK. Các công thức bây giờ sẽ được thay đổi thành các giá trị và bạn có thể xóa các cột F & G.
Excel cực kỳ linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu. Trong trường hợp này, Cheryl sợ rằng mình sẽ thức cả đêm để nhập lại các mã vùng và số điện thoại đó vào một ô duy nhất. Công thức và các bước trong mẹo tuần này cho phép bạn thực hiện nhiệm vụ tương tự trong khoảng một phút.
