Trong tập hôm nay, tôi đã so sánh cách tìm hoặc loại bỏ các bản sao. Excel 2007 cung cấp những cách mới thú vị để thực hiện việc này. 3 mẹo đầu tiên hoạt động trong bất kỳ phiên bản Excel nào. 2 phương pháp cuối cùng chỉ hoạt động trong Excel 2007.
Phương pháp 1:
Sử dụng Tùy chọn Duy nhất trong Bộ lọc Nâng cao
- Ở bên phải dữ liệu của bạn, sao chép tiêu đề từ cột mà bạn muốn tìm các giá trị duy nhất.
- Chọn một ô trong tập dữ liệu của bạn.
- Trong Excel 97-2003, chọn Dữ liệu - Bộ lọc - Bộ lọc Nâng cao. Trong Excel 2007, chọn biểu tượng Nâng cao từ nhóm Sắp xếp & Bộ lọc của dải băng Dữ liệu.
- Chọn Sao chép sang một Vị trí khác
- Trong hộp Sao chép Tới, chỉ định bản sao của tiêu đề của bạn. Trong hình, đây là ô D1
- Nhấp vào hộp Chỉ dành cho Bản ghi Duy nhất
- Bấm OK
Excel sẽ cung cấp cho bạn danh sách khách hàng duy nhất trong cột D.
Phương pháp 2:
Sử dụng một công thức để xác định xem bản ghi này là duy nhất
Hàm COUNTIF có thể đếm có bao nhiêu bản ghi phía trên bản ghi hiện tại khớp với bản ghi hiện tại. Mẹo để thực hiện công việc này là sử dụng một ký hiệu đô la duy nhất trong tham chiếu. Nếu bạn đang nhập một công thức trong C2 và bạn tham chiếu A $ 1: A1, điều này có nghĩa là, "Bắt đầu từ tham chiếu tuyệt đối của A1 và đi xuống bản ghi phía trên bản ghi hiện tại". Khi bạn sao chép công thức này xuống, A $ 1 đầu tiên sẽ giữ nguyên. A1 thứ hai sẽ thay đổi. Trong Row 17, công thức trong C2 sẽ đọc: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Khi bạn đã nhập công thức vào C2 và sao chép nó xuống tất cả các hàng, bạn nên sao chép C2: C15 và sau đó sử dụng Chỉnh sửa - Dán Giá trị Đặc biệt để chuyển đổi công thức thành giá trị. Bây giờ bạn có thể sắp xếp giảm dần theo cột C và các giá trị duy nhất sẽ nằm ở đầu danh sách.
Phương pháp 3:
Sử dụng Bảng tổng hợp để có được Khách hàng duy nhất
Bảng tổng hợp rất tốt trong việc tìm kiếm các giá trị duy nhất. Đây là cách nhanh nhất trong Excel 2000-2003.
- Chọn một ô trong tập dữ liệu của bạn.
- Chọn Dữ liệu - Bảng Pivot và Báo cáo Biểu đồ Pivot.
- Nhấp vào Kết thúc.
- Trong danh sách trường bảng tổng hợp, bấm vào trường khách hàng. Nhấp vào nút Thêm vào.
Excel sẽ hiển thị cho bạn một danh sách khách hàng duy nhất.
Phương pháp 4:
Tính năng mới trong Excel 2007 - Sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu các bản sao
Excel 2007 cung cấp các phương pháp mới để tìm các bản sao. Chọn phạm vi khách hàng. Từ ruy-băng Trang chủ, chọn Định dạng có Điều kiện - Đánh dấu Quy tắc Ô - Giá trị Nhân bản và bấm OK.
Nếu một tên được tìm thấy hai lần, Excel sẽ đánh dấu cả hai lần xuất hiện của tên đó. Sau đó, bạn sẽ muốn sắp xếp tất cả các ô được đánh dấu lên trên cùng.
- Nhấp vào bất kỳ trường nào trong cột khách hàng. Bấm vào nút AZ trong ruy-băng Dữ liệu.
- Tìm một ô có đánh dấu màu đỏ. Nhấp chuột phải vào ô. Chọn Sắp xếp - Đặt Màu Ô đã Chọn lên Trên cùng.
Phương pháp 5:
Tính năng mới trong Excel 2007 - Sử dụng biểu tượng Xóa bản sao
Cảnh báo!
Phương pháp này có tính hủy diệt cao! Tạo một bản sao tập dữ liệu của bạn trước khi bạn thực hiện việc này!
- Sao chép phạm vi dữ liệu của bạn vào một phần trống của trang tính
- Chọn một ô trong tập dữ liệu của bạn.
- Từ ruy-băng Dữ liệu, hãy chọn Xóa bản sao.
- Hộp thoại Loại bỏ các bản sao sẽ cung cấp cho bạn danh sách các cột. Chọn các cột cần được xem xét. Ví dụ: nếu bạn cần xóa các bản ghi mà cả khách hàng và hóa đơn đều giống hệt nhau, hãy chọn hộp cho cả hai trường.
Trong trường hợp này, bạn đang cố gắng có được một danh sách khách hàng duy nhất, vì vậy hãy chỉ chọn trường Khách hàng.
- Bấm OK.
Excel sẽ xóa các bản ghi khỏi tập dữ liệu của bạn. Nó sẽ báo cáo rằng n bản sao đã được xóa và n bản ghi vẫn còn.
Như bạn có thể thấy, có nhiều phương pháp để xử lý các bản sao. Excel 2007 thêm hai công cụ mới vào kho vũ khí của bạn.
Theo kinh nghiệm của tôi, kiểm toán viên thường cố gắng xác định các bản sao để phát hiện xem một báo cáo có bị phóng đại quá mức hay không. Khi tôi viết Excel cho Kiểm toán viên , tôi bao gồm cả Excel 2003 và Excel 2007.
