Cách sử dụng định dạng có điều kiện với hàm LEN để đánh dấu văn bản quá dài.
Bạn đã bao giờ phải kiểm tra để đảm bảo một số dòng văn bản không quá dài chưa?
Ví dụ: có thể bạn cần kiểm tra các giá trị đang được nhập vào cơ sở dữ liệu hoặc trang web chỉ cho phép một số ký tự nhất định cho mỗi trường?
Trong trường hợp như thế này, cách tốt là sử dụng Excel để gắn cờ các giá trị cần được rút ngắn là gì?
Một cách tiếp cận mà tôi thích là sử dụng định dạng có điều kiện với các hàm đơn giản.
Chúng ta hãy xem xét.
Đây là danh sách hơn 300 tiêu đề tiếng latin mà tôi đã tạo trên trang web lorem ipsum. Giả sử chúng ta cần kiểm tra từng tiêu đề để đảm bảo rằng tiêu đề đó không quá 70 ký tự.
Để bắt đầu, hãy sử dụng hàm Excel có tên LEN để tính độ dài của mỗi tiêu đề.
Hàm LEN chỉ nhận một đối số - văn bản để đánh giá - vì vậy chúng ta chỉ cần nhập một tham chiếu đến ô C5 và nhấp đúp vào ô điều khiển điền để sao chép công thức xuống bảng.
Giờ đây, chúng tôi có thể sử dụng bộ lọc dữ liệu để chỉ hiển thị các giá trị có độ dài lớn hơn 70. Điều này hoạt động tốt và thậm chí chúng tôi có thể sao chép danh sách này và gửi cho người khác, điều này rất tiện lợi.
Nhưng hãy xem xét một cách khác để gắn cờ tiêu đề, lần này với định dạng có điều kiện.
Đầu tiên, chúng tôi sẽ bỏ lọc danh sách và chọn tất cả các hàng dữ liệu trong bảng. Sau đó, chúng tôi thêm quy tắc định dạng có điều kiện để đánh dấu bất kỳ hàng nào có tiêu đề có hơn 70 ký tự. Để làm điều này, chúng ta cần sử dụng công thức để kích hoạt quy tắc.
Công thức rất đơn giản, chỉ cần "= D5> 70". Tuy nhiên, vì cùng một công thức này sẽ được đánh giá cho tất cả các ô trong bảng, chúng tôi cần khóa tham chiếu cột để chỉ các ô trong cột D được so sánh với 70. Chúng tôi thực hiện điều này bằng cách thêm một dấu đô la trước chữ "D".
Đối với định dạng, hãy chỉ sử dụng màu cam.
Trở lại bảng của chúng ta, các hàng quá dài sẽ được đánh dấu.
Hãy thêm một lần cải tiến nữa cho mô hình của chúng ta. Hãy hiển thị giá trị mà chúng tôi đang kiểm tra dưới dạng đầu vào của người dùng và sửa đổi quy tắc định dạng có điều kiện để sử dụng đầu vào này thay vì giá trị được mã hóa cứng.
Đầu tiên, hãy đặt tên cho ô đầu vào là max_length và tô màu cam cho nó.
Tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉnh sửa quy tắc định dạng có điều kiện để sử dụng phạm vi được đặt tên là "max_length" thay vì giá trị 70.
Sau khi chúng tôi cập nhật quy tắc, chúng tôi có thể đặt độ dài tối đa cho bất kỳ thứ gì chúng tôi thích và bảng của chúng tôi sẽ phản hồi tương ứng.
Mặc dù đây là một ví dụ đơn giản nhưng tôi hy vọng bạn có thể thấy sức mạnh của việc sử dụng các công thức đơn giản với các đầu vào được hiển thị để xây dựng các công cụ hữu ích và linh hoạt trong Excel.
Khóa học
Định dạng có điều kiệnCác phím tắt liên quan
Chuyển đổi Bộ lọc tự động Ctrl + Shift + L ⌘ + ⇧ + F Mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng xuống Ctrl + Shift + ↓ ⌃ + ⇧ + ↓ Mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng còn lại Ctrl + Shift + ← ⌃ + ⇧ + ←
