Kiểm toán viên pháp y có thể sử dụng Excel để nhanh chóng lướt qua hàng trăm nghìn bản ghi để tìm ra các giao dịch đáng ngờ. Trong phân đoạn này, chúng ta sẽ xem xét một số phương pháp đó.
Trường hợp 1:
Địa chỉ nhà cung cấp so với Địa chỉ nhân viên
Sử dụng hàm MATCH để so sánh phần số của địa chỉ đường phố trong hồ sơ nhân viên của bạn với phần số của địa chỉ đường phố của các nhà cung cấp của bạn. Có khả năng một số nhân viên cũng đang bán dịch vụ cho công ty không?
- Bắt đầu với danh sách các nhà cung cấp và danh sách nhân viên.
- Một công thức như vậy
=LEFT(B2,7)sẽ tách biệt phần số của địa chỉ đường phố và một vài chữ cái đầu tiên của tên đường.
- Tạo một công thức tương tự để cô lập phần địa chỉ nhà cung cấp giống nhau.
- Hàm MATCH sẽ tìm kiếm phần địa chỉ trong C2 và cố gắng tìm một kết quả phù hợp trong các phần của nhà cung cấp trong H2: H78. Nếu tìm thấy khớp, kết quả sẽ cho bạn biết số hàng tương đối nơi tìm thấy khớp. Khi không tìm thấy kết quả phù hợp nào, giá trị # N / A sẽ được trả về.
- Bất kỳ kết quả nào trong cột MATCH không phải là # N / A đều là những tình huống có thể xảy ra khi một nhân viên cũng đang thanh toán cho công ty với tư cách là nhà cung cấp. Sắp xếp tăng dần theo cột MATCH và bất kỳ bản ghi sự cố nào sẽ xuất hiện ở trên cùng.
Trường hợp 2:
Sự thay đổi bất thường trong Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp
Một công ty có 5000 nhà cung cấp. Chúng tôi sẽ sử dụng biểu đồ phân tán để tìm trực quan 20 nhà cung cấp cần được kiểm toán.
- Nhận danh sách ID nhà cung cấp, Tổng số hóa đơn, Tổng số tiền trên hóa đơn cho năm nay.
- Nhận danh sách ID nhà cung cấp, Tổng số hóa đơn, Tổng số tiền trên hóa đơn cho năm trước.
- Sử dụng hàm VLOOKUP để đối sánh các danh sách này với năm cột dữ liệu:
- Thêm các cột mới cho Số lượng Delta và Số lượng Delta:
- Chọn dữ liệu trong H5: G5000. Chèn biểu đồ phân tán (XY). Hầu hết các kết quả sẽ bị vón cục ở giữa. Bạn quan tâm đến những ngoại lệ. Bắt đầu với các nhà cung cấp trong khu vực đóng hộp; họ đã gửi ít hóa đơn hơn với tổng số đô la nhiều hơn:
Ghi chú
Để tìm nhà cung cấp được liên kết với một điểm, hãy di chuột qua điểm đó. Excel sẽ cho bạn biết delta đếm và delta số lượng cần tìm trong tập dữ liệu gốc.
Trường hợp 3:
Sử dụng Bảng tổng hợp để xem chi tiết
Trong trường hợp này, chúng tôi xem xét các hóa đơn và các khoản phải thu. Thông qua các chi tiết khác nhau của dữ liệu, hãy khám phá hai nhà phân tích khoản phải thu nào đang dành buổi chiều thứ Sáu tại quán bar thay vì làm việc.
- Tôi bắt đầu với hai tập dữ liệu. Đầu tiên là dữ liệu hóa đơn, Hóa đơn, Ngày, Khách hàng, Số tiền.
- Dữ liệu tiếp theo là Hóa đơn, Ngày nhận, Số tiền đã nhận, Tên người đại diện A / R
- Tính cột Ngày phải trả. Đây là Ngày Nhận - Ngày Hóa đơn. Định dạng kết quả dưới dạng số thay vì ngày.
- Tính Ngày trong Tuần. Đây là
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Chọn một ô trong tập dữ liệu. Sử dụng Dữ liệu - Bảng Pivot (Excel 97-2003) hoặc Chèn - PivotTable (Excel 2007)
- Bảng tổng hợp đầu tiên có số ngày phải trả giảm xuống. Bấm chuột phải vào một giá trị và chọn Nhóm và Hiển thị Chi tiết - Nhóm. Nhóm theo nhóm 30 ngày.
- Chuyển Ngày phải trả sang khu vực cột. Đưa Khách hàng vào khu vực Hàng. Đặt Doanh thu vào vùng Dữ liệu. Bây giờ bạn có thể xem khách hàng nào chậm thanh toán.
- Xóa Ngày phải trả và đặt Ngày trong tuần vào vùng cột. Xóa Khách hàng và đưa Đại diện vào Khu vực Hàng. Bây giờ bạn có thể xem số tiền nhận được theo ngày trong tuần.
- Chọn một ô trong vùng dữ liệu. Bấm vào nút Cài đặt Trường (trong thanh công cụ bảng tổng hợp trong Excel 97-2003 hoặc trong tab Tùy chọn trong Excel 2007).
- Trong Excel 97-2003, bấm Thêm. Trong Excel 2007, bấm vào tab Hiển thị Giá trị Dưới dạng. Chọn% của Hàng.
- Kết quả: Bob và Sonia dường như xử lý ít hóa đơn hơn vào thứ Sáu so với những người khác. Hãy ghé qua văn phòng của họ vào chiều thứ Sáu để xem liệu (a) họ có thực sự đang làm việc hay không, và (b) liệu có một đống séc chưa xử lý treo trong ngăn bàn của họ cho đến thứ Sáu hay không.
