Kết hợp thư sang PDF từ Excel - Tin tức

Vào ngày 1 tháng 1 năm 2018, mức lương tối thiểu ở Thành phố New York tăng lên 13,50 đô la. Điều này có nghĩa là hàng triệu bản sao của biểu mẫu LS 54S hoặc biểu mẫu LS54 - Thông báo và Xác nhận Mức lương phải được gửi đến người lao động. Bang New York cung cấp một bản sao trống của biểu mẫu này dưới dạng PDF được bảo vệ bằng mật khẩu. Làm thế nào bạn có thể sử dụng Excel để chuẩn bị hàng trăm tài liệu như vậy cho nhân viên của mình?

Trong khi quy trình thực hiện phối thư từ Excel sang Word đã được ghi lại tại (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), bạn có thể thực hiện phối thư từ Excel sang PDF không?

Tôi rất ngạc nhiên rằng giải pháp tốt nhất cho quá trình này là sử dụng Adobe InDesign! Nhưng trước tiên, hãy để tôi tóm tắt lại hai lần thất bại của tôi:

• Không thành công lần 1: Tôi đã thử sao chép biểu mẫu LS54 trong Excel bằng cách sử dụng một loạt các Đoạn màn hình để bao quanh các ô sẽ chứa các trường trong Excel. Điều này kéo dài mãi mãi, và khi in ra, các vết cắt màn hình trông rất kinh khủng.

  

• Không thành công lần 2: Sử dụng Adobe Acrobat. Bạn sẽ nghĩ rằng phiên bản đầy đủ của Acrobat sẽ cung cấp một cách để điền biểu mẫu bằng cách sử dụng kết hợp thư. Có tùy chọn Nhập Dữ liệu trong Công cụ, Biểu mẫu, Tùy chọn Biểu mẫu khác. Tôi đã lãng phí thời gian để thêm các trường vào PDF, nhập bảng tính và sau đó thất vọng khi phát hiện ra rằng tôi chỉ có thể điền một biểu mẫu tại một thời điểm. Chọn Hàng 2 và tôi có thể in nhân viên đầu tiên. Nhưng sau đó tôi sẽ phải chọn Hàng 3, In, Chọn Hàng 4, In, Hàng 5, In, và điều này sẽ không bao giờ hiệu quả đối với 750 nhân viên.

  

Giải quyết vấn đề bằng Adobe InDesign

Tại đây, chúng tôi xuất bản sách theo Holy Macro! Sách in ấn. Chúng tôi đăng ký bộ Adobe Creative Cloud, cung cấp cho chúng tôi Photoshop, Lightroom, Acrobat và một thứ gọi là InDesign. Kiểm tra xung quanh công ty của bạn, có khả năng một người nào đó trong bộ phận tiếp thị hoặc sáng tạo của bạn đã đăng ký Adobe Indesign.

Tôi đã có thể giải quyết vấn đề trong vòng chưa đầy một giờ bằng InDesign. Tôi đã ghi lại các bước ở đây để đơn giản hóa quy trình của bạn.

• Phần 1: Chuyển đổi PDF được bảo vệ bằng mật khẩu thành đồ họa

  1. Tải xuống Biểu mẫu LS54S từ labour.ny.gov tại Biểu mẫu LS54S
  2. (Tùy chọn) Nguyền rủa trạng thái bảo vệ bằng mật khẩu PDF
  3. Chuyển đổi PDF thành hình ảnh. Nếu bạn có Acrobat, hãy sử dụng File, Export To, Image, JPEG.webp. Nếu không, bạn có thể sử dụng Snipping Tool trong Windows để nắm bắt biểu mẫu. Chỉ cần đảm bảo Acrobat Reader đang hiển thị biểu mẫu ở mức 100%.

• Phần 2: Xây dựng tài liệu trong InDesign

  4. Mở Adobe InDesign. Chọn Tệp, Mới, Tài liệu. Bước đầu tiên trong hộp thoại Tài liệu Mới là nhấp vào biểu tượng thứ hai bên dưới Định hướng để làm cho tài liệu của bạn nằm ngang. Thay đổi Đơn vị thành Inch, Chiều rộng thành 11, Chiều cao thành 8,5. Thay đổi lề trên thành 0 và InDesign sẽ đặt tất cả các lề bằng 0.

     
  5. Nhấp đúp vào phía bên phải của A-Master trong Bảng điều khiển trang

  6. Từ Windows Explorer, kéo JPG.webp từ bước 3 và thả nó vào Bảng dán bên ngoài Trang chính. Nếu bạn chưa quen với InDesign, bạn sẽ nghĩ rằng bạn nên kéo và thả hình ảnh * bên trong trang *, nhưng điều đó sẽ sai. Tôi đang chia sẻ một mẹo mà tôi đã học được từ Concepcion "Her Geekness" của Anne Marie. Nếu bạn cần trở thành một bậc thầy tại InDesign, bạn nên thuê Anne Marie. Khi bạn thả hình ảnh trên Trang chính, bạn không thể truy cập vào các chốt điều chỉnh kích thước. Thay vào đó, hãy thả hình ảnh ngay bên ngoài Trang chính, Bây giờ bạn có quyền truy cập vào các chốt điều chỉnh kích thước. Thay đổi kích thước tài liệu cho vừa với trang bằng cách Giữ phím Shift trong khi bạn kéo tay cầm thay đổi kích thước trên cùng bên trái xuống. Khi tài liệu nhỏ hơn một chút so với trang, hãy kéo nó qua trang chính bên phải. Đừng lo lắng rằng bạn đã cắt bỏ một nửa văn bản!

     
  7. Nhấn phím tắt yêu thích mọi thời đại của tôi: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Thao tác này sẽ làm cho toàn bộ hình ảnh nằm gọn trong khung mới được thay đổi kích thước. Tôi biết hàng tá phím tắt trong Excel. Tôi chỉ biết hai phím tắt trong InDesign và Ctrl + alt = "" + Shift + E là một trong số đó. Nó hoàn toàn khiến tôi lo sợ rằng InDesign có thể có 25 phím tắt khác như Ctrl + alt = "" + Shift + A thông qua Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Phần 3: Điền vào các trường cố định

  Có một số trường trên biểu mẫu sẽ giống nhau cho tất cả nhân viên. Ví dụ: tên công ty có thể giống nhau cho tất cả mọi người. Đây là cách bạn thêm một số văn bản vào Trang chính trong InDesign.

  8. Nhấn phím F để bắt đầu chế độ Khung hình. Sử dụng chuột, vẽ một hình chữ nhật mà bạn muốn văn bản cố định xuất hiện. Ban đầu, khung này sẽ có một X xuyên qua nó.

     
  9. Nhấp chuột phải vào khung mới vẽ của bạn. Xuống một nửa menu ngữ cảnh dài, chọn Ngữ cảnh, Văn bản.
  10. Nhấn phím T để vào chế độ Nhập văn bản

  11. Nhấp vào bên trong hộp và nhập văn bản cố định. Nếu bạn cần thay đổi phông chữ, hãy chọn văn bản và sử dụng biểu tượng “A” phía trên màn hình để hiển thị các công cụ ký tự.

      

  12. Lặp lại các bước từ 8 đến 11 cho tất cả các trường khác cần không đổi trên tất cả các biểu mẫu. Điều này thật đơn điệu. Nhận được một khung hình nhỏ với 9 điểm "X" nhỏ xếp hàng với các hộp kiểm không phải là thú vị, nhưng nó là khả thi. Nếu bạn cần di chuyển khung hoặc thay đổi kích thước khung, bạn sẽ cần chọn khung đó bằng công cụ mũi tên đầu tiên ở bên trái. Nó được gọi là Công cụ chọn (trái ngược với Công cụ chọn trực tiếp ít hữu ích hơn, là mũi tên thứ hai trong hộp).

      

  Mẹo chuyên nghiệp # 1: Chọn hộp đầu tiên. Ctrl + C để sao chép. Ctrl + V để dán một hộp mới vào giữa trang. Kéo hộp mới vào vị trí. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn nhận được một dấu X nhỏ cho các hộp kiểm.

  Mẹo chuyên nghiệp # 2: Thật khó sử dụng chuột để đưa chữ “X” vào đúng vị trí. Khi khung được chọn, hãy sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển khung vào vị trí.

  Mẹo chuyên nghiệp # 3: Tất cả hình ảnh trong InDesign đều trông rất kinh khủng. Nó là một tính năng, không phải là một lỗi! Nghĩ về một cuốn sách. Power Excel 2017 With có 1400 hình ảnh. Máy tính sẽ sa lầy nếu họ cố gắng hiển thị tất cả 1400 hình ảnh ở độ phân giải cao. Tài liệu của bạn có một hình ảnh và bạn có thể đủ khả năng hiển thị hình ảnh ở độ phân giải cao. Chọn hình ảnh bằng cách nhấp vào một số khoảng trắng trên biểu mẫu. Nhấp chuột phải và chọn Hiệu suất hiển thị, Hiển thị chất lượng cao. Mau! Hình ảnh trở nên sắc nét.

  

• Phần 4: Điền dữ liệu vào Excel

  Bảng tính thánh! Tôi đã mất nhiều thời gian để đến với phần kỹ thuật Excel.

  13. Đặt các tiêu đề một từ đơn giản vào hàng 1. Định dạng tất cả các trường tiền tệ dưới dạng đơn vị tiền tệ hoặc bạn sẽ thấy $ 13,50 xuất hiện dưới dạng 13,5 trong PDF đã hợp nhất. Tôi nhận ra rằng đã có một ký hiệu đô la trên biểu mẫu, nhưng $ 13,50 trông đẹp hơn $ 13,5.
  14. Sử dụng Tệp, Lưu Dưới dạng. Lưu tài liệu dưới dạng tệp Excel để bạn có thể chỉnh sửa sau này.
  15. Sử dụng Tệp, Lưu Dưới dạng. Lưu tài liệu dưới dạng Văn bản (Phân cách bằng tab) (* .txt). Đảm bảo ghi nhớ đường dẫn và tên tệp để bạn có thể tìm thấy nó sau này. Đóng tệp trong Excel, nếu không bạn sẽ nhận được thông báo lỗi ở bước 17.

• Phần 5: Quay lại InDesign để thêm trường biểu mẫu

  16. Từ menu InDesign, chọn Window, Utilities, Data Merge. Một cửa sổ Hợp nhất dữ liệu nhỏ sẽ xuất hiện nổi ở đâu đó trên InDesign. Mỗi bảng điều khiển nổi nhỏ trong InDesign đều có một loạt các lệnh hữu ích ẩn đằng sau cái mà họ gọi là Menu Panel. Đây là hình ảnh của biểu tượng Menu Panel:

      
  17. Mở Menu Bảng điều khiển trên Hợp nhất Dữ liệu. Chọn Chọn nguồn dữ liệu. Duyệt đến và chọn tệp .TXT từ Bước 15. Bảng Kết hợp Dữ liệu hiện hiển thị các tên trường từ hàng 1 của bảng tính của bạn. Trong thế giới kéo và thả, bạn sẽ nghĩ rằng bạn có thể kéo các trường này vào biểu mẫu của mình, nhưng bạn không thể. Thay vào đó, hãy lặp lại các bước 8 và 9 để vẽ các khung mới mà bạn muốn các trường đó đi đến. Làm cho khung hình đẹp và rộng trong trường hợp một trong những nhân viên của bạn là John Jacob Jinglebells III. Riêng đối với trường trả lương và làm thêm giờ của LS-54S, bạn có thể cần phải thay đổi thành 10 điểm để cho phép khung phù hợp.

  18. Nhấp vào bên trong khung trống cho Tên. Trong bảng Hợp nhất Dữ liệu, nhấp vào Tên. Mau! <> xuất hiện trong khung. Lặp lại cho Tiền lương và OT.

      
  19. Bước này là tùy chọn, nhưng có giá trị 60 giây. Nhấp vào hộp Xem trước ở dưới cùng bên trái của bảng Kết hợp Dữ liệu. Bạn sẽ thấy dữ liệu từ bản ghi đầu tiên. Sử dụng các biểu tượng mũi tên Trái và Phải ở cuối bảng Kết hợp Dữ liệu để xem bản ghi tiếp theo.
  20. Lưu tệp InDesign trước khi bạn thực hiện hợp nhất. Tôi đã lưu tài liệu của mình tại thời điểm này và bạn có thể tải xuống từ đây.

  Tóm lại, nếu bạn nhìn qua bảng điều khiển Pages, bạn đã thực hiện tất cả công việc này ở phía bên phải của trang A-Master. Nhưng bạn có thể thấy từ hình thu nhỏ rằng mọi thứ trên Trang chính đang hiển thị trên Trang 1 của tài liệu của bạn.

  

• Phần 6: Cuối cùng, Hợp nhất Thư

  21. Có một biểu tượng gần đầu bảng Kết hợp dữ liệu trông giống như mặt số 4 của một con súc sắc. Đó là biểu tượng cho Tạo Tài liệu Hợp nhất. Nhấp vào nó.

      

  22. Tất cả các cài đặt trong Tạo Tài liệu Hợp nhất đều đúng. Bấm OK.

      
  23. Bạn sẽ nhận được một trong hai tin nhắn. Hoặc là: “Không có văn bản thừa nào được tạo” hoặc “Bạn có văn bản thừa trong các bản ghi này”.

  Trong InDesign, các từ “Overset Text” có nghĩa là bạn có nhiều ký tự hơn sẽ vừa với khung văn bản. Tôi không tìm thấy bất kỳ tương đương nào của Excel's Shrink to Fit. Nếu họ nói rằng bạn đã đặt quá nhiều văn bản trong hồ sơ 450, hãy chuyển đến trang 450 trong Bảng điều khiển trang và thấy rằng bạn có một nhân viên có tên thực sự dài. Quay lại phía bên phải của trang A-Master và thay đổi kích thước khung cho trường đó.

  Lúc này, bạn sẽ có một tài liệu lớn trong InDesign. Trong trường hợp của tôi, tôi có 114 trang vì tôi có 114 bản ghi trong tệp Excel. Nhấp vào bất kỳ trang nào trong bảng điều khiển Trang để xem trang đó với dữ liệu được điền vào.

  Một số mẹo: Menu Bảng phối dữ liệu cung cấp lệnh Cập nhật nguồn dữ liệu. Nếu bạn thay đổi tệp Excel cơ bản và lưu dưới dạng tệp văn bản mới, hãy sử dụng lệnh để nhận các thay đổi. Bạn sẽ phải lặp lại bước 21 để hợp nhất lại.

• Phần 7: Xuất sang PDF để bạn có thể In

  24. Từ menu Tệp, chọn Cài đặt sẵn Adobe PDF, (In chất lượng cao). Chọn một đường dẫn và tên tệp. Chấp nhận tất cả hàng nghìn cài đặt trong hộp thoại Xuất Adobe PDF. Bấm OK

  Một lưu ý kết luận ở đây: Trong thực tế, chúng tôi có 751 nhân viên. Tôi đặt mỗi nhân viên vào hồ sơ hai lần để chúng tôi có thể in hai bản cho mỗi nhân viên và để họ đối chiếu. Kỳ diệu thay, 1502 trang PDF có dung lượng chỉ 2,48 MB! Bằng cách nào đó, các phù thủy tại Adobe đã cố gắng lưu một bản sao của hình ảnh và sử dụng lại nó nhiều lần. Nỗ lực sai lầm đầu tiên của tôi để thực hiện trộn thư bằng Excel đã tạo ra một tệp PDF 150MB trông tệ hại mà không bao giờ có thể gửi qua email được.

  Nếu bạn không thể tìm thấy bản sao của InDesign hoặc các bước này có vẻ quá đáng sợ, hãy thuê chuyên gia tư vấn Excel để thực hiện phối thư thành PDF cho bạn.