Trong chương trình hôm nay, bạn có dữ liệu khảo sát giả định từ Surveymonkey.com hoặc một số dịch vụ khác. Nếu bạn nhìn vào dữ liệu trong notepad, nó sẽ giống như thế này.
Loại dữ liệu này được phân cách bằng dấu phẩy. Bất cứ khi nào bạn có một tệp văn bản, hãy xem nó trong notepad trước. Loại dữ liệu khác được phân cách bằng dấu cách. Khi bạn xem dữ liệu đó trong notepad, bạn sẽ thấy một cái gì đó giống như sau:
Nhập vào Excel
Bạn có thể mở dữ liệu này trong Excel. Sử dụng Tệp - Mở. Trong menu thả xuống Loại tệp, hãy chọn Tất cả tệp hoặc Tệp văn bản.
Khi bạn đã chuyển sang hiển thị các tệp văn bản, hãy nhấp vào Survey.txt và chọn Mở.
Nếu tệp của bạn có phần mở rộng .CSV, Excel sẽ mở tệp đó ngay lập tức. Nếu không, bạn đi tới Trình hướng dẫn Nhập Văn bản - bước 1/3.
Trong bước này, bạn phải chọn xem tệp của bạn được phân cách hay Chiều rộng cố định. Trong trường hợp này, Survey.txt được phân tách, vì vậy hãy chọn Delimite và nhấp vào Tiếp theo.
Trong bước 2, Excel giả định dữ liệu của bạn được phân cách bằng tab. Bạn sẽ phải chọn hộp kiểm này để biểu thị dấu phẩy phân tách từng trường.
Khi bạn đã chọn hộp đó, bản xem trước dữ liệu sẽ hiển thị dữ liệu của bạn trong các cột.
Nhấp vào Tiếp theo để chuyển sang Bước 3.
Nếu bạn có các trường ngày, hãy chọn tiêu đề Chung phía trên trường đó và chỉ định định dạng ngày thích hợp. Cài đặt yêu thích khác của tôi ở đây là cài đặt Không nhập (Bỏ qua). Nếu công ty khảo sát cung cấp cho tôi các trường bổ sung mà tôi không cần, tôi sẽ chọn bỏ qua chúng.
Nhấp vào Kết thúc. Dữ liệu của bạn sẽ được nhập vào Excel.
Thận trọng
Đối với phần còn lại của phiên Excel này, nếu bạn cố gắng dán dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy vào Excel, thao tác dán sẽ tự động chia dữ liệu thành nhiều cột. Điều này thật tuyệt nếu bạn đang mong đợi nó, nhưng thật buồn nếu bạn không biết tại sao nó lại xảy ra vào một ngày nào đó mà không phải những ngày khác. Chính hành động sử dụng tùy chọn phân tách Văn bản thành Cột thuật sĩ đã khiến "tính năng" này được bật. Nó kéo dài cho đến khi kết thúc phiên Excel.
Lấy mẫu ngẫu nhiên
Người quản lý của bạn yêu cầu bạn gọi ngẫu nhiên 10% số người trả lời khảo sát. Thay vì lựa chọn đầu tiên 10, nhập công thức này ở bên phải của dữ liệu của bạn: =RAND()<=10%. Vì RAND () trả về một số từ 0 đến 0,99999, điều này sẽ đánh dấu khoảng 10% bản ghi là TRUE.
Phản hồi trung bình sử dụng công thức
Chuyển đến hàng trống đầu tiên bên dưới dữ liệu của bạn. Bạn muốn tính trung bình cho câu trả lời. Có một biểu tượng AutoSum trong thanh công cụ tiêu chuẩn. Đó là một chữ cái Hy Lạp Sigma. Bên cạnh biểu tượng này là một mũi tên thả xuống. Mũi tên thả xuống chứa tùy chọn Trung bình. Nếu trước tiên bạn chọn tất cả các cột từ C647 đến I647, sau đó chọn Trung bình từ menu thả xuống, Excel sẽ thêm tất cả các công thức chỉ với một cú nhấp chuột.
Phân tích dữ liệu bằng bảng tổng hợp
Giả sử rằng bạn muốn kiểm tra xếp hạng của quầy lễ tân theo thời gian. Làm theo các bước sau.
- Chọn một ô duy nhất trong dữ liệu của bạn
- Từ menu, chọn Dữ liệu - Bảng Pivot và Báo cáo Biểu đồ Pivot
- Nhấp vào Tiếp theo hai lần.
- Ở Bước 3, nhấp vào nút Bố cục.
- Kéo Ngày vào vùng Hàng. Kéo Q1FrontDesk vào Vùng cột. Kéo Người trả lời vào Vùng dữ liệu.
- Bấm đúp vào Tổng số Người trả lời trong vùng Dữ liệu. Thay đổi từ Tổng sang Đếm.
- Bấm OK. Nhấp vào Kết thúc.
Bây giờ bạn có một bảng tổng hợp hiển thị tất cả các kết quả của quầy lễ tân. Hầu hết rơi vào phạm vi 3-5, nhưng có một số được xếp hạng 1 trên 3/29, 3/30 và 4/2. Có lẽ nhân viên lễ tân của bạn vào cuối tuần có vấn đề về thái độ.
Mẹo trong chương trình này là từ Excel dành cho các nhà quản lý tiếp thị .
