Ghi chú
Katie Sullivan là giám đốc dự án của nhóm Microsoft Word. Đối với mẹo này, tôi chuyển bục cho Katie.
Trong khi những người hâm mộ Excel đôi khi trêu chọc rằng Word và PowerPoint là các ứng dụng phần mềm miễn phí đi kèm với Excel, nhưng đôi khi Microsoft Word cung cấp một tính năng mà Excel không có. Trong những trường hợp đó, việc sao chép dữ liệu của bạn từ Excel, dán vào Word, thực hiện lệnh, sau đó sao chép lại sang Excel là rất hợp lý. Dưới đây là một số ví dụ về các kỹ thuật được xử lý trong Word tốt hơn trong Excel.
Kỹ thuật 1: Chuyển đổi sang trên, dưới, thích hợp
Nếu bạn phải chuyển đổi từ viết hoa sang viết thường hoặc viết hoa, Word có tổ hợp phím tắt. Sao chép dữ liệu sang Word và chuyển đổi trường hợp bằng Shift + F3.
Kỹ thuật 2: Thêm Bullets
Nếu bạn muốn thêm dấu đầu dòng vào ô Excel, thì trong Word sẽ dễ hơn nhiều trong Excel. Sao chép các ô sang Word và áp dụng kiểu dấu đầu dòng. Sao chép từ Word và dán trở lại Excel. Bạn có thể phải sử dụng biểu tượng Giảm thụt lề một vài lần.
tiền boa
Nếu bạn có một dải ô chứa văn bản, hãy chọn dải ô đó và nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Định dạng Ô. Sau đó, trên tab Số, chọn Tùy chỉnh từ danh sách bên trái. Nhấp vào hộp Loại và xóa bất kỳ thứ gì ở đó. Giữ phím alt = "" trong khi nhấn phím 7 trên bàn phím số. Một dấu đầu dòng sẽ xuất hiện. Nhập dấu cách và sau đó nhập @.
Kỹ thuật 3: Hình dung và Công thức Màu
Nếu bạn có một công thức quá dài, chẳng hạn như một công thức có 10 câu lệnh IF lồng nhau, bạn có thể dán vào Word và sử dụng màu sắc và Shift + Enter để khoảng trống công thức để giúp hiểu rõ về công thức. (Một phản bác từ nhóm Excel: Bạn có thể mở rộng thanh công thức và sử dụng Alt + Enter để chia công thức thành nhiều dòng. Hoặc, bạn có thể sử dụng Tiện ích bổ sung RefTreeAnalyser tuyệt vời từ Jan Karel Pieterse.
Kỹ thuật 4: Nhanh hơn SmartArt
Word cung cấp tùy chọn Chuyển đổi Văn bản sang SmartArt. Mặc dù Excel cũng cung cấp SmartArt, nhưng ở đó nó không tiện dụng lắm vì bạn phải sao chép từng mục một vào ngăn SmartArt.
Kỹ thuật 5: Trích xuất dữ liệu từ PDF
Giả sử ai đó có sổ làm việc Excel và lưu sổ làm việc đó dưới dạng PDF. Họ gửi nó cho bạn. Điều này thật khó chịu và rõ ràng là họ không muốn bạn sử dụng lại dữ liệu. Nếu bạn mở tệp PDF trong Acrobat Reader, sao chép dữ liệu và dán vào Excel, nó sẽ được giải phóng thành một cột duy nhất. Nhưng đây là bí mật: Dán dữ liệu đó vào Word trước. Các hàng và cột sẽ dán đúng cách. Sau đó, bạn có thể sao chép từ Word và dán lại vào Excel. (Nếu bạn gặp khó khăn trong phiên bản Office trước 2013, tôi khuyên bạn nên sử dụng Able2Extract.)
Dữ liệu gốc được hiển thị ở bên trái bên dưới và bạn có thể thấy ở bên phải và nó trông như thế nào khi bạn dán trực tiếp từ PDF sang Excel. Bạn có thể thấy rằng dữ liệu "được giải nén", với B1: C1 sẽ đến A2: A3, v.v.
Dán dữ liệu đó vào Word.
Sao chép từ Word và dán sang Excel.
Dữ liệu vẫn theo thứ tự ban đầu. Bạn có thể hủy áp dụng Word Wrap và điều chỉnh độ rộng của cột để quay lại dữ liệu ban đầu.
Kỹ thuật 6: Thay đổi định dạng các từ trong Excel
Nếu bạn có các câu văn bản trong Excel, bạn có thể chọn một từ khi ở chế độ Chỉnh sửa và thay đổi màu của từ đó. Nhưng việc thay đổi màu trên toàn cầu của tất cả các lần xuất hiện của từ trong Excel là điều tẻ nhạt. Thay vào đó, hãy dán dữ liệu vào Word và nhấn Ctrl + H. Đổi chó thành chó. Bấm Thêm >> và sau đó chọn Định dạng, Phông chữ. Chọn màu đỏ. Nhấp vào Thay thế Tất cả.
Sao chép từ Word và dán trở lại Excel. Hình dưới đây cho thấy kết quả của bạn.
Kỹ thuật 7: Thay thế trong khi giữ định dạng ký tự
Word cũng xử lý một vấn đề tương tự: thay thế văn bản nhưng vẫn giữ nguyên định dạng văn bản. Dưới đây là khảo sát về thú cưng tốt nhất. Ai đó đã đánh dấu những từ nhất định trong văn bản.
Sử dụng Ctrl + H để thực hiện Tìm và Thay thế, như hình bên trái. Khi bạn sử dụng Replace All, nếu một câu bị thay đổi, các định dạng trong ô của bạn sẽ bị mất. Trong hình bên dưới, gạch ngang vẫn ở hàng đầu tiên vì hàng đó không có sự xuất hiện của từ chó con và do đó không bị thay đổi.
Để giữ nguyên định dạng trong văn bản gốc, hãy sao chép sang Word. Thực hiện thay thế trong Word. Sao chép từ Word và dán trở lại Excel.
Cảm ơn Katie Sullivan (một người quản lý dự án trong nhóm Word!) Đã đóng góp mẹo này. Katie rõ ràng thích chó hơn mèo. Cảm ơn Glenna Shaw và Oz du Soleil đã đóng góp ý kiến cho mẹo này.
