Trong video này, tôi sẽ chỉ cho bạn một cách để nhanh chóng thêm dữ liệu bị thiếu vào trang tính. Đó là một kỹ thuật đơn giản sử dụng một công thức rất cơ bản và đó là một ví dụ tuyệt đẹp về sức mạnh của các tham chiếu ô tương đối.
Đôi khi, bạn nhận được một tập hợp dữ liệu không hoàn chỉnh, vì nó được sắp xếp giống như một dàn ý, với các tiêu đề chính và tiêu đề phụ chỉ xuất hiện một lần khi bắt đầu một phần mới.
Đây không phải là vấn đề đối với con người, bởi vì chúng ta có thể thấy và hiểu cấu trúc tổng thể của dữ liệu.
Nhưng nó sẽ không hoạt động nếu bạn muốn phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng bộ lọc hoặc bảng tổng hợp, hoặc thậm chí định dạng có điều kiện. Để chia nhỏ dữ liệu bằng các công cụ này, bạn sẽ muốn có một bộ giá trị đầy đủ trong mỗi hàng.
Nhưng việc nhập loại thông tin bị thiếu này theo cách thủ công trong một tập hợp lớn dữ liệu là công việc tẻ nhạt, ngay cả khi sử dụng các phím tắt.
May mắn thay, miễn là dữ liệu được tổ chức tốt, bạn có thể sử dụng một công thức đơn giản để thêm các giá trị còn thiếu.
Hãy thử nó với dữ liệu này.
Để bắt đầu, hãy chọn dữ liệu. Nếu tôi đặt con trỏ vào cột cuối cùng, chứa đầy đủ các giá trị, điều khiển A sẽ thực hiện thủ thuật.
Tiếp theo, chỉ chọn các ô trống. Để làm điều đó, hãy sử dụng control-G để hiển thị cửa sổ đặc biệt của GoTo, sau đó chọn Blank và nhấp vào OK.
Tại thời điểm này, chỉ các ô trống được chọn và tôi chỉ cần thêm công thức để lấy các giá trị còn thiếu. Bạn có thể nghĩ rằng bạn cần một cái gì đó lạ mắt nhưng thực ra, do tính chất tương đối của các tham chiếu trong Excel, công thức chúng ta cần rất đơn giản. Chìa khóa là bắt đầu với tham chiếu phù hợp.
Để làm điều đó, hãy đảm bảo rằng ô hiện hoạt trong vùng chọn là một trong các ô trống. Ô hiện hoạt sẽ là cơ sở cho tất cả các công thức chúng ta nhập.
Tiếp theo, nhập công thức đặt ô hiện hoạt thành địa chỉ của ô phía trên ô đó.
Bây giờ, thay vì nhấn return, sẽ chỉ nhập công thức vào ô hiện hoạt, hãy nhấn Control + return.
Kiểm soát trả lại nhập cùng một công thức vào tất cả các ô đã chọn cùng một lúc. Vì công thức chứa tham chiếu tương đối nên Excel sẽ cập nhật địa chỉ tại mỗi vị trí. Trên thực tế, chúng tôi đang yêu cầu Excel sử dụng "ô ở trên" để điền vào tất cả các ô trống. Điều này tạo ra một chuỗi công thức mà tất cả đều "tra cứu" để truy xuất các giá trị.
Cuối cùng, chúng ta cần loại bỏ các công thức, để chúng không gây ra vấn đề nếu chúng ta sắp xếp hoặc thao tác dữ liệu sau này. Với tất cả các công thức đã chọn, hãy sao chép vào khay nhớ tạm, sau đó sử dụng dán đặc biệt và chọn các giá trị. Điều này thay thế tất cả các công thức bằng các giá trị thực tế.
Bây giờ chúng ta có một bộ dữ liệu hoàn chỉnh mà chúng ta có thể dễ dàng phân tích.
Khóa học
Công thức cốt lõiCác phím tắt liên quan
Chỉnh sửa ô hiện hoạt F2 ⌃ + U Nhập cùng một dữ liệu vào nhiều ô Ctrl + Enter ⌃ + Return Hoàn tác hành động cuối cùng Ctrl + Z ⌘ + Z Chọn vùng hiện tại Ctrl + A ⌘ + A Hiển thị hộp thoại 'Đi tới' Ctrl + G ⌃ + G Di chuyển ô hiện hoạt xuống trong vùng chọn Enter Return Di chuyển ô hiện hoạt lên trong vùng chọn Shift + Enter ⇧ + Return Sao chép các ô đã chọn Ctrl + C ⌘ + C Hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt Ctrl + Alt + V ⌘ + ⌃ + V
