Bạn vừa thấy cách nối dữ liệu, nhưng mọi người thường hỏi về vấn đề ngược lại: làm thế nào để phân tích cú pháp dữ liệu nằm trong một cột duy nhất. Giả sử bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong hình bên dưới theo mã zip:
Chọn dữ liệu trong A2: A99 và chọn Dữ liệu, Văn bản thành Cột. Bởi vì một số tên thành phố, chẳng hạn như Sioux Falls, là hai từ, bạn không thể phá vỡ dữ liệu ở mỗi lần xuất hiện một khoảng trắng. Thay vào đó, bạn cần sử dụng dấu phẩy để lấy thành phố trong cột A và tiểu bang và mã zip trong cột B, vì vậy hãy chọn Phân cách trong bước 1 của trình hướng dẫn và nhấp vào Tiếp theo.
Trong bước 2 của trình hướng dẫn, bỏ chọn Tab và chọn Dấu phẩy. Bản xem trước ở cuối hộp thoại cho biết dữ liệu của bạn sẽ trông như thế nào. Bấm tiếp.
Thận trọng
Trong phần còn lại của ngày sau khi bạn sử dụng Văn bản thành Cột, Excel sẽ nhớ các lựa chọn bạn đã chọn trong bước 2 của Trình hướng dẫn Chuyển Văn bản thành Cột. Nếu bạn sao chép dữ liệu từ Notepad và dán vào Excel, dữ liệu đó sẽ được phân tách bằng dấu phẩy. Điều này thường gây khó chịu vì hầu hết các ngày, dữ liệu không được phân tích cú pháp bằng dấu phẩy, nhưng đối với phần còn lại của ngày hôm nay, nó sẽ như vậy. Để khắc phục, hãy đóng và mở lại Excel.
Bước 3 của trình hướng dẫn yêu cầu bạn khai báo từng cột là Chung, Văn bản hoặc Ngày. Để các cột đặt là Chung cũng được.
Sau khi bạn đã tách trạng thái và mã zip thành cột B, hãy chọn B2: B99 và một lần nữa chọn Dữ liệu, Văn bản thành Cột. Lần này, vì mỗi trạng thái là hai ký tự, bạn có thể sử dụng Độ rộng cố định trong bước 1 của trình hướng dẫn. Để giữ lại các số không ở đầu trong mã zip, hãy chọn cột thứ hai và chọn Văn bản làm kiểu dữ liệu trong bước 3 của trình hướng dẫn.
tiền boa
Rất nhiều dữ liệu sẽ hoạt động tốt với Độ rộng cố định, thậm chí nó trông không giống như xếp hàng. Trong hình tiếp theo, ba hàng đầu tiên có phông chữ Calibri và dường như không được xếp thẳng hàng. Nhưng nếu bạn thay đổi phông chữ thành Courier New, như trong hàng 4: 7, bạn có thể thấy rằng các cột được sắp xếp hoàn hảo.
Đôi khi, bạn sẽ tìm thấy một tập dữ liệu trong đó ai đó đã sử dụng Alt + Enter để đặt dữ liệu trên một dòng mới trong một ô. Bạn có thể chia nhỏ từng dòng thành một cột mới bằng cách gõ Ctrl + j vào hộp Khác ở bước 2 của trình hướng dẫn, như được hiển thị bên dưới. Tại sao Ctrl + j? Trở lại những năm 1980, IBM đã tuyên bố Ctrl + j là một dòng cấp dữ liệu. Ctrl + j cũng có thể được nhập trong hộp thoại Tìm & Thay thế.
Có ba tình huống đặc biệt mà Văn bản thành Cột dễ dàng xử lý:
- Ngày ở định dạng YYYYMMDD có thể được thay đổi thành ngày thực. Trong bước 3 của trình hướng dẫn, hãy nhấp vào tiêu đề cột trong hộp thoại, chọn Ngày, sau đó chọn YMD từ menu thả xuống.
- Nếu bạn có các số âm trong đó dấu trừ hiển thị sau số đó, hãy chuyển đến bước 3 của trình hướng dẫn, nhấp vào Nút nâng cao và chọn Dấu trừ cho Số âm.
- Dữ liệu được sao chép từ Mục lục thường sẽ có các dấu chấm dẫn đầu kéo dài từ văn bản đến số trang như hình dưới đây. Trong bước 2 của trình hướng dẫn, hãy chọn Khác, nhập dấu chấm, sau đó chọn hộp kiểm Coi các dấu phân cách liên tiếp là một.
