Trình đơn thả xuống bộ lọc đã có trong Excel trong nhiều thập kỷ, nhưng có hai cách nhanh hơn để lọc. Thông thường, bạn chọn một ô trong dữ liệu của mình, chọn Dữ liệu, Bộ lọc, mở menu thả xuống trên tiêu đề cột, bỏ chọn Chọn Tất cả và cuộn qua một danh sách dài các giá trị, cố gắng tìm mục mong muốn.
Một cách nhanh hơn là nhấp vào hộp Tìm kiếm và nhập đủ ký tự để xác định duy nhất lựa chọn của bạn. Khi các mục hiển thị duy nhất là (Chọn Tất cả Kết quả Tìm kiếm), Thêm Lựa chọn Hiện tại vào Bộ lọc và chọn một khách hàng mong muốn, hãy nhấn Enter.
Nhưng cách lọc nhanh nhất đến từ Microsoft Access. Microsoft Access đã phát minh ra một khái niệm gọi là Bộ lọc theo Lựa chọn. Nó rất đơn giản: tìm một ô có chứa giá trị bạn muốn và nhấp vào Lọc theo lựa chọn. Trình đơn thả xuống bộ lọc được bật và dữ liệu được lọc theo giá trị đã chọn. Không gì có thể đơn giản hơn.
Bắt đầu trong Excel 2007, bạn có thể bấm chuột phải vào giá trị mong muốn trong lưới trang tính, chọn Bộ lọc, rồi chọn Theo Giá trị Ô đã Chọn.
Đoán xem nào? Thủ thuật Lọc theo Lựa chọn cũng được tích hợp trong Excel, nhưng nó bị ẩn và dán nhãn sai.
Đây là cách bạn có thể thêm tính năng này vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh của mình: Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên Ruy-băng và chọn Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
Có hai hộp danh sách lớn trong hộp thoại. Phía trên hộp danh sách bên trái, mở menu thả xuống và thay đổi từ Các lệnh phổ biến thành Lệnh không có trong ruy-băng.
Trong hộp danh sách bên trái, cuộn đến lệnh AutoFilter và chọn nó. Đúng vậy: Biểu tượng Lọc theo Lựa chọn bị gắn nhãn sai Tự động lọc.
Ở giữa hộp thoại, nhấp vào nút Thêm >>. Biểu tượng AutoFilter di chuyển đến hộp danh sách bên phải, như được hiển thị bên dưới. Bấm OK để đóng hộp thoại.
Đây là cách sử dụng lệnh: Giả sử bạn muốn xem tất cả doanh số bán vật dụng ở khu vực miền Tây. Đầu tiên, chọn bất kỳ ô nào trong cột B có chứa Tây. Nhấp vào biểu tượng Tự động lọc trong Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
Excel bật trình đơn thả xuống của bộ lọc và chỉ tự động chọn Tây từ cột B.
Tiếp theo, chọn bất kỳ ô nào trong cột E có chứa Widget. Nhấp lại vào biểu tượng AutoFilter.
Bạn có thể tiếp tục quá trình này. Ví dụ: bạn có thể chọn một ô Tiện ích trong cột Ngành và nhấp vào Bộ lọc Tự động.
Thận trọng
Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể chọn nhiều ô trước khi nhấp vào biểu tượng AutoFilter, nhưng điều này không hoạt động. Nếu bạn cần xem doanh số bán vật dụng và tiện ích, bạn có thể sử dụng Lọc theo lựa chọn để nhận tiện ích, nhưng sau đó bạn phải sử dụng menu thả xuống Bộ lọc để thêm tiện ích. Ngoài ra: nếu bạn đang ở trong bảng Ctrl + T, bạn không thể sử dụng biểu tượng Bộ lọc Tự động trong Thanh công cụ Truy nhập Nhanh. Bạn vẫn có thể bấm chuột phải vào ô, chọn Lọc, Theo Giá trị Ô đã Chọn.
Làm thế nào mà tính năng này đã có trong Excel từ Excel 2003, nhưng Microsoft không ghi lại nó? Nó chưa bao giờ thực sự là một tính năng chính thức. Câu chuyện là một trong những nhà phát triển đã thêm tính năng này để sử dụng nội bộ. Trở lại Excel 2003, đã có biểu tượng AutoFilter trên thanh công cụ Standard, vì vậy không ai muốn thêm biểu tượng AutoFilter có vẻ thừa.
Tính năng này đã được thêm vào trình đơn nhấp chuột phải của Excel 2007 - nhưng chỉ cần nhấp sâu ba lần: Nhấp chuột phải vào một giá trị, chọn Bộ lọc, sau đó chọn Lọc theo Giá trị của Ô đã Chọn.
Cảm ơn Excel MVP Roger Govier đã chỉ ra rằng bạn vẫn có thể sử dụng Bộ lọc theo Giá trị ô đã chọn trong bảng Ctrl + T.
