Bảng điểm
Trong video này, chúng ta sẽ giới thiệu nhanh hơn 30 phím tắt phổ biến trong Excel. Chúng tôi tổng hợp danh sách này dựa trên khảo sát hơn 800 người dùng Excel.
Được rồi, chúng ta đang ở đây trong Excel, và bây giờ tôi sẽ hướng dẫn bạn một số phím tắt Excel rất phổ biến và hữu ích.
Trước tiên, vì chúng tôi có rất nhiều tab trong sổ làm việc này, bạn nên biết rằng bạn có thể di chuyển sang phải qua các tab có trang điều khiển xuống dưới và sang trái với trang điều khiển lên trên. Trên máy Mac, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn bằng các phím mũi tên phải và trái
Hiện nay, các phím tắt phổ biến nhất trong Excel là sao chép và dán. Bạn có thể sao chép bằng điều khiển C và dán bằng điều khiển V. Trên máy Mac, bạn có thể sử dụng phím lệnh hoặc phím điều khiển cho nhiều phím tắt này.
Một phím tắt rất hữu ích khác mà bạn sẽ thấy tôi sử dụng thường xuyên trong video này là hoàn tác, điều khiển Z.
Ngoài điều khiển V để dán, bạn cũng có thể sử dụng Enter để dán. Trên máy Mac, hãy thêm phím chức năng.
Để cắt thay vì sao chép, hãy sử dụng điều khiển X. Sau đó dán bình thường.
Một trong những phím tắt quan trọng nhất trong Excel là dán đặc biệt, đó là control alt V trong Windows và control command V trên Mac.
Trước khi thử, trước tiên chúng ta hãy kiểm tra các công thức trên trang tính này bằng cách sử dụng control + Tomb. Phím tắt chuyển đổi trang tính để hiển thị tất cả các công thức và số mà không cần bất kỳ định dạng nào.
Chỉ cần sử dụng lại phím tắt đó để tắt các công thức.
Thông thường, dán đặc biệt được sử dụng để loại bỏ các công thức và định dạng. Để làm điều đó, hãy sử dụng dán đặc biệt với các giá trị. Khi bạn đang ở bên trong hộp thoại, bạn có thể nhập các chữ cái được gạch chân để chọn các tùy chọn, vì vậy trong trường hợp này là V cho các giá trị.
Kết quả chỉ là các giá trị không có định dạng hoặc công thức.
Có rất nhiều thứ bạn có thể làm với đặc biệt.
Bạn có thể giữ nguyên định dạng số, nhưng hãy loại bỏ các công thức.
Bạn có thể giữ các công thức và định dạng số, nhưng loại bỏ mọi thứ khác.
Và bạn cũng có thể sử dụng tính năng dán đặc biệt để chỉ sao chép định dạng, rất hữu ích khi bạn dán dữ liệu bên dưới bảng và bạn muốn nhanh chóng mở rộng định dạng.
Để thực hiện việc này, chỉ cần chọn một hàng có định dạng bạn muốn. Sao chép và sử dụng dán đặc biệt với các định dạng.
Dán đặc biệt có nhiều tùy chọn hữu ích khác và chúng tôi sẽ trình bày chi tiết những tùy chọn này trong khóa học về phím tắt Excel.
Nhập ngày và giờ hiện tại là một tác vụ khác mà bạn có thể cần làm thường xuyên trong Excel và có các phím tắt cho cả hai.
Đối với ngày hiện tại, hãy sử dụng control +;
Đối với ca kiểm soát sử dụng thời gian hiện tại:
Nếu bạn muốn cả hai, chỉ cần phân tách bằng dấu cách và Excel sẽ nhận ra đây là ngày-giờ hợp lệ.
Mặc dù bạn có thể nhấp đúp vào một ô để chỉnh sửa, bạn cũng có thể chỉnh sửa ô bằng bàn phím của mình bằng F2 và Windows cũng như điều khiển U trên máy Mac. Điều này cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa đối với các ô mà không cần rời tay khỏi bàn phím
Tiếp theo, hãy xem một số phím tắt để điều hướng một trang tính. Đầu tiên, bất kể ô nào được chọn trong trang tính, bạn có thể quay lại ô đầu tiên bằng điều khiển + phím HOME.
Để di chuyển đến ô cuối cùng trong trang tính, hãy sử dụng điều khiển + phím KẾT THÚC.
Bên trong bảng, bạn có thể sử dụng điều khiển + phím mũi tên để di chuyển qua dữ liệu theo bất kỳ hướng nào. Bằng cách này, tôi có thể di chuyển nhanh chóng đến tất cả bốn góc.
Để chọn dữ liệu bằng các phím tắt này, chỉ cần giữ phím shift. Điều này cho phép bạn dễ dàng chọn hàng, cột và thậm chí toàn bộ bảng.
Khi ở trong một bảng, bạn cũng có thể chọn mọi thứ bằng điều khiển A.
Khi bạn đã chọn xong, hãy nhớ rằng bạn có thể mở rộng các cạnh của vùng chọn bằng cách giữ phím shift và sử dụng các phím mũi tên.
Để chọn toàn bộ hàng, hãy sử dụng phím shift cộng với phím cách. Để chọn toàn bộ cột, hãy sử dụng điều khiển cộng với phím cách.
Một lần nữa, bạn có thể sử dụng shift để mở rộng lựa chọn khi cần thiết.
Excel cũng có các phím tắt để chèn và xóa hàng và cột. Tự nó, control shift + sẽ hiển thị hộp thoại chèn với các tùy chọn để chèn toàn bộ hàng hoặc cột. control - thực hiện điều tương tự với hộp thoại xóa.
Tuy nhiên, bạn có thể chèn và xóa nhanh hơn nhiều nếu trước tiên bạn chọn toàn bộ hàng hoặc cột. Điều này cho phép bạn xóa và chèn mà không cần hộp thoại.
Bất cứ khi nào bạn đang làm việc với dữ liệu trong bảng, bạn có thể làm cho những phím tắt tương tự này mạnh mẽ hơn nhiều bằng cách chuyển đổi dữ liệu sang Bảng Excel bằng cách sử dụng điều khiển phím tắt T.
Bây giờ, các phím tắt tương tự để chọn hàng và cột sẽ chỉ chọn dữ liệu bên trong bảng. Như trước đây, điều khiển A sẽ chọn toàn bộ bảng nhưng bây giờ nó sẽ không bao gồm các tiêu đề.
Sức mạnh của bảng trở nên rõ ràng khi bạn phải làm việc với một bảng thực sự lớn, như bảng này ở đây với 3000 hàng và 36 cột.
Sau khi tôi chuyển đổi bảng thành một bảng Excel phù hợp, hãy lưu ý rằng các tiêu đề sẽ tự động hiển thị, ngay cả khi tôi di chuyển xuống cuối bảng.
Trên hết, tôi có thể chọn đầy đủ các hàng và cột một cách dễ dàng, biết rằng dữ liệu luôn được chọn hoàn hảo.
Không có danh sách phím tắt nào trong Excel sẽ hoàn chỉnh nếu không có autosum, một phím tắt tiện dụng để tính tổng nhanh các số bằng hàm sum. Autosum Alt = trong windows và lệnh shift tương đương trên máy Mac.
Bạn có thể sử dụng autosum để tổng hợp cả hàng và cột. Bạn thậm chí có thể tự động tổng hợp toàn bộ bảng trong một bước.
Một trong những điều bạn thường làm nhất trong Excel là nhập dữ liệu và tôi có hai phím tắt để hiển thị cho bạn thực sự có thể giúp bạn điều này.
Đầu tiên là điền xuống hoặc điều khiển D. Điền xuống là một phím tắt tuyệt vời để nhanh chóng lấy dữ liệu từ các ô phía trên mà không cần sử dụng sao chép và dán.
Bạn có thể sử dụng điền vào một ô cùng một lúc hoặc với nhiều ô. Bạn thậm chí có thể sử dụng điền vào nhiều cột cùng một lúc.
Điền xuống là một phím tắt thực sự tiện dụng, nhưng bạn có thể tăng tốc mọi thứ hơn nữa nếu bạn nhập dữ liệu vào nhiều ô ngay từ đầu. Để làm điều này, chỉ cần thực hiện một lựa chọn, nhập một số dữ liệu và sử dụng điều khiển enter thay vì chỉ nhập.
control enter cũng hoạt động tốt cho các công thức. Các tham chiếu ô tương đối sẽ cập nhật bình thường.
Vì vậy, nói về công thức, chúng ta hãy xem xét một phím tắt để chuyển đổi các tham chiếu tuyệt đối và tương đối.
Trong trang tính này, tôi muốn tóm tắt doanh số bán hàng theo màu sắc, vì vậy tôi có thể sử dụng hàm SUMIF.
Để làm điều đó, tôi cần nhập một phạm vi và tiêu chí, sau đó nhập một số phạm vi. Nhưng lưu ý rằng nếu tôi không khóa các tham chiếu nhất định, các phạm vi sẽ thay đổi khi các công thức được sao chép xuống.
Vì vậy, để ngăn chặn điều này, tôi cần khóa các phạm vi bằng cách làm cho chúng tuyệt đối. Phím tắt cho điều này là F4 trên Windows, lệnh T trên máy Mac và điều này sẽ chuyển đổi qua các tùy chọn tuyệt đối và tương đối.
Bây giờ khi tôi sao chép công thức xuống, các tham chiếu phạm vi đã được sửa đúng cách.
Excel cũng có các phím tắt chuyên dụng để ẩn và hiển thị các hàng và cột.
Vì vậy, bạn có thể ẩn các cột với điều khiển 0 và bạn có thể ẩn các hàng với điều khiển 9.
Để hiện lại các hàng và cột, chỉ cần chọn dữ liệu bao gồm các hàng hoặc cột bị ẩn và sử dụng các phím tắt tương tự với phím shift được giữ.
Khi bạn có hàng hoặc cột bị ẩn và bạn chỉ muốn sao chép và dán các ô hiển thị, hãy lưu ý rằng bạn sẽ kết thúc với mọi thứ theo mặc định nếu bạn chỉ thực hiện dán sao chép bình thường.
Để khắc phục điều này, trước tiên, bạn cần chỉ chọn các ô hiển thị và để thực hiện việc đó, hãy sử dụng phím tắt alt dấu chấm phẩy và cửa sổ và lệnh shift Z trên máy Mac.
Sau đó sao chép và dán bình thường.
Chúng tôi đã xem xét phím tắt để tạo một bảng mới, Control-T, nhưng chúng tôi chưa nói về bộ lọc.
Các bảng mới tự động nhận các bộ lọc và để bật và tắt các bộ lọc này, bạn có thể sử dụng phím tắt điều khiển shift L trên Windows hoặc lệnh shift F trên máy Mac.
Khi một hoặc nhiều bộ lọc đang tích cực lọc dữ liệu, cùng một phím tắt này là một cách tuyệt vời để đặt lại bảng. Chỉ cần sử dụng phím tắt hai lần liên tiếp.
Được rồi, tiếp theo, hai phím tắt hữu ích cho việc định dạng.
Đầu tiên là định dạng ô, hoặc bạn có thể coi nó là định dạng bất kỳ thứ gì. Chỉ cần sử dụng điều khiển 1 trong Windows hoặc lệnh 1 trên máy Mac.
Bạn có thể sử dụng phím tắt này để truy cập định dạng cho hầu hết mọi thứ. Vẻ đẹp của phím tắt là bạn có thể truy cập định dạng này từ bất kỳ đâu mà không cần lo lắng về dải băng.
Và nó hoạt động tốt cho các đối tượng và biểu đồ, không chỉ cho các ô.
Lối tắt tiếp theo là lặp lại một hành động để thực hiện việc này bằng cách sử dụng F4 hoặc điều khiển Y trên windows và lệnh Y trên máy Mac.
Không phải tất cả các hành động đều có thể được lặp lại, nhưng bạn có thể thêm lệnh lặp lại vào thanh công cụ truy cập nhanh để giúp bạn hiểu khi nào bạn có thể lặp lại một hành động, như tôi đã làm trong trường hợp này.
Vì vậy, ví dụ, điều cuối cùng tôi làm là áp dụng một đường viền. Vì vậy, tôi có thể sử dụng lặp lại để áp dụng cùng một đường viền cho bảng thứ hai.
Bạn cũng có thể sử dụng lặp lại cho các hành động như chèn hoặc xóa hàng hoặc cột hoặc chèn trang tính
Được rồi, cuối cùng mọi thứ đã diễn ra với một phím tắt khiến nhiều người khó hiểu, phím tắt để thêm một dòng mới bên trong một ô. Trên Windows, sử dụng alt enter và trên máy Mac, tùy chọn kiểm soát sử dụng trở lại.
Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào, hãy đảm bảo rằng văn bản bọc được bật.
