Sửa dữ liệu Excel bằng cách sử dụng Flash Fill - Mẹo Excel

Mục lục

Thứ Tư hàng tuần, tôi đang xem một mẹo Excel yêu thích từ Người quản lý dự án Excel Ash Sharma. Tuần này, Flash Fill. Được giới thiệu trong Excel 2013, Flash Fill sẽ cho phép bạn trích xuất các ký tự từ một cột dữ liệu hoặc nối dữ liệu từ các cột mà không cần viết công thức.

Hãy xem xét ví dụ được hiển thị bên dưới. Một mã sản phẩm có ba phân đoạn được phân tách bằng dấu gạch ngang. Bạn muốn trích xuất đoạn giữa. Phân đoạn đầu tiên có thể dài 3 hoặc 4 ký tự. Phân đoạn thứ hai luôn là 2 ký tự. Công thức để trích xuất các phân khúc trung lưu không phải là khoa học tên lửa, nhưng nó không phải là một cái gì đó mới bắt đầu sẽ đến với: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Công thức hiển thị trong E2 là Excel trung gian

Nhưng với Flash Fill, bạn không cần phải nghĩ ra công thức. Làm theo các bước đơn giản sau:

Đảm bảo rằng có một tiêu đề trên A2.
Nhập tiêu đề vào B1.
Nhập ME vào B2.
Bạn có một sự lựa chọn ở đây. Bạn có thể chọn B3 và nhấn Ctrl + E để gọi Flash Fill. Hoặc, bạn có thể đi đến B3 và nhập ký tự đầu tiên của câu trả lời đúng: E. Nếu bạn bắt đầu nhập vào EU, Flash Fill sẽ bắt đầu hoạt động và hiển thị cho bạn một cột kết quả màu xám. Nhấn Enter để nhận kết quả.

Excel đề nghị điền nhanh

Cá nhân, tôi đoán tôi là một người hơi thích kiểm soát. Tôi muốn cho Flash Fill biết khi nào thì bắt đầu hành động.

Hiệu ứng màu xám được hiển thị trong hình trước thật tuyệt vời khi cho phép một tân binh Excel phát hiện ra rằng Flash Fill tồn tại. Nó sẽ phát hiện ai đó sắp nhập hàng nghìn ô và ngăn điều đó xảy ra. Flash Fill có lẽ đã giúp tiết kiệm hàng triệu giờ năng suất của những người làm việc chung.

Nhưng có những điểm tinh tế đối với Flash Fill - tôi gọi nó là Advanced Flash Fill - và nếu bạn hiểu những điều tinh tế đó, bạn sẽ muốn Flash Fill chờ đợi cho đến thời điểm thích hợp.

Nếu bạn muốn kiểm soát và chỉ để Flash Fill xảy ra khi bạn nhấn Ctrl + E, hãy chuyển đến File, Options, Advanced và bỏ chọn Automatically Flash Fill.

Ngăn lấp đầy Flash không hoạt động quá sớm

Đây là một ví dụ phức tạp hơn. Mã sản phẩm trong cột I chứa hỗn hợp chữ số và ký tự viết hoa. Bạn chỉ muốn lấy các chữ số hoặc chỉ các ký tự. Có một công thức cho điều này, nhưng tôi không thể nhớ nó. Vui lòng xem Dueling Excel Video 186 để biết công thức mảng hoặc Hàm do người dùng xác định VBA. Tôi sẽ không xem video, vì tôi có thể giải quyết vấn đề này với flash fill.

Trích xuất các chữ số là một công thức phức tạp

Đây là một trong những trường hợp mà Flash Fill sẽ không thể tìm ra mẫu từ một ví dụ. Nếu bạn nhập '0252 trong J3 và sau đó Ctrl + E từ J4, Excel không thể tìm ra câu trả lời bất kỳ lúc nào số phần bắt đầu bằng một chữ số.

Flash lấp đầy quá sớm và nó không thành công

Thay vào đó, hãy làm theo các bước sau:

Đảm bảo rằng có một tiêu đề phía trên I2. Thêm tiêu đề trong J1 và K1. Nếu không có tiêu đề, Flash Fill sẽ không hoạt động.
Bạn hoàn toàn cần số 0 đứng đầu xuất hiện trong 0252 trong ô J2. Nếu bạn chỉ nhập 0252, Excel sẽ thay đổi nó thành 252. Vì vậy, hãy nhập dấu nháy đơn (') và sau đó nhập 0252 trong J2.
Trong J3, nhập '619816
Trong J4, nhập '0115
Từ J5, nhấn Ctrl + E. Flash Fill sẽ chỉ lấy các chữ số một cách chính xác

Flash điền vào chỉ ra ý định sau 3 ví dụ

Thận trọng

Flash Fill sẽ xem xét tất cả các cột trong Vùng hiện tại. Nếu bạn cố gắng trích xuất các ký tự từ cột I trong khi cột J nằm trong Vùng hiện tại, thì Flash Fill sẽ gặp sự cố. Thay vào đó, hãy làm theo các bước sau.

Chọn các cột J & K. Home, Insert, Insert Sheet Rows để di chuyển cột Chữ số.
Trong J1, hãy nhập tiêu đề.
Trong J2, nhập BDNQGX
Trong J3, nhấn Ctrl + E. Flash Fill sẽ hoạt động chính xác.

Cô lập các cột chứa dữ liệu nguồn

Flash Fill có thể được sử dụng trên nhiều cột. Trong ví dụ dưới đây, bạn muốn các chữ cái đầu từ cột Z, mỗi chữ cái được theo sau bởi một dấu chấm. Sau đó là một khoảng trắng và họ từ cột AA. Bạn muốn toàn bộ sự việc trở thành trường hợp thích hợp. Nếu không có những người có tên hai nòng, bạn có thể đã sử dụng =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Nhưng đối phó với ME Walton sẽ làm cho công thức đó khó khăn hơn đáng kể. Flash Fill để giải cứu.

Đảm bảo có các tiêu đề trong Z1, AA1 và AB1.
Nhập J. Doe trong AB2
Chọn ô AB3 và nhấn Ctrl + E. Tô màu flash sẽ bắt đầu hoạt động, nhưng nó sẽ không sử dụng cả hai chữ cái đầu trong Hàng 6, 10 hoặc 18.

Điền vào flash có thể học hỏi từ các chỉnh sửa
Chọn ô AB6 và nhập một mẫu mới: ME Walton. Bấm phím Enter. Thật kỳ diệu, Flash Fill sẽ tìm kiếm những cái khác với mẫu này và sẽ sửa lại BB Miller và MJ White.

Điền vào flash có thể học hỏi từ các chỉnh sửa